«Декретний» із продовженням: як не помилитись в оплаті та оподаткуванні

Працівниці видали додатковий лист непрацездатності по вагітності на 14 днів. Коли потрібно оплачувати та чи потрібно визначати нову середню?

Підстави для надання додаткового лікарняного

Згідно зі ст. 179 КЗпП на підставі медичного висновку жінкам надається оплачувана відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами тривалістю 70 календарних днів до пологів і 56 календарних днів після пологів, починаючи з дня пологів. Загалом тривалість такої відпустки становить 126 днів.

У разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів післяпологова відпустка складає 70 днів, відповідно загальна тривалість буде 140 днів. Тобто у нас є особливі випадки, коли жінці після пологів буде надано додатковий декретний листок непрацездатності на 14 днів.

Коли прийняти рішення про оплату такого додаткового лікарняного?

Наведу ситуацію. Працівниця перебуває на лікарняному у зв'язку з вагітністю та пологами до 30 квітня. У зв'язку з ускладненими пологами їй 14 березня видали додатковий листок непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність і пологи» ще на 14 днів, з 1 по 14 травня.

На яку дату має орієнтуватися страхувальник при прийнятті рішення про оплату такого додаткового листка? На 14 березня, коли листок був сформований, чи на 1 травня, дату з якої продовжується такий страховий випадок? Пенсійний фонд на моє звернення відповів: нормою розділу III Порядку № 1234 визначено, що листок непрацездатності з причиною «Вагітність та пологи» вважається виданим через 7 днів з дати відкриття листка непрацездатності. Оскільки листок непрацездатності у зв'язку з вагітністю та пологами терміном на 14 днів виданий з 1 травня 2024 року, то статус «готовий до сплати» він набуде через 7 днів після дати видачі, тобто з 8 травня. Саме з цього дня роботодавець вже може приймати рішення про надання частини допомоги по вагітності та пологах, та подавати заяву-розрахунок для здійснення її фінансування на підставі даного листка непрацездатності.

Зверніть увагу, що у страхувальника (роботодавця) є 3 робочі дні, щоб прийняти відповідне рішення, а після цього бухгалтерія має нарахувати допомогу по вагітності та пологах та подати заяву-розрахунок до Пенсійного фонду.

Чи потрібно визначати нову середню зарплату для такого листка непрацездатності? Ні, не потрібно. Особливістю в оплаті продовженої декретної відпустки є те, що така відпустка продовжується, другий листок непрацездатності є продовженням першого, відповідно всі 140 днів, це все один і той же страховий випадок.

Розрахунковий період та середня зарплата для оплати додаткового лікарняного

Відповідно до п. 25 Порядку № 1266 розрахунковим періодом є останні 12 місяців, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок. Тому розраховувати нову середньоденну зарплату вам не потрібно, ви її вже визначили, коли оплачували перший листок непрацездатності на 126 днів відпустки по вагітності та пологах. Для бухгалтера тут все просто: потрібно вже розраховану середню зарплату помножити на 14 днів додаткового листка непрацездатності у зв'язку із продовженням.

Зверніть увагу, вам також не потрібно перераховувати середню зарплату через зростання з 1 квітня мінімальної зарплати до 8000 грн. Навіть якщо ви використовували для оплати листка непрацездатності через вагітність і пологи обмежуючі показники, тобто виходячи із мінімальної зарплати в розмірі 6700 грн або 7100 грн, чи двократного розміру мінімальної зарплати, то по такій самій середній ви оплачуєте весь період відпустки по вагітності та пологах, в тому числі й 14 днів продовженої декретної відпустки.

Оподаткування допомоги по вагітності та пологах, у т. ч. оплата додаткового ЛН

Допомога по вагітності та пологах, у тому числі оплата додаткового листка непрацездатності на 14 днів, не оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором. Проте єдиний внесок на таку виплату слід нарахувати, адже декретні є базою нарахування ЄСВ. Нараховуйте ЄСВ за ставкою 22% або 8,41% на фактично нараховану суму.

Якщо це звичайна працівниця, це її основне місце роботи й застосовується звичайна ставка ЄСВ 22%, то не забувайте виконати вимогу щодо нарахування ЄСВ виходячи з мінімальної зарплати в тих місяцях, де база нарахування ЄСВ виявилась меншою за розмір мінімальної зарплати.

Інструкцією № 449 визначено, що нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у такій декретній відпустці та отримують допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами, проводять за кожен місяць окремо таким чином:

• Визначають середньоденний розмір допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами шляхом ділення нарахованої суми такої допомоги на кількість днів, за які вона нарахована.

• Визначають суму допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, що припадає на кожен місяць окремо, шляхом множення середньої зарплати такої допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які вона нарахована.

• Визначають суму ЄСВ шляхом множення розрахованої суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами за кожен місяць окремо на ставку ЄСВ.

Якщо після такого розподілу сума допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами за повний місяць менша за мінімальний розмірузарплати, то ЄСВ обчислюють як добуток розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на місяць, за який нараховують таку суму допомоги, і ставки ЄСВ у розмірі 22%.

Причому якщо у вас нараховано допомогу за продовжений листок непрацездатності, то її суму також включайте до бази нарахування відповідного місяця і вже загальну суму порівнюйте з мінімальною зарплатою. Також контролюйте базу нарахування ЄСВ в останньому місяці такої декретної відпустки, адже після неї працівниця може оформити відпустку для догляду за дитиною до трьох років і нарахованого доходу, окрім частини допомоги по вагітності та пологам, в неї не буде, відповідно вам доведеться донарахувати ЄСВ до мінімального внеску.

Зверніть увагу, донарахування ЄСВ до мінімального внеску починаючи з квітня 2024 року слід проводити з урахуванням нового розміру мінімальної зарплати 8000 грн. Наприклад, якщо сума допомоги по вагітності та пологах за 14 днів продовженої відпустки склала 4200 грн і працівниця оформила відпустку до трьох років після завершення відпустки по вагітності та пологах, то ЄСВ за травень слід нарахувати так:

• 22% на суму допомоги:

  4200 грн × 22% = 924 грн

• 22% на різницю між мінімальною зарплатою та сумою допомоги, яка приходиться на травень:

  (8000 грн - 4200 грн) × 22% = 836 грн

Як відобразити продовжений листок непрацездатності у зв'язку з вагітністю та пологами у Додатку 5?

Нагадаю, що в Додатку 5 відображають дати початку і закінчення декретної відпустки. Причому для відпустки по вагітності та пологам є особлива категорія 5, яку зазначають у графі 7. Крім того, в місяці початку такої відпустки показують тільки дату її початку в графі 10.

Наприклад, у працівниці відпустка по вагітності та пологам почалась 27 грудня 2023 року, тож дату її початку слід було зазначити у Д5 за IV квартал 2023 року. Дату закінчення також відображають у відповідному звітному періоді. Але у нас особлива ситуація: декретну відпустку продовжили на 14 днів, з 1 по 14 травня. Тому в Додатку 5 за II квартал 2024 року ми показуємо останній день такої відпустки – 14 травня.

Зверніть увагу, що окремо закінчення першого лікарняного листка по вагітності та пологах (30 квітня) і початок другого лікарняного листка як продовження (1 травня), в Додатку 5 не показуємо.

Підсумки

У разі народження двох і більше дітей або ускладнених пологів жінці видається додатковий листок непрацездатності тривалістю 14 днів. Декретний лікарняний лист на 14 календарних днів є продовженням попереднього лікарняного листка.

Допомогу по вагітності та пологам за 14 днів продовженої декретної відпустки розраховують виходячи з тієї середньої зарплати, що й попередній листок непрацездатності виданий на 126 днів.

В Додатку 5 за відповідний звітний період потрібно зазначити дату закінчення відпустки по вагітності та пологах, яка зазначена в додатковому листку непрацездатності.