Компенсація за відпустки до і після 31 грудня 2023:
правила заокруглення

Ви дізнаєтесь:

• Про нові правила визначення суми компенсації за невикористані відпустки
• Про алгоритм розподілу днів відпустки від Мінекономіки
• Які правила заокруглення застосовуються при розрахунку днів відпустки

Після внесення з 12 вересня 2023 року змін до Порядку обчислення середньої зарплати № 100 запроваджено новий підхід для визначення суми компенсації за невикористані відпустки. Вже було багато роз’яснень, як розв'язати цю проблему. У цьому випуску підсумуємо й розберемо на прикладах, як все ж таки правильно визначити належні дні відпустки до і після 31 грудня 2023 року.

Визначення кількості днів щорічної відпустки до та після 31.12.2023 року

В абзаці 2 п. 2 Порядку № 100 визначено: «Обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 р., проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році».

Починаючи з лютого 2024 року, на виконання цієї норми бухгалтерам доводиться визначати 2 середні зарплати:

1. для компенсації днів відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 року в загальному випадку, виходячи із виплат за розрахунковий період січень-грудень 2023 року;

2. для компенсації днів відпустки, право на які виникло після 1 січня 2024 року, для якої розрахунковий період визначають в загальному порядку – останні 12 місяців, що передують місяцю виплати компенсації.

Відповідно й сама компенсація також має поділятися на 2 частини: компенсація за відпустки, права на які набуті до 31 грудня 2023 року і після цієї дати.

А це приводить до того, що потрібно правильно визначити належні дні відпустки до і після 31 грудня 2023 року.

Перша проблема, з якою стикнулися роботодавці, – заокруглення днів щорічної відпустки. Загальна кількість днів щорічної відпустки, яку слід компенсувати працівнику, інколи відрізняється від сумарної кількості днів відпустки до і після 31 грудня 2023 року. Про те, як розв'язати цю проблему, розповіли Мінекономіки у листі від 26.02.2024 р. № 4707-05/14491-09.

У статті 6 Закону України «Про відпустки» вказано: «Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору».

Якщо працівник відпрацював робочий рік повністю, то йому за такий робочий рік належить щорічна основна відпустка повної тривалості. Але якщо працівник звільняється до завершення робочого року, або в робочому році були періоди, які не зараховують до відпускного стажу, то дні відпустки, на які має право працівник, визначають розрахунковим шляхом.

Алгоритм розподілу днів відпустки від Мінекономіки

У листі № 4707-05/14491-09 Мінекономіки наголошує: кількість днів щорічної основної відпустки працівника розраховують, виходячи з фактичної належної йому тривалості такої відпустки, яка визначається пропорційно відпрацьованому ним часові. Втім загального нормативно-правового акта, що визначав би порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки, немає.

Як тоді це зробити? Відповідь Мінекономіки така: враховуючи те, що відповідно до частини 1 ст. 5 Закону України «Про відпустки» тривалість відпусток незалежно від режимів та графіків роботи розраховується в календарних днях, при підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу доцільно використати механізм нарахування оплати за дні відпустки, закладений у Порядку № 100. Тобто прив'язку розрахунку днів відпустки робити до календарних днів робочого року, в якому працював працівник. До речі, аналогічна думка була й раніше у старих роз’ясненнях Мінпраці та Мінсоцполітики.

Порядок розрахунку днів відпустки

Тривалість щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу можна розрахувати так:

• Спочатку визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів загалом за робочий рік.

• Потім одержаний результат множимо на кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді.

• Далі з урахуванням математичних правил округлення визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які підлягають компенсації.

Аналогічно окремо розраховуємо періоди з початку робочого року працівника до 31 грудня 2023 року та з 1 січня 2024 року по день звільнення.

При чому не забуваємо, що згідно з частиною 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», який набрав чинності 24 березня 2022 року, в період дії воєнного стану не застосовуються норми, зокрема, ст. 73 Кодексу законів про працю України, якою встановлено святкові й неробочі дні. Тобто дивимось на конкретний робочий рік та чи є в такому робочому році святкові/неробочі дні

Зверніть увагу! Спочатку визначаємо загальну кількість днів відпустки за робочий рік, які слід компенсувати працівнику, а вже потім розподіляємо їх на періоди до і після 31 грудня 2023 року за аналогічним алгоритмом. Але не завжди можна вийти на загальну кількість днів, що підлягають компенсації. Розгляньмо це далі на конкретному прикладі.

Приклад розрахунку днів щорічної відпустки з розподілом до та після 31.12.2023

Робочий рік працівника почався з 23 вересня 2023 року, звільнення було 9 лютого 2024 року.

• Визначаємо кількість днів відпустки, які приходяться на 1 к. дн. за повний робочий рік з 23.09.2023 по 22.09.2024:

  • 24 : (366 - 8) = 0,0670.

  Зверніть увагу! Тут із розрахунку виключаємо 8 святкових днів, адже на момент звільнення воєнний стан було встановлено до 14 лютого 2024 року, і на такий повний робочий рік прийшлось 8 святкових днів: 8 березня, 1, 5, 8 травня, 23, 28 червня, 15 липня, 24 серпня.

• Визначаємо календарні дні стажу за робочий рік з 23.09.2023 по 09.02.2024. Маємо 140 к. дн., що зараховуються до відпускного стажу.

• Перемножуємо отримані величини й маємо що за робочий рік з 23.09.2023 по 09.02.2024 працівнику належить 9 к. дн. щорічної відпустки, які слід компенсувати при звільненні:

  • 0,0670 × 140 = 9,38 ≈ 9 к. дн.

Також на виконання п. 2 Порядку № 100 потрібно визначити окремо дні відпустки до 31 грудня 2023 року та після. Визначаємо аналогічним шляхом:

• За період до 31 грудня 2023 року працівник відпрацював 100 к. дн. За цей період він має право на 6,7 дня відпустки, або з урахуванням математичних правил закруглення – 7 днів.

  • 0,0670 × 100 = 6,70 ≈ 7 к. дн.

• За період з 1 січня по 9 лютого 2024 року він відпрацював 40 календарних днів і має право на 2,68 дня відпустки, або з урахуванням заокруглення – 3 дні.

  • 0,0670 × 40 = 2,68 ≈ 3 к. дн.

• Маємо в загальному підсумку 10 днів. Проте, за такий робочий рік працівнику належить 9 днів щорічної відпустки. 

Вихід з цієї ситуації наведено у листі № 4707-05/14491-09. Мінекономіки радить для збереження загальної кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають оплаті, порівнювати за математичною більшістю або меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми та коригувати число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів в кожному з них після порівняння цифр.

В нашому прикладі до заокруглення маємо 6,7 дня відпустки до 31 грудня 2023 року, та 2,68 дня з 1 січня 2024 року. Потрібно порівнювати цифри після коми.

В періоді до 31 грудня 2023 року перша цифра після коми – «7», а в періоді після 1 січня 2024 року перша цифра – «6». Сімка більша, тому:

• В періоді до 31 грудня 2023 року дні відпустки заокруглюємо в більшу сторону – буде 7 днів.

  • 0,0670 × 100 = 6,70 ≈ 7 к. дн.

• В періоді після 1 січня 2024 року залишаємо цифру до коми, тобто не округлюємо – буде 2 дні.

  • 0,0670 × 40 = 2,68 ≈ 2 к. дн.

• Сумарна кількість буде збігатися із загальною за робочий рік – 9 календарних днів.

Якщо після коми перші цифри однакові, то порівнюємо таким чином другу цифру, третю і так далі. Де цифра більша – результат збільшуємо на одиницю.

Приклад застосування правил заокруглення при розрахунку днів відпустки

Працівник звільняється, і за робочий рік по день звільнення за розрахунками з урахуванням математичних правил заокруглення йому слід компенсувати 10 днів невикористаної щорічної відпустки. Але при розподілі днів до і після 31 грудня 2023 року вийшли такі цифри:

• До 31 грудня 2023 року – 7,50 к. дн. відпустки, з урахуванням математичних правил заокруглення – 8 днів.

• Після 31 грудня 2023 року – 2,51 к. дн. відпустки, з урахуванням заокруглення – 3 дні.

• Загалом – це 11 днів, тоді як загальна кількість днів відпустки – 10.

Потрібно відкоригувати дні відпустки в періоді до або після 31 грудня 2023 року. Тут також використовуємо алгоритм запропонований Мінекономіки: порівнюємо за математичною більшістю або меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми та коригуємо число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів в кожному з них після порівняння цифр.

В цьому прикладі перші цифри після коми однакові – цифра «5». Тому порівнюємо за математичною більшістю/меншістю наступну другу цифру після коми.

В періоді до 31 грудня 2023 року друга цифра після коми «0», в періоді після – «1». Тому:

• До 31 грудня 2023 року – 7,50 к. дн. залишаємо без заокруглення.

  • 7,50 к. дн. ≈ 7 к. дн.

• Після 31 грудня 2023 року – 2,51 к. дн. заокруглюємо в більшу сторону.

  • 2,51 к. дн. ≈ 3 к. дн.

• Загальна кількість днів – 10 днів.

Аналогічно діємо, якщо сумарна кількість днів у періодах до і після 31 грудня виявилась через заокруглення меншою ніж загальна. Наприклад, при підрахунку днів невикористаної відпустки отримуємо:

• До 31 грудня 2023 року – 7,41 к. дн. відпустки, з урахуванням математичних правил заокруглення – 7 днів.

• Після 31 грудня 2023 року – 2,40 к. дн. відпустки, з урахуванням заокруглення – 2 дні.

• Загалом – це 9 днів, тоді як загальна кількість днів відпустки – 10.

Округлюємо дні в періоді до 31 грудня 2023 року до 8 к. дн. і в періоді після 31 грудня 2023 року – до 2 к. дн., знову порівнюючи за математичною більшістю/меншістю першу, другу, третю цифри після коми. В цьому прикладі порівнювали другу цифру після коми, оскільки перша є однаковою.