Чи обов'язково ФОПам мати первинні документи у 2025 році

Питання первинних документів у ФОП піднімається щороку і щороку на нього різна відповідь від ДПС. Про необхідність та призначення первинки – далі в публікації.

Позиція ДПС щодо необхідності зберігання первинних документів

Цього року податкова служба випустила нове сенсаційне роз’яснення (лист ДПС від 05.03.2025 №211/2/99-00-07-03-01-02), в якому вказала, що штрафи, передбачені статтею 121.1 ПКУ, не застосовуються до фізичних осіб - підприємців - платників єдиного податку 1, 2 та 3 групи, які не є платниками ПДВ, за незберігання первинних документів.

Таким чином податківці наводять єдинників на думку, що їм не треба жодних документів на товари, які вони продають і більше того, прописують це у офіційному листі на який можна посилатися в разі потреби.

Проте, якщо вчитуватися у норму закону, яка зобов’язує вести первинні документи – то там не вказано жодних винятків для єдинника. А саме, мова йде про статтю 44 ПКУ, згідно якої для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування на підставі первинних документів.

Тому чому саме податківці вирішили відокремити єдинників та дати можливість не зберігати первинні документи – не зрозуміло.

Більше того, навіть судова практика показує, що податкова активно намагається на перевірках накласти штраф згідно ст. 121 ПКУ на єдинників за відсутність первинних документів. Наприклад, 21 січня 2025 року винесена постанова третього апеляційного суду у справі № 852/11575/24, в якій ФОП-єдинник мав серію штрафів, серед яких в тому числі був і штраф згідно ст. 121 ПКУ за відсутність первинних документів, хоча на щастя підприємець зміг себе захистити і скасувати не правомірні рішення податківців.

Призначення первинних документів

Первинні документи для ФОПа можуть бути корисні у серії життєвих ситуацій, а саме:

• підтвердження виду діяльності при фінмоніторингу банків чи інших фінорганізацій (якщо немає первинки – є ймовірність блокування рахунків);

• первинка важлива для ФОП, що продають техніку, «ювелірку» та ліки, оскільки вони зобов’язані вести товарний облік

• відображення та підтвердження витрат у обліку та податковій звітності ФОПами-загальниками.

Автоматизація створення первинних документів

Ефективно створювати первинні документи допомагають різного роду застосунки, що можуть їх генерувати, наприклад, Вчасно.Звіт. Це програма, в якій можна вести облік діяльності ФОП. В ній можна створити рахунок на оплату, акт, накладну, інвойс, або навіть можна завантажити документ власної форми. Наприклад, якщо необхідно створити акт приймання передачі, то з переліку існуючих товарів треба обрати потрібну опцію, або декілька, власні реквізити банку, існуючого контрагента (або створити нового) та підтвердити створення документу, натиснувши кнопку «Далі».

Після попереднього перегляду документу, якщо все вірно – генерацію треба підтвердити кнопкою «Створити», або ж повернутися на попередній крок, натиснувши кнопку «Редагувати» з метою внесення змін. Після створення документ з’являється у списку документів, його можна переглянути, підписати електронним підписом, завантажити документ в PDF чи просто надіслати своєму контрагенту.

Відповідальний за створення первинних документів та строк їх зберігання

В цілому первинний документ посвідчує перехід права власності на товар чи послугу яку ви отримали від свого постачальника і саме постачальник відповідальний за створення та передачу первинного документу. При придбанні товару отримують накладну, послуги – акт, у фізичної особи – закупівельну відомість, за кордоном – інвойс та митну декларацію.

Строк зберігання первинних документів для фізичних осіб підприємців встановлений у статті 102 ПКУ та становить 1095 днів, тобто повні 3 календарні роки, які відраховуються з моменту подання декларації за певний звітний період. Розширення строку зберігання первинних документів до 5 років для ФОП немає.

Аргумент про втрату первинних документів не є підставою для звільнення відповідальності, а є лише причиною для їх відновлення.

Виключно для платників податку, які знаходяться на території активних бойових дій чи тимчасово окупованій території дається право згідно п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ надається право повідомити податкову про втрату чи знищення первинних документів та на цей період припинення податкових перевірок.

Переглянути лист ДПС від 05.03.2025 №211/2/99-00-07-03-01-02.