Нові умови і строки зберігання бух/фін документів!
Штрафи для ФОПів і юросіб

Ви дізнаєтесь:

• Про нові строки зберігання документів
• Про відповідальність за неналежне зберігання документації

З 10 лютого змінено строки зберігання бухгалтерських і фінансових документів не тільки для юридичних осіб, але й і для фізичних осіб підприємців. Як змінились строки зберігання документів та яка існує відповідальність за неналежне зберігання документації? Відповіді на ці запитання отримаєте у цьому випуску.

Внесено зміни до наказу, що визначає строки зберігання документів

Наказом Мін'юсту від 04.01.2024 р. № 40/5 внесено зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5. Наказ № 40/5 набрав чинності 10.02.2024 р.

Як відомо, зазначений Перелік визначає строки зберігання документів.

Змінами уточнено, що строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються фізичними особами – підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин. Раніше це було добровільним для ФОП.

Нові строки зберігання документів

Строк зберігання для документів та інформації, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для ФОП встановлюється відповідно до ПКУ та становить 3 роки (п. 1.4 Переліку).

Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов'язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності (п. 2.10 Переліку). 

Збільшено строк зберігання окремих конкретних документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності. У переважних випадках він виріс з 1 або 3 років до 5.

Крім того – документи, пов'язані з предметом податкової перевірки, інспектування або ревізією органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення. А якщо таке оскарження подане, то протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи. А якщо і судове рішення оскаржується, то протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе.

Якщо сплинув мінімальний строк зберігання документів, це стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), то такі документи підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).

Для документів та інформації, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 ПКУ, а саме документів, які стосуються контрольованих операцій, строк зберігання становить не менше 7 років.

Крім того, викладено у новій редакції ст. 311 Переліку, яка визначає тривалість зберігання фінансової звітності.

Також у новій редакції виклали норми Переліку щодо зберігання проєктів землеустрою та іншої землевпорядної документації, документації щодо програмних продуктів.

Відповідальність за незалежне зберігання документації

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

При цьому видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії та з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера.

За порушення процедури збереження і знищення бухгалтерських документів чинним законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.

Так, недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до семи 7 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб – від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Крім того, у разі проведення перевірки контролюючими органами відсутність документів призводить до невизнання підтвердженими даних підприємства щодо сум витрат та до відповідних наслідків.