Заповнення авансового звіту про видачу коштів на госппотреби

Ви дізнаєтесь:

• У яких випадках складання звіту є обов'язковим
• Від чого залежить термін видачі підзвітних коштів
• Як на практиці заповнити авансовий звіт

Законодавчі норми щодо форми та порядку складання авансового звіту

Закон № 2888 вніс зміни до порядку та правил складання авансового звіту ще із 1 квітня 2023 року. Втім, оновлена форма самого авансового звіту з'явилася трохи пізніше – у травні, завдяки появі наказу Мінфіну № 239, який у свою чергу, запрацював із 13 липня 2023 року.

Отже, при складанні авансових звітів у випадках, передбачених Податковим кодексом, починаючи із 13 липня, слід орієнтуватися на нову редакцію цього документа.

Підстави для складання авансового звіту при видачі коштів на госппотреби

Нагадаємо, що випадки подання звіту згадуються у пп.170.9.4 ПКУ.

Так, згідно із пп. «а» підставою для подання звіту є наявність оподатковуваного доходу, що у випадку із видачею коштів на госппотреби може виникнути переважно у разі несвоєчасного звітування. Згідно із пп. «б» ще однією підставою складання звіту є використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Отже, подання звіту буде обов’язковим, коли видача коштів на госппотреби:

1. не пов’язана із відрядженням;
2. здійснюється у готівковій формі, в тому числі шляхом зняття готівки із платіжної картки.

Натомість, якщо витрачання коштів на госппотреби здійснено виключно у безготівкові формі, подання звіту не є обов’язковим, як власне, прямо зазначено у ПКУ.

Приклад заповнення авансового звіту за новою формою

11 вересня 2023 року на госппотреби із каси підприємства (ТОВ «Перемога»):

• видали готівкові кошти на закупівлю канцтоварів – 1500 грн;
• витратили на канцтовари  – 1000 грн.

Залишок повернули 11 вересня 2023 року – 500 грн. Для підтвердження витрат надали чек РРО.

Звіт разом із залишком коштів представлений у бухгалтерію підприємства того самого дня.

Нагадаємо, що наразі ПКУ не встановлює окремих термінів звітування для таких операцій, коли підзвітні суми видаються і витрачаються готівкою. Отже, обираємо найбезпечніший варіант звітування «день у день».

До речі, п. 19 розділу ІІ Положення № 148 встановлює окремі терміни видачі коштів під звіт, зокрема на госппотреби за різних випадків. Ці терміни коливаються від 10 днів на закупівлю сільгосппродукції, як зазначено у підпункті один, до двох робочих днів, включаючи день видачі готівки – на всі інші виробничі (господарські) потреби.

Отже слідкуємо, щоб дата авансового звіту та дата касового документу на видачу готівки, яка фіксується в Звіті (про це докладніше – далі) були у межах відповідного проміжку часу.

Лицьова частина звіту

• Ставимо номер та дату: 11 вересня 2023 року.

• Ліворуч:

  • Позначаємо податкового агента: назву підприємства (ТОВ «Перемога»), який видав кошти, і його податковий номер.

  • Нижче вказуємо підзвітну особу, яка отримала кошти, і її ІПН. Бачимо, що цей реквізит є обов’язковим!
    А також зазначаємо мету, на яку видаються кошти: на госппотреби.

• Праворуч:

  • Реквізити й суму, у якій затверджено сам звіт, має заповнити керівник. Вказуємо суму цифрами та прописом.
    У нашому прикладі – 1000 грн (Одна тисяча грн).

  • Фіксуємо дату затвердження (11 вересня 2023 року) та не забуваємо про підпис керівника.

• Нижче, у таблиці ліворуч, зазначаємо інформацію про стан авансових розрахунків. Цю таблицю може заповнити підзвітна особа.

  • Фіксуємо, що відсутні залишки попереднього авансу і перевитрата.

  • Позначаємо реквізити видаткового касового ордеру по якому був виданий аванс (1500,00 грн).
    За умовами прикладу дата документу на видачу готівки співпадає із датою авансового звіту. Але пам’ятаємо, що у загальному випадку між датою видачі коштів за датою ВКО та датою витрачання має бути не більше двох днів.

  • Фіксуємо загальну суму видачі: за умовами прикладу повторюємо нашу суму (1500,00 грн).

  • Вказуємо загальну суму витрат на госппотреби (1000,00 грн).

  • Вводимо результат. У нашому випадку це залишок, який має бути повернутий (500,00 грн), перевитрата відсутня.

• В таблиці праворуч бухгалтер фіксує необхідні проведення. В нашому випадку:

  • Для обліку витрат – рах.92.

  • Для розрахунків із підзвітними особами – рах.372.

  • Готівка проходить через рах.301 як на видачу, так і на повернення залишку.

• Під таблицями:

  • Підзвітна особа зазначає інформацію про додаток у вигляді документів, які підтверджують витрати.
    У нашому прикладі – 1 документ.

  • Бухгалтер, який приймає авансовий звіт, фіксує внесення залишку готівки по відповідному платіжному документу.
    За прикладом – по прибутковому касовому ордеру (від 11 вересня 2023 року).

• Оскільки за умовами нашого прикладу підзвітна особа відзвітувала вчасно, та не виникло питань із сумою витрат, рядок із розрахунком податку залишаємо незаповненим.

• Також не забуваємо про підписи. В кінці лицьового боку звіту це підписи підзвітної особи та бухгалтера.

Зворотна частина звіту

На зворотному боці наводимо інформацію про документи, які підтверджують використання підзвітних сум.

Нагадаємо, що п. 170.9.2 ПКУ встановлює особливі умови підтвердження витрат підзвітних сум у разі використання платіжних інструментів. Вартість витрат має бути засвідчена документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Але в нашому виприкладі витрата була здійснена готівкою, і на підтвердження був наданий чек РРО. Щодо чеку рекомендуємо зазначити:

• продавця (ТОВ «Олівець»);
• фіскальний номер чеку, що однозначно ідентифікує цей розрахунковий документ;
• дату та час проведення розрахункової операції;
• зміст операції (купівля канцтоварів).

На зворотному боці ставить підпис і дату складання лише підзвітна особа.

На цьому все, авансовий звіт складено! Сподіваюся, ви з легкістю зробите це самостійно.