Чи можна підписувати документи в неробочий час

Що робити, якщо документи підписують, коли відповідальна особа (керівник, бухгалтер, інший працівник) перебуває у відпустці або відрядженні?

***

Повноваження керівника та працівників

Зараз багато хто оформив призупинення дії трудового договору або відпустку без збереження заробітної плати, хтось пішов у звичайну відпустку, хтось на лікарняному, – але в цей час підписуються первинні документи. Чи можна це робити?

Час від часу мені юристи кажуть: «Ну, що ви кажете? Директор призначається за статутом і відповідає вдень і вночі за своєю посадою. Жодна відпустка чи відрядження не припиняють його повноваження, тому він може їх виконувати у будь-який час, у вихідний, у відпустку, свої повноваження підписувати документи». Ця позиція є в листі Держпідприємництва № 8361 ще від 17.10.2014 року. В той же час, за трудовим законодавством лікарняний або відпустка – це невідпрацьований час. І ви бачите, що лист Мінсоцполітики № 376/06/186-16 від 17.10.2016 року це доводить.

Чому я на ці два контроверсійні листи навела? Тому що ми маємо розуміти: коли працівник перебуває не на роботі, тобто у невідпрацьований час, – будь-який підписаний ним документ є недійсним. Якщо у вас є дохід, вам його ніхто не відкоригує, а з витратами у вас чи у вашого агента (в залежності від того, яка буде конфігурація операцій) будуть проблеми.

Дата складання та підписання електронних документів

А якщо ми підписуємо документи не в робочий час?

Подивімося так: де визначено робочий час ? В правилах внутрішнього трудового розпорядку, або в індивідуальних договорах – малий та середній бізнес зараз, на період воєнного стану, отримали таку можливість.

Що у нас прописано? «З» і «по», наприклад, з 09:00 до 18:00. У звичайному документі паперовому стоїть фіксація? Ні. Тому в паперовому форматі – коли б не підписали. А от в електронному стоїть час накладання підпису. У листі  ІПК ДПС від 26.05.2020 р. № 2197/6/99-00-07-03-02-06/ІПК є роз'яснення податкової, що в електронному форматі основою є дата складання документа, незалежно від дати накладання електронних підписів. Тобто немає значення коли, у вихідний чи після роботи, накладений підпис.

Складання та підписання документів у вихідний день

Багато запитань виникає по оренді. Наприклад, останній день оренди припадає на 31 число, що є неділею. От мені, хоч помри, акт треба підписувати в неділю, тому що в понеділок вже буде 1 число. Ми можемо дуже багато дискутувати, але неділя у всіх – вихідний день. Робота навіть одну годину у вихідний день вам буде утворювати проблеми з Держпраці під час перевірки. Тому ми можемо, наприклад, в порядку підписання документів, або в регламенті щодо порядку підписання документів, передбачити: якщо останній день буде припадати на святковий або вихідний, або лікарняний, або відпустку, – тоді відповідальна особа буде підписувати в перший робочий день, що слідує за таким неробочим днем. Принаймні, щодо орендних операцій це може бути так.

Підписання документів під час відсутності директора/головного бухгалтера

Хто може підписувати документи під час відсутності директора/головного бухгалтера? Уповноважена особа:

• працівник, право якого підписувати документи під час тимчасового виконання обов'язків зафіксоване в посадовій інструкції;
• працівник, що тимчасово виконує обов'язки із правом підписання документів за наказом.

У першому випадку треба дуже добре опрацьовувати посадові інструкції. Коли ми пишемо за шаблоном одну для чотирьох осіб з однаковою посадою – звісно, там мало що буде написано. Якщо ми пишемо індивідуальну посадову інструкцію – відповідно, можемо прописати, що саме ця особа буде замінювати, наприклад, головного бухгалтера під час його відсутності, а потім буде замінювати касира під час його відсутності.

Сертифікат ключа електронного підпису

Зверніть увагу, що сертифікат електронного ключа підпису передавати не можна. Тому, коли ви визначаєте, хто буде замінювати на час відсутності, бажано відразу брати особу з уже згенерованим ключем, щоб не гаяти час на створення нового.