Первинку втрачено: як скласти фінзвітність

Законодавчі норми щодо відновлення втрачених первинних документів

В Податковому кодексі передбачені правила відновлення знищених первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку. В цих правилах зазначається. По-перше, платник податків зобов'язаний письмово повідомити податкову за місцем обліку про втрату первинки протягом 5 днів від дати такої події. По-друге, до повідомлення необхідно додати документи, які підтверджують настання події, унаслідок якої відбувалася втрата, пошкодження чи знищення первинних документів. По-третє, для відновлення первинки платнику податків відведено 90 календарних днів, з дня наступного за днем повідомлення про це податківців. Але під час війни ці правила вдається виконати далеко не завжди. Тому законодавці прийняли Закон №2173, у якому передбачено низку воєнних спец. норм для таких випадків. Ці спец. норми стосуються тих платників, що не можуть пред'явити первинку, на підставі якої сформовано показники, пов'язані з визначенням об'єктів оподаткування та податкових зобов'язань. Підставами неможливості пред'явлення первинних документів може бути їх втрата або знищення чи зіпсування, або знаходження їх на територіях, на яких ведуться бойові дії, а також неможливості їх вивезти. Спец норми поширюються на тих платників, які провадили діяльність на територіях, на яких ведуться або велися бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих, відповідно до переліку ТОТ, визначених Кабміном та затверджених Мінреінтеграції. Зверніть увагу, що у разі, якщо втрата документів не пов'язана з проведенням бойових дій, платник податків немає права застосовувати вищезгадані спец. норми. Отже, прийдеться: по-перше, відновити втрачену первинку; а по-друге, своєчасно повідомити податківців про втрату.

Способи відновлення втрачених первинних документів

Процес відновлення втраченої первинки, якщо вона є в електронній формі, немає проблем, звісно якщо електронні носії не пошкоджені, а у цьому випадку достатньо буде роздрукувати відповідні документи й засвідчити підписами керівника і головного бухгалтера. Далі, на підставі відновленої первинки, можна вже сформувати відповідні регістри обліку та звітності.

Також можна відновити документи через контрагентів та держоргани. Для цього необхідно звернутися до них у письмові чи електронній формі для надання відповідних дублікатів або копій.

Для того, щоб повідомити податківців про втрату первинних документів платнику необхідно подати до податкової за місцем обліку письмове повідомлення про неможливість вивезти первинку чи втрату первинних документів. Таке повідомлення складають у довільній формі за підписом керівника та головного бухгалтера. В повідомленні зазначають обставини, що призвели до втрати або неможливості вивезення первинних документів, строки звітних періодів, за які втрачено документи, та перелік документів. Після надання такого повідомлення дані та показники податкової звітності за вказаний період навіть без наявності первинних документів не можуть бути піддані сумніву. Таке повідомлення платних цілком може надіслати через електронний кабінет у меню «Листуванні з ДПС». В такому випадку платники не підлягають податковій перевірці щодо зазначених у повідомленні звітних періодів, у тому числі по завершенню воєнного стану. Після подання до податкової повідомлення запроваджують мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні звітних періодів. Зверніть увагу, що якщо платник податків безпідставно застосував спец норми або подав повідомлення про втрату первинки, то він вважається таким, що ухиляється від сплати податків та несе відповідальність, передбачену Податковим кодексом.

Підсумки. Якщо під час дії воєнного стану ваше підприємство перебувало на територіях, на яких ведуться або велися бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих відповідно до переліку ТОТ, визначеного Кабміном та затвердженого Мінреінтеграції, і ви втратили первинні документи та регістри бухгалтерського обліку, вам необхідно спробувати відновити втрачені документи й обов'язково письмово повідомити податкову за місцем обліку про втрату первинки, щоб убезпечити себе від відповідальності та штрафів.