Додаткові матеріали

Презентація

Текстове розшифрування відео

Поговоримо про ведення та подачу табелю обліку робочого часу. Розпочнемо ми з того, що табель обліку використання робочого часу за типовою формою № П-5 затверджено наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 року № 489. Він носить рекомендаційний характер, складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень, і за необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.

На практиці табель використовують також і для інших цілей, тому підприємство при необхідності має право застосовувати і іншу форму табеля, але при цьому обов'язковим для респондентів є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статспостережень з праці. У разі потреби можна застосовувати іншу форму табеля робочого часу, але при цьому обов'язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників. На цьому наголошує Держпраці (Роз’яснення Західного міжрегіонального управління Держпраці від 04.07.2019). Але буває, що на практиці під час перевірок можна зустріти інспекторів з праці, які наполягають на необхідності введення виключно типової форми. З метою організації та впорядкування обліку використання робочого часу доцільно розробити і затвердити на підприємстві внутрішнє положення про облік використання робочого часу чи положення про табельний облік, форму табеля використання робочого часу та умовні позначення з урахуванням специфіки роботи підприємства.

Ведення табеля обліку використання робочого часу навіть для підприємств з невеликою чисельністю також є обов'язковим.

Використання власної форми можливо за умови забезпечення достовірного обліку виконуваної працівником роботи, як того вимагає частина 2 статті 30 Закону про оплату праці, і обліку показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці.

Обов'язки з ведення табеля мають бути зазначені в посадовій інструкції працівника, який несе персональну відповідальність за його достовірність і правильність ведення. Табель обліку використання робочого часу застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований робочий час, розрахунку зарплати, а також для складання статистичної звітності з праці. Але якщо виконуються роботи на підставі цивільно-правових договорів, табель обліку використання робочого часу на них не ведеться.

Якщо ми говоримо про типову форму №П-5, вона містить, перш за все, титульний аркуш. Окрім даних роботодавця і місяця, за який складається табель, титульний аркуш містить умови позначення відпрацьованого часу. Таблична частина містить рядки і графи. На кожного працівника заповнюють один рядок, виняток — внутрішні сумісники. Тут треба формувати один рядок під кожен трудовий договір, тобто за основним місцем роботи, за внутрішнім сумісництвом. У графах в лівій частині обліковують робочий час кожного працівника за кожен день місяця, а в правій частині наводять зведені підсумки щодо відпрацьованого та невідпрацьованого працівником робочого часу за місяць.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному працівнику присвоюють табельний номер. Щоб уникнути плутанини, в разі звільнення працівника його колишній табельний номер бажано не присвоювати іншому працівнику, як мінімум, протягом трьох років. Для табельного номеру призначена в табелі окрема графа, і зазначають цей табельний номер у всіх документах щодо обліку праці та його оплати. Внутрішнім сумісникам присвоюють окремий табельний номер, оскільки їх робочий час обліковують за кожним трудовим договором окремо.

Обов'язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статспостережень з праці. Тобто щодня треба вносити відмітки в табель про фактично відпрацьований час, причини неявок на роботу, роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу чи інше відхилення від нормальних умов роботи. Але ці відмітки не представляються з голови. Навіть відмітка «не з'ясована причина невиходу на роботу» — під неї має бути відповідно оформлений документ. Тобто всі ці відмітки роблять лише на підставі належним чином оформлених документів.

Для відображення використання робочого часу за кожним днем місяця в табелі відведено дві комірки. В верхній проставляють кількість відпрацьованих чи невідпрацьованих годин з відповідними видами витрат робочого часу, у нижній — умовне позначення видів витрат робочого часу (буквене та числове позначення наведене на титульному аркуші типової форми №П-5). Кожен роботодавець може додавати до цього списку свої зручні для нього позначення робочого часу. Комірки з вихідними днями залишають порожніми або прокреслюють, і для них не передбачено жодного кодування.

Підсумкові графи можна розділити на два блоки:

Блок «Відпрацьовано за місяць днів і годин» — тут зазначають сумарну кількість, а також деталізацію відпрацьованих годин у відповідних графах відповідно до позначень.
Блок «Усього неявок за місяць, деталізація за причинами» — тут безпосередньо сумарна кількість, а також деталізація відповідних графах днів і годин відповідно до позначень. Вихідні дні жодним чином не фіксують, і під час підрахунку днів неявок, приміром, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або відпустками, не враховують вихідні дні, якщо на них припадає тимчасова непрацездатність або відпустка. Відповідно, якщо мінімальна кількість позначень доповнена своїми кодуваннями, то зазначаючи їх в лівій частині табеля, відповідно треба доповнити ними підсумкові графи (деталізація за позначеннями) і правою частиною табеля.

Розберемо це все на прикладах.

Приклад

Куліченко Андрій Олександрович (адміністратор вебсайту) працює за п’ятиденкою по 8 год. (субота, неділя — вихідні дні). З 02 по 09 червня (8 к. дн.) хворів (е-лікарняний). З 20 по 26 червня 2025 року (7 к. дн.) перебував у щорічній основній відпустці.

Умовні позначення										Код
										буквений						цифровий
Години роботи, передбачені колдоговором										Р						01
Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону України «Про відпустки»)										В						08
Оплачувана тимчасова непрацездатність										ТН						26
№ п/п	Табельний номер	Стать (ч/ж)	ПІБ, посада	Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин)
				01	02	03	04	05	06		07	08	09	10	11		12	13	14	15
				16	17	18	19	20	21		22	23	24	25	26		27	28	29	30
1	0025	Ч	Куліченко Андрій Олександрович, адміністратор вебсайту		8	8	8	8	8				8	8	8		8	8
					ТН	ТН	ТН	ТН	ТН		ТН	ТН	ТН	Р	Р		Р	Р
				8	8	8	8	8				8	8	8	8		8			8
				Р	Р	Р	Р	В	В		В	В	В	В	В		Р			Р

У лівій частині табеля і лікарняний, і відпустку зазначають відповідними позначками:

у верхній клітинці проставляють години за графіком роботи;
у нижній — відповідне позначення;
у вихідні дні верхня клітинка порожня, а нижня заповнена відповідним позначенням «ТН» або «В» відповідно. Адже і лікарняні, і відпускні рахують у календарних днях без перерви на вихідні дні.

Відпрацьовано за місяць						Всього неявок	з причин за місяць
днів	годин						основна та додаткова відпустки	<…>	тимчасова непрацездатність
	всього	з них:				години	коди 8—10		коди 26—27
		надурочно	нічних	вечірніх	вихідних, святкових	дні	дні/год.		дні/год.
10	80					88	08		26
						11	5/40		6/48

У правій частині табеля підбивають підсумки:

відпрацьовані дні та години за місяць рахують без нюансів;
неявки заповнюють у графах відповідно до позначень. Під час їх підрахунку не враховують вихідні дні. Хворів працівник 8 к. дн., а до підсумків невідпрацьованого часу включають тільки робочі дні за графіком його роботи. Тобто 6 днів (48 годин). Час неявок через відпустку рахують аналогічно.

Приклад

Маланчук Наталія Олегівна (діловод) працює за п’ятиденкою по 8 год. (субота, неділя — вихідні дні). З 01 по 30 червня 2025 року перебувала у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану, під час якої хворіла (підтверджено е-лікарняним) з 06 по 15 червня. Ластовецька Інеса Анатоліївна (офіс-адміністратор), сумісник, працює за п’ятиденкою (субота, неділя — вихідні дні) по 4 години (неповний робочий день). З 02 по 09 червня (8 к. дн.) хворіла (підтверджено е-лікарняним), проте письмово відмовилася надати довідку про середню зарплату за основним місцем роботи.

Умовні позначення																				Код
																				буквений						цифровий
Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно з законодавством																				РС						02
Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (стаття 26 Закону України «Про відпустки»)																				НА						18
Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін. підтверджена довідками лікувальних закладів)																				НН						27
№ п/п	Табельний номер			Стать (ч/ж)	ПІБ, посада			Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин)
								01	02		03	04		05	06		07		08		09	10	11		12			13	14	15
								16	17		18	19		20	21		22		23		24	25	26		27			28	29	30
1	0013			Ж	Маланчук Наталія Олегівна, діловод				8		8	8		8	8						8	8	8		8			8
								НА	НА		НА	НА		НА	НА		НА		НА		НА	НА	НА		НА			НА	НА	НА
								8	8		8	8		8					8		8	8	8		8					8
								НА	НА		НА	НА		НА	НА		НА		НА		НА	НА	НА		НА			НА	НА	НА
2	0245			Ж	Ластовецька Інеса Анатоліївна, офіс-адміністратор				4		4	4		4	4						4	4	4		4			4
									НН		НН	НН		НН	НН		НН		НН		НН	РС	РС		РС			РС
								4	4		4	4		4					4		4	4	4		4					4
								РС	РС		РС	РС		РС					РС		РС	РС	РС		РС					РС
Відпрацьовано за місяць													Всього неявок			з причин за місяць
днів		годин														<…>		відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін						<…>			тимчасова непрацездатність
		всього	з них:										години					коди 18									коди 26—27
			надурочно			нічних	вечірніх			вихідних, святкових			дні					дні/год.									дні/год.
													168					18
													21					21/168
15		60											24														27
													6														6/24

Неоплачувану хворобу не завжди відображають у табелі. Для працівниці Маланчук, хвороба якої збіглася з відпусткою без збереження зарплати, в табелі взагалі не фіксують дні хвороби. Бо в цьому випадку пріоритетною є неоплачувана відпустка. А от дні хвороби, за які не передбачена виплата лікарняних, обов’язково зазначають в табелі як неоплачувану хворобу. Під час визначення підсумкових даних не враховують вихідні дні.

Приклад

Гончаренко Тарас Орестович (маркетолог) працює за п’ятиденкою по 8 годин (субота, неділя — вихідні дні). Був у відрядженні з 15 по 17 червня 2025 року. День виїзду у відрядження (15 червня) — вихідний компенсується наданням іншого дня відпочинку. Такий день йому був наданий 23 червня 2025 року (понеділок).

Умовні позначення	Код
Умовні позначення	буквений	цифровий
Години роботи, передбачені колдоговором	Р	01
Відрядження	ВД	07
Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т.ін.)	ІН	22

Робочі дні перебування працівника в службових відрядженнях можуть визначатися таким чином: в першому рядочку зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи (приміром, 8), а в другому рядку — умовні позначення перебування у відрядженні «ВД».

Позначення в табелі вихідних днів, які припадають на період службового відрядження, здійснюється відповідно до Інструкції №59, Положення про відрядження, затвердженого на підприємстві згідно з чинним законодавством та порядку, встановленого колдоговором. При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображають лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.

Таким чином, облік часу перебування працівника у відрядженнях для відображення у формах державної статзвітності з праці здійснюється тільки у частині, яка припадає на робочі дні, тобто без урахування вихідних днів. День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають так: у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою, в нижній — «ВД». І так само в табелі зазначають виїзд у відрядження у вихідний день, якщо він не підлягає оплаті та якщо за нього надається інший день відпочинку.

Якщо б працівника спеціально відряджали до роботи у вихідний для нього день, то такий день доцільно позначити в табелі так: в верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих для цього годин, а в нижній — через дріб «РВ/ВД» (година роботи у вихідні та святкові дні/відрядження).

Якщо надається інший день відпочинку, то в табелі можна проставити відмітку «ІН». І в нашому випадку цей день не оплачується. Вихідний день, який працівник пробув у відрядженні, не підлягав оплаті, натомість працівникові наданий додатковий день відпочинку в цьому самому місяці. В такому разі норма роботи працівника за цей місяць буде зменшена на цей додатковий день, і замість 21 дня (168 годин) він має працювати 20 днів (160 годин) за графіком роботи. Отже, працівник відпрацював всі робочі дні місяця, які передбачені його нормою, відповідно невідпрацьованого часу немає. Тому в інший день відпочинку верхню комірку не заповнюють, а в нижній фіксують надання цього дня відпочинку з позначкою «ІН».

Заповнений табель підписує особа, відповідальна за його ведення (керівник підрозділу, працівник кадрової служби), і передають до бухгалтерії для нарахування зарплати за відпрацьований місяць. Табель за місяць має бути обов'язковий. А коли зарплату за першу половину місяця (аванс) виплачують залежно від кількості відпрацьованого часу, у бухгалтера має бути табель для його розрахунку. Отже, табель складають і на проміжні дати для обліку відпрацьованого часу з першого по 15-те число включно.

При цьому на практиці можливі три варіанти:

Перший варіант — відповідальний за ведення табеля передає до бухгалтерії заповнений табель за першу половину місяця 16-го числа для розрахунку авансу, а бухгалтерія повертає його назад 17-го.
Також можна скористатися засвідченою копією табеля на аванс, яка залишатиметься в бухгалтерії і підшиватиметься під розрахунок.
Рідше застосовують ведення окремих табелів за першу та другу половину місяця, а потім зведений.

Коли працівник звільняється, на нього має бути поданий до бухгалтерії табель у день його звільнення. На практиці це може бути окремо сформований документ, тоді дублювати цього працівника в табелі за місяць не потрібно, або ж так, як у випадку з виплатою авансу.

Щодо описок в табелі є цікава судова практика. «Працівник фактично працював 160 годин, а запис щодо загальної кількості 80 годин зроблено помилково, оскільки в табелі обліку робочого часу позивач напроти прізвища щоденно проставляла цифру вісім з буквеним кодом «Р», а також зарплата вказаному працівнику нараховувалася за повний робочий день. Крім цього, були внесені виправлення в табель обліку використання робочого часу, де в розділі «Всього» описку «80» виправлено на «160». При цьому судом апеляційної інстанції обґрунтовано зазначено, що допущена позивачем помилка (описка) в табелі обліку використання робочого часу є відмінною від поняття недостовірного обліку виконуваної роботи» (Постанова ВС від 11.07.2018 у справі № 821/789/17).

На практиці порядок коригування табеля роботодавці прописують у внутрішньому положенні про облік використання робочого часу, і у ньому за бажанням можна перерахувати випадки, коли таке коригування проводиться.

Приклад

У разі якщо після подання табеля до бухгалтерії за відповідний місяць з'ясувалося, що працівник наприкінці місяця захворів, здав кров, пішов у відпустку, був мобілізований тощо, проте в табелі проставлені робочі дні.

Зазвичай у положенні про облік використання робочого часу зазначають, що:

1) закреслення, замальовування, підчистки в табелі не допускаються;

2) у разі необхідності внесення змін за попередній розрахунковий період разом з табелем за поточний розрахунковий період подається коригуючий табель. Він формується виключно на працівників, у яких відбулися зміни. При цьому в заголовній частині проставляється фактична дата формування коригуючого табеля та місяць, за який проводиться коригування;

3) всі зміни, що вносять до табеля, мають бути обґрунтовані відповідними документами, які підтверджують причину їх внесення.

У положенні про облік використання робочого часу можна зазначити, що на підпис коригуючий табель:

1) подається особою, відповідальною за його ведення;

2) разом з пояснювальною запискою про причини проведених коригувань.

Далі на основі даних коригуючого табеля бухгалтерія проводить відповідні коригування зарплати чи нарахування інших виплат.

Звітність за травень 2025 без стресу: ПДВ і зарплатні звіти подаємо з першого разу та без помилок

ПДВ без штрафів: інсайти для бездоганної звітності

Зарплатна звітність – 2025: як правильно нарахувати та уникнути штрафів