Як правильно вести ФОП у 2025 році від А до Я, враховуючи всі актуальні нюанси

Як організувати облік діяльності ФОП та контролювати всі ключові показники без зайвих зусиль? Багато підприємців стикаються з труднощами при веденні документації, поданні звітності та сплаті податків. Проте сучасні електронні сервіси, як-от «Вчасно.Звіт», дозволяють автоматизувати ці процеси, заощаджуючи час та спрощуючи підприємницьку діяльність.

Ведення обліку діяльності ФОП умовно можна розділити на декілька блоків:

• приймання оплат та їх облік;

• формування первинної документації;

• подання звітності;

• сплата податків;

• контроль ключових показників діяльності ФОПа.

Базовими правилами початку ведення підприємницької діяльності є реєстрація ФОП, відкриття підприємницьких банківських рахунків, отримання електронного підпису. Після проходження всіх цих «процедур» можна починати працювати.

 

Отримання оплати

ФОП має право отримати оплату в готівці. В такому випадку ФОП повинен реєструвати касовий апарат, він може бути програмний або класичний.

Також ФОП може приймати оплату і у безготівці.Залежно від того як він приймає оплату, можуть бути різні сценарії.

Якщо ФОП приймає оплату за послуги дистанційно – в такому випадку жоден безготівковий тип оплати для ФОП не потребує касового апарату. Так працюють блогери, ІТ-фахівці, онлайн-репетитори та ін.

Якщо ж ФОП продає товари, – касовий апарат не потрібен у випадку, якщо оплати приймаються напряму на IBAN. Якщо ж є посередники у прийнятті оплат у вигляді інтернет-еквайрингу, POS-терміналу, NovaPay, чи будь-яких інших фінансових компаній – фіскалізація для продажів товарів обовязкова.

 

Формування рахунку на оплату у сервісі «Вчасно.звіт»

ФОП може виставити рахунок на оплату зі своїми реквізитами та передати цей рахунок в електронному чи паперовому форматі своєму клієнту.

Це можна зробити, користуючись сервісом «Вчасно.звіт»:

• перейти на сторінку «Документи», у вкладці «Власні реквізити» додати дані банківського рахунку;

• у відповідному розділі створити товар та послугу, яка буде продаватися;

• додати контрагента на якого буде виставлятися рахунок;

• перейти на головну сторінку розділу «Документи» і натиснути «Створити рахунок»;

• обирати потрібний товар чи послугу, обирати обовязкові дані, після цього натиснути кнопку «Далі»і отримати попередній перегляд документу;

• якщо немає помилок – підтверджується створення і рахунок створюється у списку документів.

Створений рахунок має всі реквізити для проведення комфортної оплати. Можна поділитися лінком на цей рахунок з контрагентом, або ж завантажити файл і переслати. Також рахунок можна оплатити за допомогою мобільного додатка, відсканувавши QR-код.

Аналогічним способом можна створити акт, накладну чи інвойс, щоб зафіксувати оплату у ФОПа первинним документом.

У своєму свіжому листі від 05.03.2025 податкова визнала, що ФОП на 1-2 групі які продають «неризикові» товари, тобто не техніку, не ювелірку, і не ліки – можуть не вести первинні документи та на них не поширюється обов’язок ст. 44.1 ПКУ щодо отримання документів на перепродані ними товари. Але тут є певний нюанс, оскільки банк чи фінансові організації при проведенні фінансового моніторингу однозначно такий документ запитають.

 

Контроль показників діяльності ФОПа після отримання оплати

Після прийняття оплати від клієнта, потрібно перевірити декілька важливих нюансів:

• оплати мають і у призначенні платежу, і у договорах чи первинних документах повністю відповідати тим КВЕДам, які обрав собі ФОП;

• оплати мають не перевищувати ліміт обороту групи, який собі обрав ФОП;

• оплати мають бути виключно в грошовій формі, тобто готівка чи безготівка. Такі способи взаєморозрахунків як бартер, взаємозалік, подарунок чи інші альтернативні варіанти заборонені на спрощеній системі.

 

Ведення товарного обліку

У випадку продажу складних технічних пристроїв, які є в Переліку груп технічно складних побутових товарів, які підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) або гарантійній заміні, в цілях застосування реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого постановою КМУ від 16.03.2017 №231, а також у випадку продажу ювелірних виробів чи лікарських засобів, ФОП зобов’язаний вести облік товарних запасів всіх товари, що ним реалізуються. У «Вчасно.Звіт»є можливість вести облік товарних запасів за затвердженою законодавством формою.

У розділі «Документи» біля накладних, які створені в системі чи завантажені, можна поставити галочку, яка позначає перенести цю накладну до обліку. У вкладці «Облік товарів»можна пересвідчитись, що форма обліку створена. В разі потреби можна вилучити якісь накладні з обліку чи завантажити форму у зручному PDF-форматі.

 

Подання звітності

Як і інші суб’єкти підприємництва, ФОПи зобов’язані подавати звітність. Періодичність звітування залежить від системи оподаткування або групи спрощеної системи:

• ФОП на 1-2 та 4 групі – подають звіт раз у рік;

• ФОП на 3 групі – подають звіт щокварталу;

• ФОП на загальній системі оподаткування – звітує про свої доходи щорічно.

У «Вчасно.Звіт» у розділі «Звітність» доступні всі форми звітності для ФОПа як у повній формі, так і у спрощеному форматі.

Щоб подати звіт, наприклад, ФОПу на 3 групі, необхідно обирати спрощену форму, вказати суму доходу і система самостійно заповнить податкову декларацію та розраховує всі податки.

 

Сплата податків

Сплата податків – ще одна невід’ємна частина діяльності ФОПа.

У «Вчасно.Звіт» у розділі у розділ «Рахунки та податки» можна побачити всі банківські рахунки, які приєднав ФОП до «Вчасно.Звіт».Якщо перейти в розділ «Сплата податку», то можна бачити всі картки податків, які можна оплатити. На кожен з податків можна перейти та отримати детальнішу інформацію про нарахування. Крім того, можна завантажити реквізити на сплату податків, або просто відправити платіжку з податків до банку, який приєднаний до «Вчасно.Звіт», підтвердивши оплату в банківському додатку.

 

Контроль показників діяльності ФОПа

При здійсненні підприємницької діяльності важливо тримати всі показники ФОПа під контролем. Ключовими є три показники:

• статус системи оподаткування;

• заборгованість по податках;

• ліміт обороту ФОП.

Всі ці показники компактно зібрані у розділі «Вчасно.Звіт» який називається Дашборд. Можна зайти у розділ «Загальна інформація», перевірити наявні КВЕД та одною кнопкою отримати актуальний витяг платника єдиного податку, щоб не лише переконатися щодо відомостей в реєстрі, а також отримати документальне підтвердження.

Таким чином, у електронному сервісі для ФОП «Вчасно.Звіт» зібраний весь спектр рішень для ведення обліку та контролю діяльності ФОП.