Занижено або завищено суму лікарняних: що робити роботодавцю

Види помилок та способи їх виправлення при заниженій сумі лікарняних

Ми занизили лікарняні. І як роз’яснював Фонд соцстраху: якщо бухгалтерією підприємства при обчисленні середньоденного розміру зарплати для розрахунку допомоги, приміром, по вагітності та пологах, чи по тимчасовій непрацездатності, була допущена помилка, у зв’язку з чим виникла недоплата такої допомоги, то звісно у такому разі необхідно здійснити перерахунок і провести таку доплату. Але які при цьому можуть бути помилки? Помилки можуть бути в неправильно обчисленому страховому стажі. І за правило обчисленим страховим стажем взагалі можуть бути помилки, взагалі під час самих обчислень. Так ось, якщо у нас помилки у страховому стажі, то відповідно працівник відділу кадрів, який за це відповідає, він надає в комісію або уповноваженому соцстраху доповідну записку, в якій зазначає правильний стаж. І далі вже комісія або уповноважений соцстраху оформлює протокол, в якому вже слід зазначати правильний відсоток оплати на підставі зміненого страхового стажу. І надає вже цей оригінал протоколу до бухгалтерії разом з доповідною запискою. Ну і вже бухгалтерія маючи новий протокол готує новий розрахунок оплати лікарняного. Відповідно складає бухгалтерську довідку про донарахування, ну а можлива ситуація, коли це буде навіть і на сторнування, проведеної виплати мат. забезпечення.

Якщо це виключно помилки в середній зарплаті. Тобто зі стажем все добре, стаж добре відображений у протоколі, але помилки виключно у нас під час розрахунку середньої зарплати. Звісно бухгалтер складає доповідну записку. Тобто достатньо скласти доповідну записку особі, яка виявила помилку бухгалтерської довідки. Ну і по факту відбувається вже новий розрахунок середньої й допомоги. І якщо це перші 5 днів, тут доволі все просто. Розраховуємо, фіксуємо в бух довідці, донараховуємо суму, якої не вистачало і виплачуємо цю суму працівникові.

Заповнення заяви-розрахунку з метою дофінансування виплат за рахунок ФСС

Якщо ж це донарахування за рахунок Фонду соцстраху, ми так само розраховуємо все в бух довідці, донараховуємо, подаємо заяву-розрахунок до фінансування й обов’язково повідомляємо Фонд соцстраху про помилку. Тобто разом з заявкою на певну суму, яку нам треба дофінансувати, надаємо ще обов’язково письмові пояснення. Як ми при цьому заповнимо саму заяву-розрахунок? Там є графа 13, 14, це дні які підлягають оплаті. І ось, якщо ви оплатили не всі дні, то треба зазначити додаткову кількість неоплачуваних днів. Якщо по факту у вас і так були раніше оплачені всі дні, але в неправильній сумі (в заниженій сумі), то ви, по факту, вже графу 13-14 заповнювати не будете. Але у будь-якому разі ви звісно заповните суму всього, тобто суму доплати. При цьому також ви заповнюєте дані про застраховану особу, номер листка непрацездатності, період непрацездатності, ну і звісно причину. І обов’язково ще подаєте у Фонд соцстраху такий лист-пояснення, зразок якого ви бачите на слайді. Тобто від конкретного страхувальника, з його кодом, з номером у Фонді соцстраху, що цей страхувальник повідомляє про самостійно знайдену помилку в нарахуванні листка непрацездатності, такого-то конкретного. Такої-то застрахованої особи, який був раніше замовлений в заяві-розрахунку за таким-то номером. Детально описуємо помилку. І у зв’язку зі зазначеним просимо профінансувати донараховану суму на підставі ось цієї нової заявки-розрахунку. Тому щоб не було такого, що потім Фонд соцстраху побачив якісь там додаткові гривні, копійки тощо і буде думати, гадати, ну я ж вам начебто і так вже раніше провів фінансування. Тому обов’язково разом з новою заявкою на до фінансування ще такий лист-пояснення.

Алгоритм дій роботодавця при завищеній сумі лікарняних

Під час розрахунків лікарняних в більшості випадків бухгалтери допускають не лічильні помилки. Тобто ваше трактування Порядку №1266 і ваше трактування Порядку №100, призводить до того, що ви більше виплачуєте лікарняних.

Якщо страхувальник самостійно виявив помилку, в наслідок такої суми допомоги, що надається за рахунок Фонду завищена, тобто за наявності звісно відповідної бухгалтерської довідки, то страхувальнику необхідно повернути зазначені кошти на рахунок робочого органу Фонду соцстраху. Ну звісно повернути зайве. І обов’язково письмово, листом, повідомити відповідний робочий орган Фонду, в якому зазначити суму повернутих коштів, дату їх повернення і копію платіжного документу з відміткою банківської установи про виконання, а також зазначити, за який період у нас повертаються кошти. Ну і звісно реквізити заяви-розрахунку. Або якщо це було там ще до жовтня 2018 року – дату нарахування матзабезпечення страхувальника по страхових випадках там до 1 січня 2011 року. Тобто все це повернути, звісно, і ще у Фонд надіслати лист.

У разі здійснення фінансування видатків на підставі заяви-розрахунку зазначити дані про застрахованих осіб, по яких здійснено зменшення суми профінансованого матзабезпечення. А саме: прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи, і номер страхового свідоцтва (ідентифікаційний номер) або серію та/або номер паспорта, серію та/або номер листка непрацездатності, у разі необхідності, виправлену кількість днів тимчасової непрацездатності та суму матзабезпечення. Ну і зазначити причини зменшення суми матзабезпечення (причини, що призвели до невірного розрахунку суми матзабезпечення). Тобто все це ще в листку прописати, в поясненні. І по факту так як це виглядає на слайді. Тобто від кого, від якого страхувальника, з яким кодом, з яким номером у Фонді, повідомляє, цей страхувальник, про самостійно знайдену помилку в нарахуванні листка непрацездатності, конкретний листочок, замовленого в заяві-розрахунку, конкретно раніше. Далі детально описує помилку. І надміру замовлені кошти, в сумі такій-то, повернуті в повному обсязі таким-то платіжним дорученням.

Ну якщо страхувальник виявив надлишково нараховані суми матзабезпечення, що були профінансовані Фондом соцстраху, за умови повернення коштів та надання письмового пояснення, звісно звіт про заборгованості страхувальника зі сплати страхових коштів до Фонду, він подаватися не буде.