Закриття періоду, інвентаризація в агропідприємстві, фінансовий результат

Як сформувати інвентаризаційні описи ТМЦ, ОЗ та коштів

Підсистема «Управління торгівлею та ТМЦ» дає нам змогу сформувати інвентаризаційні описи за кожною особою. Пункт меню «Звіти» – «Відомість залишків» – «Розрахунок». Ми говоримо зараз про залишки по запасах, МШП, малоцінним необоротним матеріальним активам. І відповідним чином ми формуємо звіт на певну дату за кожною конкретною матеріально-відповідальною особою. У відборі, який ви зараз бачите, необхідно встановити відповідний вид підсумку, це код №2 «Інвентаризаційний опис», тобто без деталізації по якомусь виду сортування. Дата вказується на те число, коли фактично нам потрібно буде проводити інвентаризацію, і на ту дату, на яку нам потрібно сформувати наші залишки. Натискаючи «Ок» я отримую перелік цінностей, які рахуються за конкретною матеріально-відповідальною особою.

Пункт меню «Друк» – «Друк списку з форми» дає нам змогу сформувати або вивести собі в Excel варіант інвентаризаційний опис. Зверніть, будь ласка, увагу, що коли ми формуємо цей відбір, є змога зазначити дату та номер наказу, тобто коли саме була затверджена наша інвентаризаційна комісія, дата початку та дата закінчення інвентаризації, хто саме вніс дані та перевірив нашу інформацію по бухгалтерському обліку. І також ми маємо колонку, яка звучить як «Заповнювати колонку "Фактична наявність"», тобто чи колонка фактичної наявності буде автоматично перенесена з даних бухобліку, чи пізніше бухгалтер буде вказувати цю інформацію вручну. Також ми зазначаємо членів комісії, тобто наших підписантів, і натискаємо «Зберегти». Подібний принцип працюватиме де б ми з вами не знаходилися і з яким би документом або звітом ми б не працювали. Інвентаризаційний опис запасів, який ви зараз бачите перед собою буде виводити на друк повний перелік тих матеріальних цінностей, які були зазначені за цією матеріально-відповідальною особою. І фактична наявність буде відображена аналогічно, як колонка «За даними бухгалтерського обліку».

Подібним чином ми працюємо з під системою, яка має назву «Корпоративний облік ОЗ». Якщо ми говоримо про наші необоротні активи, то аналогічним чином тут, в пункті меню «Звіти», ми можемо сформувати «Інвентаризаційний опис» за певною конкретною матеріально-відповідальною особою, на ту дату, з якою ми з вами працюємо. Ми вказуємо необхідний нам відбір та натискаємо кнопку «Зберегти». Нагадаю, що тут всі цінності ми вносимо від початку в довідник основних засобів, де буде перелік наших інвентарних карток. І за тією матеріально-відповідальною особою, яка була вказана у відборі, все, що в нас рахується на балансі, програма відповідним чином виведе перелік тих матеріальних цінностей, які були зараховані. Натискаємо «Друк» – «Друк списку з форми». Принцип внесення або заповнення даних тут буде аналогічний. Ми вказуємо період інвентаризації, вказуємо дату та номер наказу про інвентаризаційну комісію, та натискаємо «Зберегти». І отримуємо наш інвентаризаційний опис, тільки вже наших необоротних активів. Дані відображаються загальним списком, згідно з тим, що було вказано по рахунках на балансі.

За допомогою пункту меню «Баланс» – «Обороти та залишки за аналітикою» ми також можемо проаналізувати залишки або сформувати акт по нашій касі. Рахуночок 301 дає нам змогу за допомогою пункту меню «Друк» – «Друк списку з форми» вивести собі акт інвентаризації кас на відповідну дату. Зазначаємо необхідну інформацію і програма проаналізувавши ті цінності, які були відображені по рахунках, нам сформує в розрізі аналітик, якщо, наприклад, цей рахунок у нас ведеться як на цьому прикладі, що ми розглядаємо, в розрізі статей витрат або однією загальною сумою з вказанням наших підписантів. Акт про результати інвентаризації наявних коштів.

Як проаналізувати статті доходів та витрат на основі оборотного балансу

Ще один пункт меню, який нам варто обов'язково розглянути, стосується підсистеми «Зведення бухгалтерського балансу». Якщо говорити про інвентаризацію і підбиття підсумків року (кварталу) ми маємо необхідність виконувати аналіз наших накопичених витрат та доходів. Пункт меню «Баланс» – «Оборотний баланс», який ми з вами розглядали на початку наших занять, дає нам змогу проглянути повністю всю інформацію одночасно: сьомий клас рахунків, наші доходи від реалізації й робіт, і нашої готової продукції, інший операційний дохід, інші фінансові доходи, дані, що стосуються витрат, 23 рахунок, 91, 92, 94, залежно від того, які господарські операції ми вносили, залежно від того, що саме було накопичено за цей період, буде відображено через оборотний баланс. Головний бухгалтер або особа, яка виконує ці дії по аналізу, має проглянути чи повністю все було внесено й оборотний баланс дає змогу це зробити одночасно по всім рахуночкам, чи повністю за кожною статтею витрат, чи по всіх видах доходів були відображені наші господарські операції.

Про правила закриття рахунків та формування фінансової звітності

Після того, коли аналіз виконаний, можна виконувати так зване закриття рахунків, пункт меню «Баланс» – «Закриття рахунків» – «Порядок закриття рахунків». Вказуємо період, який нас цікавить, наприклад рік. Також можна закривати квартал, півріччя, залежно від того, як ви хочете, щоб відображалась інформація. В переліку, який ви зараз бачите перед собою, є відповідні налаштування, для сільського господарства (для агрогалузі) це будуть свої особливі такі специфічні налаштування. Наприклад, 91 рахуночок ми можемо закривати пропорційно гектарів або пропорційно сум і це налаштування є змога вказати всередині. Якщо ми говоримо про більш прості рахунки, такі як 92, 93, 71, відповідно вони напряму повністю закриваються на фінансовий результат. Тобто залежно від того, з чим, з яким рахунком ми працюємо, ми можемо зазначати додаткові параметри. Так чи інакше принцип формування проведень буде однаковий, через пункт меню «Виконати закриття» ми даємо команду програмі, щоб вона сформувала нам закриваючі проводки, після чого вони переносяться до балансу. Ці проведення будуть зберігатися за пунктом меню «Первинні документи» – «Відбір проводок» – «Закриваючі проводки», ось саме тут ми зможемо їх знайти у випадку, якщо ми хочемо переформувати закриття і щось виправити. Після того, коли я зараз повторно сформую оборотний баланс, ми побачимо, що 92 рахуночок, який ми з вами закрили, у нас уже буде мати нульове сальдо на кінець. Тобто наші обіги в розрізі кожної статті витрат були відповідним чином розподілені та закриті. Сума обігу по дебету буде дорівнювати сумі обороту по кредиту.

Після того, коли було виконано всі ці дії, ми можемо говорити про відображення звіту про фінансові результати. Пункт меню «Звіти» – «Форми звітності» – «Перегляд». На прикладі, який вже був створений. Натискаємо «Друк» – «Друк звіту», залежно від того, яке саме ви підприємство, це може бути фінансова звітність малого підприємства, мікропідприємства. Тобто залежно від того, на якій формі, ми можемо обирати різні позиції. Маємо суми даних по балансу, актив, пасив і звіт про фінансові результати. Тобто на основі тих даних, тих накопичених обігів, того закриття, яке було зроблено, програма буде виконувати формування фінансової звітності малого підприємства.