Налаштування управлінського обліку в BAS Бухгалтерія

Налаштування довідників статей доходів, витрат та руху коштів

Зараз ми розглянемо, які існують можливості налаштування управлінського обліку у програмі BAS Бухгалтерія. Ми знаємо, що програма передбачена тільки для бухгалтерського регламентованого обліку, але ми можемо зараз розглянути які можливості використаємо для того, щоб налаштувати управлінський облік. Налаштування управлінського обліку ми почнемо із заповнення довідників. Це будуть довідники статей доходів та витрат і статей руху грошових коштів. Для того, щоб перейти в налаштування довідників ми вказуємо мишку ось сюди, переходимо на «Функції для технічного спеціаліста…» і в пошуковому полі починаємо шукати потрібний довідник, наприклад, статті доходів. У нас ось вони, клікаємо на довідник і починаємо заповнення статей доходів. Можемо створити структуру довідника, яка буде містити групи (папочки) і туди вже створити статті, які будемо використовувати в наших документах. Аналогічно ми налаштуємо довідник зі статтями витрат. Ось наш довідник статей витрат, він також згрупований по папкам, кожна стаття виведена в окрему позицію. І залишився в нас ще довідник статей руху грошових коштів. Статті рух грошових коштів ми також ділимо по папочкам залежно від напряму витрат і надходжень. Ось так це виглядатиме.

Після того як ми зробили налаштування довідників, ми можемо вказати в наших способах відображення чи в схемі реалізації налаштування, які будуть містити нові реквізити статей доходів і витрат. Наприклад, коли ми реалізуємо товар, у нас в схемі реалізації також є проводки й схеми реалізації ми можемо побачити де вона бере участь. Якщо ми відкриємо документ «Реалізація товарів та послуг», так у нас послуга, гортаємо лівіше і бачимо «Схема реалізації послуги». Можемо відкрити довідник всіх схем і, наприклад в товарах в нас є визначений наперед довідник. Так не обираємо, а редагуємо. Зараз натиснемо на "редагувати" і ось тут, в статтях, ми можемо вказати статті, які ми створили в довіднику для схеми реалізації. Це буде стаття собівартості, тут буде також стаття і доходів, рахунок і стаття доходів. Коли дана схема реалізації буде брати участь у документі й в рухах документа, вона вірно відобразиться у нас є у звітності. Наприклад, ті ж самі оборотно-сальдові відомості, якщо сформуємо по кожному із рахунків і схеми реалізації. Ще ми можемо вказати в налаштуваннях способів відображення заробітної плати вірну статтю витрат, довідник способів відображення можемо відкрити також через функції технічного спеціаліста. Ось, способи відображення заробітної плати у регламентованому обліку, відкриваємо і робимо налаштування всіх способі відображення відповідно до нашого нового довідника. Стаття витрат у нас буде вказано ось тут.

Після того як ми налаштували відображення заробітної плати ми можемо ще налаштувати статті відображення витрат по амортизації. Переходимо так само через функцію технічного спеціаліста і вже робимо налаштування, ну, наприклад, от у нас є амортизація основних засобів, які будуть використані у відділі збуту і в нас є ось тут, це і будуть наші статті витрат. Вкажемо і коли будемо введені в експлуатацію основних засобів вказувати даний спосіб відображення, потім при проведенні документа закриття місяця проведення уже бухгалтерське буде містити правильну статтю витрат.

Формування звіту про аналіз руху коштів

Тепер щодо статей руху грошових коштів. Ми їх повинні вказати в документах платіжних. От в банк та каса, наші, наприклад банківські випуски, це можуть бути документи як готівкові, так безготівковій формі. Я покажу на прикладі документів у безготівковій формі. Всі наші статті містяться ось в цьому реквізиті. Наприклад це було інше списання, це податки, стаття сплати податків. Це також були податки, але по заробітній платі, ми їх вивели в окрему статтю. Надходження від покупців ми також можемо вказати й ось у нас стаття рух грошових коштів вказано тут. Тепер ми глянемо в якому звіті ми побачимо цю інформацію. Якщо ми хочемо подивитися аналіз руху грошових коштів, то ми переходимо до розділу керівнику, тут в групі кошти є звіт аналіз руху коштів. Ми вказуємо потрібний період. Якщо ви ведете облік більше ніж однієї організації й хочете в цілому подивитися звіт по структурі всієї компанії, то не вказуєте аналітику по організації. Переходити до налаштувань, тут є багато групувань. Ну нас цікавитимуть, наприклад тільки статті руху коштів. І щоб було більш детально, ми можемо вказати «Із групами». Так сформуємо. От ми бачимо як вони згруповані наші статті, ми бачимо надходження загальну суму, ми бачимо загальну суму видатків за період звіту. Якщо ми хочемо згорнути до груп відображення звіту, то ми встаємо ось тут, на це поле, натискаємо ліву кнопку мишки, переходимо в рівні групування і згрупуємо до першого рівня. Ну і звичайно в налаштуваннях ви можете ставити відбори по певній статті. Ви можете виключати документ, який вам не потрібен в русі. Наприклад, тут виключений документ закриття місяця, тому що тут створений рух з нарахування курсової різниці, яка не бере при безпосередньому русі коштів, ми виключили для того, щоб не створювало показники звіту. І далі в показниках звіту ви можете виключати надходження, витрату коштів. Можете фіксувати додаткові поля. Ну і навіть змінити форму відображення звіту, наприклад поставити тему море. Це що стосується звіту про рух грошових коштів.

Формування звіту про витрати

Що стосується звіту про доходи й витрати, то він не такий розширений, його можливості обмежені. В розділі «Керівнику» є звіт доходи й витрати. Зараз ми його сформуємо. От, він виглядатиме так, з даними по сумах доходів, витрат і прибутку, але без статей. В налаштуваннях на жаль не можна додати аналітику по статтях, тому що групування доступне ось тільки з такими реквізитами, які стосуються організації. Але оскільки ми уже сформували документи з вказанням правильних статей, ми можемо використати звіт аналіз субконтор. Переходимо в розділ «Звіти», відкриваємо аналіз субконтор і тут ми можемо робити аналіз субконтор по статтях доходів окремо і по статтях витрат за вказаний період. Вибираємо субконтор, формуємо. Тут у нас формуються всі абсолютно наші доходи по певній статті. Ми можемо згрупувати, щоб деталізація була кращою, натиснувши ось сюди ліву кнопку мишки й перейти до рівня один. Хочу наголосити про те, що у нас доходи включаються разом із сумою ПДВ. І щоб зробити виключення, у нас ось ця сума, наприклад, в дебеті це сума ПДВ, яка вираховується із сум доходів. Ось ми бачимо наші кредит у нас загальна сума, ну і в дебеті вирахування йде ПДВ. Тому коли ви будете, наприклад зберігати в Excel даний звіт, ось тут кнопочка збереження в Excel, то врахуйте, що вам просто потім у формулі легкій потрібно зробити різницю між кредитом та дебетом із даного звіту. Ще ви можете проаналізувати які тут дані у звіті. Ми бачимо, що сюди враховано, наприклад 20 000 без аналітики по статті що це було. Ви можете клікнути, розгорнути документи, ми бачимо, що це була податкова накладна. Відкриваємо документ. Податкова була складена на умовний продаж при списанні основних засобів. На вкладці бухгалтерський облік ми бачимо аналітику, що тут не було вказано статтю. Можете вказати статтю, сформувати, або ж виключити цю операцію, наприклад відбором зі сформування звіту, якщо вона вам не потрібна.

Аналогічно ми зробимо зі статтями витрат. Змінимо аналітику, сформуємо звіт, подивимось які рахунки беруть у нас участь у звіті. Відкриємо налаштування, мені здається тут вказано вже відбори, виключили зі звітів ми 91 рахунок та 231, тому що вони мають закриватися на рахунки собівартості у підсумку і щоб нам не задвоювало обороти по цих рахунках, ми поставили їх у виключення. Я покажу якби було сформовано з ними, от ми бачимо наш 91 ось тут і його ж знову ж таки собівартість на 90. І з 23 в принципі у нас аналогічно буде. Тоді ми виключаємо у відборі, формуємо звіт, можемо згрупувати до першого рівня, щоб він був. До першого рівня в нас із групами можемо згрупувати до другого рівня або поставити, що ми не будемо використовувати групування ще й по папкам. Але якщо ви хочете, щоб відображення було по групі витрат також можна зробити, то створюйте папки у довіднику витрат і формуйте уже в налаштуваннях показників у вкладці із групуванням в статті витрати із групами. Якщо не потрібно групування, зробимо ставити без груп. Натискаєте сформувати. Редагуєте відображення. І все, можете зберігати даний звіт в Excel і уже за допомогою функції Excel об'єднати показники із доходами й витратами в один звіт і надати йому зручну для вас форму.