Новий механізм оновлення даних про зміни в трудових відносинах через ПФУ для бронювання

Пам'ятаємо, що Кабінет міністрів своєю постановою від 05.06.2024 №650 зобов'язав критичні підприємства не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття, переміщення, переведення, звільнення, поновлення на роботі, тимчасового припинення/відновлення дії трудового договору передавати такі відомості до Пенсійного фонду.

Оновлення функціоналу вебпорталу ПФУ з метою можливості подання відомостей

Пенсійний фонд до 8 липня мав термін, щоб оновити функціонал ресурсу веб-порталу Пенсійного фонду і, як не дивно, він встиг це зробити трішки раніше й уже 4 липня маємо інформаційне повідомлення від Пенсійного про те, що такий функціонал з’явився на веб-порталі.

Іду до ресурсу веб-порталу Пенсійного фонду і в блоці «Комунікації з ПФУ» з'явився новий розділ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)». Розділ вище, який стосується трудової діяльності та трудової книжки, він перейменувався, адже у нас з'явився ще один однойменний розділ, і в дужках ми бачимо ось цю ідентифікацію. Йдемо до необхідного нам розділу і ми бачимо на екрані, що цей розділ, функціонально з'являється додаткових чотири гіперпосилання, в яких ми можемо працювати. А саме, в першому і другому ми маємо можливість оперативно отримати інформацію про усіх працівників, які станом на поточну дату перебувають у трудових відносинах, по конкретній людині й далі нижній блок, це зокрема ось ці повідомлення про трудові відносини, про зміни в трудових відносинах, про які ми повинні оперативно поінформувати Пенсійний фонд України.

Запит на отримання переліку осіб, що працюють у страхувальника

Розпочнемо із запитів на отримання переліку осіб, працюючих у страхувальника. В цьому екрані у нас є можливість додати запит, пошук та очистити інформацію. Активуємо кнопку «Додати запит» і нам залишається лише натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ». Ми отримаємо розширений Excel-документ, в якому буде чітко видно інформацію про те, яка кількість працівників перебуває зараз з нами в трудових відносинах. Відповідно ми зможемо зробити ніби таку інвентаризацію і розуміти по кому потрібно доподати інформацію або чи інформація відображена у відповідних реєстрах.

Наступний розділ, а саме «Запит на отримання інформації про трудові відносини» стосується конкретної особи, де потрібно ввести прізвище, ім'я, по батькові такої застрахованої особи, її податковий номер, серія та номер паспорта. Якщо говорити за два останніх реквізити, то лише один з них обов'язковий. І натиснути пошук і одразу на екрані буде інформація чи перебуває ця особа в трудових відносинах з вами, з якого числа і так далі.

І переходимо до тих важливих меседжів, які нам ось ця постанова Кабінету Міністрів зобов'язує нас робити, передавати інформацію не пізніше наступного робочого дня, ми розуміємо, що часу досить мало, тому розглянемо наскільки зручно зроблений цей функціонал.

Перший блок повідомлення дозволяє передати інформацію лише конкретно по одній особі. Переходимо до цього блоку, у нас є кнопка «Подати повідомлення», в якій ми повинні зазначити реєстраційний номер облікової картки платника податків, прізвище та ім'я, по батькові такого працівника, по якому будемо передавати інформацію. Ці всі реквізити обов'язкові до внесення.

Далі натискаємо кнопку «Додати запис». У вікні, яке відкрилося, воно ідентичне тому, як оцифрування трудових відносин, однак це все відбувається оперативно і протягом однієї доби система опрацює цю інформацію. Порядковий номер місця трудових відносин, збоку бачимо розшифровку, яким чином визначається цей порядковий номер.

Наступні поля заповнилися автоматично щодо даних роботодавця конкретного. Далі у нас тип події, чотири варіанти, це період роботи: за основним місцем, за сумісництвом, за гіг-контрактом, робота за договорами ЦПХ. Обираємо робота за основним місцем роботи для прикладу. В атрибуті події у нас є шість варіантів, які ми зобов'язані оцифровувати, повторюся: призначено, переведено, переміщено, призупинено дію, відновлено дією трудового договору, звільнено, поновлено.

Припустимо ситуація з призначенням, умовно з 05.07.2024, ну дата ще в нас не наступила, давайте з 04.07, текст запису «прийнято на посаду головного бухгалтера», тип документа – наказ, номер документа зазначаємо, припустимо дата такого документа.

Підписання та подання повідомлення про зміни в трудових відносинах

Тиснемо «Зберегти» і залишається лише кнопку натиснути «Підписати та відправити до ПФУ». Зверніть увагу, що ніяких додаткових скан-копій документів поки система не вимагає, можливо це ще недоопрацьований функціонал або саме в такому варіанті й буде залишатися оцифрування, для того, щоб більш оперативно інформацію і в меншому обсязі вона надходила до ресурсів Пенсійного фонду України. Кнопка «Підписати та відправити до ПФУ» і є остаточною для передачі відомостей до цього державного органу, додаткового підписання через електронний цифровий підпис не буде, тому зважайте на це, ви маєте внести повну інформацію, яку ви не зможете вже відкоригувати, тобто натиснути «Відміна» коли будете підписувати, наприклад ці дані.

Я вернуся ще раз до цього повідомлення й ось натисну «Пошук», як буде це все виглядати. Ось, зверніть увагу, передавала я інформацію перед цим, статус зазначено «відхилено». Прочитаймо, що зазначено в протоколі обробки даних по працівнику. У нас завантажується текстовий документ і побачимо яку помилку нам видає система. Отже, протокол обробки, страхувальник, застрахована особа, результат обробки – автоматичну обробку даних не виконано, помилка, значення поля дата події не відповідає вимогам постанови: не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після прийняття працівника на роботу і так далі. Тобто я тестувала по працівниці, яка призначена раніше, однак по ній дані не оцифровані й відповідно система контролює ось цей момент. Якщо ви подаєте із запізненням, система не прийме такої інформації. Тому тут дуже важливо і прискіпливо ми повинні до цього поставитися.

Отже, ви помітили, що інформація, опрацювання цієї інформації, не у блоці «Звернення» або додатковому, як у нас є, наприклад відомості про трудові відносини, архіву відомостей. В нас є, одразу все працює, із блоку «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)». Натискаємо «Пошук». Тобто це зручно, все зібрано в одному блоці, не потрібно між розділами переходити.