Керівник або бухгалтер у відпустці: чи мають право підписувати документи?

Ви дізнаєтесь:

1. Чи матимуть юридичну силу документи, підписані працівником у відпустці
2. Як та кому можна надати повноваження на підписання документів
3. Чи можна передати ключ для підпису електронних документів

А ваш керівник чи бухгалтер підписують документи під час відпустки? Чи передають свої електронні ключі заступникам або тим, кому довіряють?

Думка ДПС щодо підписання документів працівником під час відпустки

Зараз період відпусток, і не секрет, що керівники та головні бухгалтери або підписують документи самостійно під час своєї відпустки, або ж передають свої ключі для підписання іншим.

Якщо запитати, чи можна підписувати документи під час відпустки, юристи скажуть: без проблем, адже це не заборонено. Директор не перестає бути директором, перебуваючи у відпустці, і ніхто не може заборонити йому приймати рішення, укладати договори та підписувати документи, зокрема за допомогою КЕП.

Проте бухгалтери, особливо ті, хто має значний досвід і пройшов крізь податкові перевірки та оскарження ППР у суді, ставляться до цього обережніше, що цілком зрозуміло. Адже і податкова, і Держпраці, і Мінсоцполітики неодноразово висловлювали свою думку, яка полягає в наступному.

Відпустка є формою відпочинку, гарантованою усім працівникам статтею 45 Конституції України. У період відпустки працівник не зобов’язаний виконувати роботу, обумовлену трудовим договором.

Відповідно, працівник має бути увільнений від виконання своїх посадових обов’язків на час відпустки. Тобто працівники, які перебувають у відпустці чи на лікарняному, з погляду трудового законодавства не можуть вважатися такими, що виконують у цей період роботу, обумовлену трудовим договором.

Юридична сила документів, підписаних працівником, який перебуває у відпустці

А що з цього приводу думають суди? Адже в спорі між платниками податків і податківцями їх можна вважати останньою інстанцією.

Зазвичай шлях до суду починається з перевірки, коли податківці просто не визнають юридичну силу первинних документів, підписаних посадовою особою під час її відпустки. Аналогічні ризики можуть виникнути і у разі оформлення документів посадовою особою у вихідні дні, під час лікарняного тощо.

Таких справ сотні, і якщо у вас жодного разу не виникало подібних проблем, варто заглянути в реєстр судових рішень.

Отже, перевірка ДПС. За результатами перевірки складається акт, далі – податкове повідомлення-рішення та судовий спір за позовом платника податків.

Не дивлячись на існуючі рішення Верховного Суду, сьогодні як перша, так і друга апеляційні інстанції часто виносять рішення не на користь платників податків. І часто домогтися справедливого рішення можна лише у Верховному Суді.

Актуальна судова практика – постанова Верховного Cуду від 8 лютого 2024 року у справі № 640/9838/19. Справа розглядалася і переглядалася судами впродовж п'яти років – з 2019 по 2024 рік. Лише Верховний Суд підтримав позицію платників податків, зазначивши, що ані КЗПП, ані Закон про відпустки не містять застережень щодо обмежень функцій працівника під час перебування у відпустці чи в інший період відпочинку, передбачений трудовим договором.

За висновками суду, первинні документи, в тому числі касові ордери, не втрачають юридичну силу лише через те, що посадова особа підприємства, яка їх підписала, перебувала в цей час у відпустці.

До речі, адміністративні суди при розгляді подібних спорів з податковими органами не мають права ігнорувати наведені висновки Верховного Суду і повинні ставати на бік платників податків.

Разом із тим, якщо ви не готові до багаторічних судів, радимо бухгалтеру та керівнику не підписувати документи, перебуваючи у відпустці, на лікарняному чи у вихідні дні. В тому числі не передавати для підписання документів свій електронний ключ.

Якщо ж так трапилося, і податківці визнають операції недійсними, оскільки документи були підписані працівниками, які перебували у відпустці, є всі шанси довести свою правоту у суді. Наведені нами судові рішення стануть вам у нагоді.

Надання повноважень на підписання документів замість працівника, який перебуває у відпустці

Хто ж підписуватиме документи на час відсутності керівника чи головного бухгалтера? Зазвичай це заступник, повноваження якого передбачені посадовою інструкцією або окремим наказом.

Разом з тим, законодавство не забороняє уповноважити іншого працівника на підписання документів. Такі повноваження зазвичай оформлюються наказом. Більше того, право на підписання документів може бути оформлене довіреністю, і довіреною особою може бути будь-хто, навіть особа, яка не перебуває у трудових відносинах з платником податків.

Особливості підписання електронних документів

Чи може керівник чи головний бухгалтер передати свої ключі? Звісно, що ні. Хоча я і розумію, як зазвичай це відбувається на практиці.

Чи потрібно робити електронний ключ особі, що виконуватиме функції відсутнього керівника або головного бухгалтера? Все залежить від потреби. Якщо в цей період планується підписання електронних документів, наприклад, звітів, то без отримання КЕПу не обійтися. Якщо ж будуть підписувати паперові документи, то наказу, в якому правильно описані повноваження, цілком достатньо.

Підсумки

Законодавство не забороняє підписання документів особою під час відпустки, лікарняного чи у вихідний день. Вища судова інстанція неодноразово підтверджувала цю позицію.

Проте, враховуючи думку податківців і Держпраці, радимо зважати на свої можливості щодо оскарження їхніх рішень.