Автотранспорт на підприємстві: облік, ПММ, ремонт, ТТН, списання

Додаткові матеріали

Презентація

Договір оренди вантажного автомобіля

Договір оренди легкового автомобіля (у вихідні дні)

Акт приймання-передачі легкового автомобіля з оренди

---

Текстове розшифрування відео

Операційна оренда авто. Чи потрібно посвідчувати у нотаріуса договір з фізособою? Які нюанси необхідно врахувати щодо періодичності нарахування орендної плати, проведення ремонтів, розірвання договору тощо?

Автомобіль можна взяти в користування, не обов’язково придбавати, при цьому на балансі він не обліковується, оскільки взятий тільки у користування.

Щодо нотаріального посвідчення: якщо автомобіль береться в оренду у фізичної особи, договір оренди транспортного засобу обов’язково підлягає нотаріальному посвідченню згідно з вимогами Цивільного кодексу. Податкові органи ретельно перевіряють наявність нотаріального посвідчення, оскільки за його відсутності можуть поставити під сумнів всі витрати, понесені в межах цього договору.

При оренді у юридичної особи нотаріальне посвідчення не обов’язкове. Щодо оренди у ФОП існують судові рішення, які вказують, що ФОП виступає як суб’єкт господарювання, а не як фізична особа, тому нотаріальне посвідчення не потрібне. Однак податкові органи дотримуються іншої думки.

Після укладення договору оренди транспортний засіб ставиться на позабалансовий облік за вартістю, зазначеною в договорі оренди, або за справедливою вартістю, якщо вартість не вказана у договорі. На балансі автомобіль не обліковується і не амортизується, але це забезпечує законність витрат, пов’язаних з його експлуатацією.

Паливно-мастильні матеріали – це обов’язок користувача, що підтверджується нормами Цивільного кодексу. Орендар може відображати витрати на паливно-мастильні матеріали при використанні орендованого автомобіля. Проте при оренді у фізичної особи без нотаріального посвідчення договору податкові органи можуть поставити під сумнів ці витрати, навіть за наявності правильно оформлених подорожніх листів.

Щодо страхування – це питання має бути чітко визначене в договорі оренди. Якщо не обумовлено, хто несе витрати на страхування, податкові органи можуть розцінити це як дохід фізичної особи-орендодавця, що підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором. Тому важливо передбачити, чий це обов’язок, щоб уникнути ризиків. Зазвичай договір страхування цивільної відповідальності укладає користувач, але може бути ситуація, коли діє договір орендодавця і відбувається переоформлення.

Щодо технічного обслуговування та ремонту: техобслуговування та поточний ремонт – це витрати орендаря, оскільки це підтримання автомобіля в робочому стані. Капітальний ремонт – це обов’язок орендодавця. Якщо орендар фінансує капітальний ремонт орендованого у фізичної особи автомобіля, можуть виникнути питання щодо господарського призначення таких витрат. Тому якщо планується капітальний ремонт орендованого автомобіля, необхідно прописати це в договорі як обов’язок орендаря та вказати умови компенсації.

Щодо орендної плати: якщо періодичність не прописана в договорі оренди, вона нараховується щомісячно. При цьому необхідно оформлювати акт наданих послуг або акт приймання-передачі послуг оренди, хоча це може здаватися нелогічним, оскільки оренда триває з моменту передачі (оформлюється актом приймання-передачі) до моменту повернення об’єкта. Але і Мінфін, і податкові органи вимагають наявності таких актів.

Можна встановити іншу періодичність, наприклад, щоквартальну, але це має бути прописано в договорі, і акти виставляються відповідно до встановленої періодичності. В будь-якому випадку, оренда нараховується на прямолінійній основі в тому періоді, коли відбувається користування, і потрапляє у витрати як операційна оренда згідно з НП(С)БО 14, залежно від сфери використання автомобіля (виробнича, збутова тощо).

Часто виникає питання щодо можливості зміної орендної плати залежно від пробігу автівки. Така умова можлива, але необхідно чітко прописати в договорі фіксовану частину та механізм розрахунку змінної частини платежу. Ця інформація також має відображатися в актах оренди.

Рекомендується розраховувати орендну плату в календарних місяцях. Якщо оренда починається посеред місяця, важливо уточнити в договорі, як буде розраховуватися плата за неповний місяць – пропорційно кількості днів чи в повному розмірі.

При оренді у фізичних осіб важливо передбачити можливість розірвання договору без участі нотаріуса, щоб уникнути додаткових витрат на нотаріальні послуги. Юристи знають, як правильно оформити такі умови в договорі.

При оренді у фізичної особи необхідно пам’ятати про ПДФО та військовий збір. Нарахування може здійснюватися щомісячно, навіть якщо виплата планується в кінці року. Термін сплати податків – 30 днів з місяця нарахування. Ці аспекти часто залишаються поза увагою.

Бухгалтерський облік операційної оренди автомобіля у орендаря

№ з/п	Зміст господарської операції	Дт	Кт	Сума, грн
Отримання автомобіля в оренду
1	Отримано в оренду ОЗ (автомобіль)	01	–	450 000
Облік орендної плати
2	Перераховано орендну плату за травень 2025 року авансом (сплачується 10 числа місяця як передоплата за наступний)	371	311	3 600
3	Відображено податковий кредит з ПДВ (за наявності зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної)	644/1	644/ПДВ	600
		641/ПДВ	644/1	600
4	Нараховано орендну плату за травень 2025 року (авто використовується для збутових потреб)	93	685	3 000
5	Закрито розрахунки з ПДВ	644/ПДВ	685	600
6	Здійснено залік заборгованостей	685	371	3 600
7	Віднесено витрати на фінансовий результат	791	93	3 000