Масштабні зміни щодо оформлення первинних документів|

Законодавчі акти, що регламентують оформлення первинних документів

Наказом Мінфіну від 28.12.2022 р. №467 внесені зміни до нашого класичного Положення, яке розглядає питання оформлення первинних документів і яке є добре знайомим кожному бухгалтеру, тому що за складом, за змістом первинних документів ми з вами дуже і дуже ретельно слідкуємо. Отже, оскільки зміни мають доволі масштабне наповнення, ми з вами розглянемо такі головні моменти, які треба врахувати у роботі. І звертаю вашу увагу, що зміни набирають чинності з дня офіційного опублікування, але в принципі це не означає, що до певного числа маємо застосовувати все по старому, а вже з нового числа застосовувати все по новому. Чому? Тому що зміни, вони більш змістовні й в нас є можливість застосовувати їх по суті.

А якщо ви вже дивилися на ці зміни, будь ласка, поставте свої реакції в коментарях і напишіть, яка зі змін для вас була найбільш суттєва.

Оновлене визначення «первинні документи»

Перше на що хочу звернути увагу, це визначення первинних документів. Нарешті маємо в Положенні №88 визначення, яке ідентичне визначенню Закону про бухгалтерський облік. Адже якщо ми подивимось на стару редакцію, яка була присутня в п. 2.1 гл. 2 Положення №88, то окрім традиційних первинних документів, які містять відомості про господарські операції, Положення №88, отже в уявленні Мінфіну, до первинних документів відносилися ще і розпорядчі документи, а також дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Що строго кажучи не відповідає визначенню первинних документів, як я вже зазначила, в Законі про бухгалтерський облік. Отже, наразі, маємо повну уніфікацію. Первинні документи, це документи, які стосуються господарських операцій. Ну а кажучи простою мовою, це документи, дивлячись на які, я, як бухгалтер, можу зробити бухгалтерське проведення: дебет, кредит, сума.

Наступна зміна, яка варта нашої уваги. Тут, знаєте, я б хотіла навіть сказати таке гасло: «Геть окупантську мову!». Чому? Тому що це є не секрет, що дуже часто паралельно з українською мовою в первинних документах ми з вами застосовували мову російську, адже Положення №88 давало нам таку можливість. Старий пункт 1.3 зазначав, що поряд з українською мовою, яка використовується для складання первинних документів, ми могли застосовувати й іншу мову. І як я вже сказала, під цією «іншою мовою» зазвичай малася на увазі мова російська. Що ми маємо після змін? Як ви бачите, в оновленому пункті, він до речі вже буде мати нову нумерацію, пункт 1.4, згадується виключно українська мова. Ну а якщо у вас є документ будь-якою іноземною мовою, то зверніть, будь ласка, увагу, що такий документ для того, щоб бути підставою для відображення записів у бухгалтерському обліку, має мати впорядкований аутентичний переклад саме на українську мову.

І наступна зміна, яка також варта нашої уваги, це згадка про печатки. Нагадаю, що наразі в Положенні №88 і це не останні зміни, в нас реквізити первинних документів ділилися на основні, які відповідають змісту Закону про бухгалтерський облік і певні додаткові. Наразі серед додаткових документів з’явилася згадка на печатку. Отже, для всіх тих, хто отримуючи первинний документ не бачив печатки й починав нервувати, що за відсутності печатки можуть бути якісь такі негативні наслідки, будь ласка, заспокойтеся, тому що наразі бачимо печатку лише у складі додаткових реквізитів. Ну і суто формальна правка щодо посилання на Державний реєстр, який дає ідентифікаційні коди підприємств, установ, маємо повну правильну назву Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань.

Правила складання електронних документів

Наразі ще маємо дві глобальні зміни.

Перша з них стосується оформлення електронних документів і складання копій, а також вилучення копій документів і оригіналів. Нагадаю, що до змін у відповідному пункті Положення №88 були тільки но коротенькі нотатки стосовно того, як слід складати електронні документи. Наразі маємо цілих чотири нові абзаци. Про що у такому випадку йдеться? По-перше, йдеться про легалізацію електронних документів, які створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційних систем. Але зверніть, будь ласка, увагу, що для того, щоб застосовувати ці документи у бухгалтерському обліку маємо забезпечити накладання на такі документи електронного підпису чи печатки. Ну а якщо ми з вами кажемо про копії, то власне дійсно за вимогу інших учасників господарських операцій і в певних випадках вимоги правоохоронних органів будуть накладати на нас зобов’язання своїм коштом виготовляти копії на паперових носіях. Ну відповідно якщо такої вимоги немає, ми можемо залишити наш електронний документообіг виключно в електронному вигляді.

Порядок вилучення копій документів

Питання щодо вилучення копій документів або вилучення оригіналів. Наразі бачимо, що впорядковане питання, яке стосується вилучення копій. Адже таке вилучення копій, по-перше, має бути зроблене лише за рішенням відповідних органів, які мають на це повноваження і які передбачені законом. Окрім цього, під вилучені копії документів ми обов’язково маємо встановити реєстр, скласти реєстр документів, які вилучаються. Ну а те, що стосується оригіналів, зверніть, будь ласка, увагу, тепер ми, як то кажуть «чорним по білому», бачимо, що вилучення оригіналів забороняється, так само як і вилучення реєстру копій, які ми вже віддали. Отже, у нас з’явилися додаткові аргументи на документальні перевірки для того, щоб забезпечити, убезпечити, безпеку копій наших документів і особливо оригіналів.

Нові правила виправлення помилок в первинних документах

Ну і нарешті остання зміна, яка дуже глобально, дуже масштабно, вона просто дає нам нову редакцію глави 4 Положення №88 і стосується вона виправлення помилок. Але не хвилюйтесь, Мінфін не переписав повністю алгоритм виправлення помилок, а лише уточнив. І отже, що ми маємо у «сухому залишку»? По-перше, маємо, як і були в Положенні №88, згадки про три способи виправлення помилок в первинних документах і облікових регістрах. Йдеться про способи: червоне сторно, коректурний і додаткові проведення. Крім цього чітко розписано, який саме спосіб може використовуватися для паперових документів і який спосіб може використовуватися для електронних документів. І до цього ще зроблено зазначення щодо того як саме цей спосіб має бути використаний в документі, в залежності від форми (паперовий або електронний). До прикладу, якщо йдеться про спосіб червоне сторно, бачимо, що до паперового документа ми робимо мінусове проведення ручкою червоного кольору і потім проведення на правильну суму (за необхідності). Ну а коли йдеться про електронний документ, Мінфін згадує про здійснення зворотного запису. Те що стосується коректурного способу, це є виключно спосіб для паперових документів. Ну а додаткові проведення, зверніть, будь ласка, увагу, і для паперових, і для електронних документів передбачають проведення на суму різниці.

Питання щодо виправлення помилок минулих періодів

І на останок. Питання, яке стосується віднесення виправлених помилок до певних періодів. Ось тут наразі ставлю величезний знак питання і до речі мені буде цікаво побачити ваші думки у коментарях. Чому знак питання? Тому що алгоритм, який надає наразі Положення №88 стосовно того в якому періоді мають бути проведені відповідні записи щодо виправлення помилок, трошечки відрізняється від того алгоритму, який ми з вами маємо наразі в національному стандарті 6. Нагадаю, що стандарт 6 згадує про ретроспективний метод і по суті абсолютно всі проведення, абсолютно всі записи щодо виправлення помилок в бухгалтерському обліку мають бути уособлені проведення по Дт/Кт 44 рахунку, звісно якщо йдеться про доходи й витрати. І відповідно такий запис має бути зроблений на початок звітного періоду, в якому така помилка буде виправлятися. Але якщо ми з вами подивимось про оновлений алгоритм Положення №88, тут бачимо трошечки інші настанови. По-перше, згадують спосіб сторно, а по-друге, згадується прив’язка до місяця, в якому виявлена помилка.

Отже, що з цим робити, давайте з вами подумаємо разом в коментарях. Ну і будемо чекати відповідні роз’яснення від Мінфіну.

Підсумки. Отже, давайте з вами підсумуємо все те, про що ми почули. Наказ №467 вніс зміни до базового Положення №88 щодо оформлення первинних документів. І серед головних новацій маємо такі. Змінено визначення первинного документа, наразі це стосується виключно оформлення господарських операцій. До цього мамо ще уточнення щодо мови складання первинних документів і додаткових реквізитів. Най глобальніша новація стосується процедури виправлення помилок. Але вона дещо не збігається із процедурою, яка прописана в Національному стандарті №6. Окрім цього також маємо настанови як вести бухгалтерський облік, автоматично складені електронні документи, і що робити із копіями електронних документів, і коли необхідно їх складати для вилучення, і що робити із вилученням оригіналів.