Втрачено первинні документи: дії бухгалтера

Що ж робити підприємству, якщо у нього немає (не стало) первинний документів? В ПКУ були внесені зміни і вони прописують спеціальні правила для підтвердження даних податкової звітності. Ми говоримо про новий пункт 69.28 підрозділу 10 «Перехідних положень» ПКУ. Як їх будемо розглядати?

По-перше, з’ясуємо кого вони стосуються, ці спец правила. Вони стосуються платників податків і податкових агентів, які провадять діяльність на територіях де ведуться або велися бойові дії та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуванням рф, які не можуть пред’явити первинні документи, які зазначені в ст. 44 ПКУ. Тобто існують загальні правила і існує виняток з цієї загальної норми, і він стосується саме ось тих суб’єктів господарювання, які названі в цьому пункті. І тут я хотіла б зазначити один важливий момент, що перелік таких територій визначається Кабміном і наразі він не затверджений. І зверніть увагу, наразі існує таке розпорядження КМУ від 06.03.2022 р. №204-р, де є перелік територій на яких ведуться бойові дії. Але цей перелік, він застосовується тільки для надання допомоги в рамках Програми «єПідтримка». І тому для податкових ось цих пільг, які у нас є по багатьох моментах, він нажаль не може застосовуватися. І ще один момент, чи чекати його в найближчій перспективі, такий перелік територій? Ну на мій погляд ще зарано про це говорити, тому що війна триває і як можна визначитися, наразі, ну зокрема по окупованих територіях, не можливо уявити собі. Тому треба чекати, бо насправді такого документа ще немає.

Тепер перейдемо до того за яких підстав платники податків можуть застосовувати ось ці, зазначені в п. 69, спец правила. По-перше, якщо первинні документи були втрачені, знищені або зіпсовані. І якщо вивести їх неможливо з зазначених територій. Або це ризиковано для життя і здоров’я, чи неможливо тому що є якісь адміністративні перешкоди, які встановлені органами влади. Що ж потрібно зробити? Ось якщо ці умови виконуються, перша і друга, то платник податку або податковий агент повинен подати в податкову повідомлення про неможливість вивезення первинних документів. І що дає йому таке повідомлення і як його скласти? Ну, по-перше, як його скласти, що там зазначити? Там треба зазначити обставини, що призвели до втрати або неможливості вивезення первинних документів, податкові звітні періоди і загальний перелік первинних документів, за можливості із зазначенням реквізитів і підписати головним бухгалтером і директором. І в мене виникає таке риторичне запитання, а чи реально виконати такі вимоги? Бо у вас може не бути не тільки документів, а ще й комп’ютерів, на яких були встановлені бази даних, де б вони у вас зберігалися в електронній формі. Тому, на мій погляд, ця норма, вона така загальна і далі ще будуть якісь або роз’яснення, або може якісь уточнюючі нормативні документи. Тому що, на мій погляд, в багатьох, нажаль, випадках виконати ось цю умову і зазначити там все, що податкова хотіла б бачити, ну практично не можливо. Але є у платника податків свій інтерес подати таке повідомлення. Що воно дає, якщо ви його подали і у вас його прийняли? Ну, по-перше, дані і показники податкової звітності за податкові (звітні) періоди, зазначені у повідомленні, не можуть бути поставлені під сумнів тільки від того, що відсутні первинні документи. Тобто це не може бути єдиною причиною, ну якщо буде якась перевірка.

Другий момент, повідомлення є підставою для збереження податкових витрат, включаючи витрати у зв’язку з придбанням цінних паперів, корпоративних прав, що дуже важливо, від’ємного значення об’єкта обкладання податком на прибуток (включаючи від’ємний фінрезультат за операціями із цінними паперами/корпоративними правами), податковий кредит з ПДВ, або суму від’ємного значення ПДВ минулих податкових періодів без наявності договірних, розрахункових, платіжних та інших первинних документів. Ну і тут ми розуміємо, що є ще подана звітність, вона вся вже в статусі поданої і вона зберігається на серверах ДПС. Тобто це ж є таке джерело відомостей про ваше підприємство, які вже отримала податкова.

Рухаємося далі. Тертій момент. У податкових звітних періодах, які зазначені в цьому повідомленні, не може бути переглянуте в бік збільшення і сума податкових зобов’язань з податків і зборів, які задекларовані в деклараціях за такі звітні періоди, а також суми від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, які вже були задекларовані, і суми бюджетного відшкодування ПДВ, заявлені в податкових декларація за зазначені звітні періоди. Тобто ось зверніть увагу на ось це зауваження, яке прямо встановлено в цій нормі Податкового кодексу.

Четвертий момент. Після подання цього повідомлення, якщо ви змогли його скласти за правилами, за вимогами, які встановлює податкова служба, платники податків не підлягають перевірці контролюючим органом щодо тих періодів, які вказані в цьому повідомленні. І у тому числі навіть коли закінчиться дія воєнного стану. Ну тому що, що можна перевіряти, якщо немає документів, але десь збереглися подані декларації. Тобто все, як воно є, так воно і є.

Але не всіх платників податків стосуються ці спец правила. Як сказано у ПКУ, втрата документів, що не пов’язана з проведенням на територіях, на яких ведуться бойові дії, та на територіях тимчасово окупованих бойових дій, не надає право платнику податків або податковому агенту застосовувати ось ці спец правила. Тобто, про що тут йдеться? Так, дійсно, територія окупована або на ній весь або ведуться бойові дії, але безпосередньо ваше місце провадження господарської діяльності не постраждало. І в такому разі ви не можете скористатися спец правилами. І в такому випадку будуть спрацьовувати загальні вимоги до відновлення втрачених документів, які зазначені в ПКУ, а це стаття 44 пункт 5. І це такий перший запобіжник. А другий, якщо платник податків або податковий агент, який без підставно застосував ось ці спец правила, то він буде вважатися таким, що ухиляється від сплати податків і буде нести відповідальність, яка передбачена ПКУ.

Хто ж буде доводити, що ви скористалися правилами, що все пропало, нічого не можливо відновити і візьміть наші декларації, ось це і все, що залишилось? Доводити буде податкова служба, що ви знаходилися на якійсь території де щось відбувалося, але вас воно не торкнулося. Тому, оскільки ми маємо ось таку норму, яка все дозволяє тим у кого все знищено, але вона і передбачає запобіжники щоб не користалися просто так цими правилами. Тому якщо у вас щось трапилось, то краще збирати докази цього вже зараз. Це може бути фото-, відеозйомка. Це може бути якесь документування. Але треба чітко розуміти, що докази повинні бути.

Що ж робити, якщо ви подали таку заяву (повідомлення що все втрачено), а податкова вам не погодила його? Тобто ви не можете застосувати такі спец правила. Вони мають право це зробити і це також зазначено в новій нормі ПКУ, але при цьому вони повинні протягом місяця, після того як отримали ваше повідомлення, винести мотивоване рішення і зазначити підстави для відмови. Тобто ви кажете що у вас все пропало і наводите аргументи і докази, а вони кажуть що ні. І тут ми приходимо до чого? До того, що у вас є за загальними умовами право оскаржити таке рішення, або в адміністративному порядку, ну або ж в судовому порядку. Тобто розуміємо, що гратися з цим не потрібно.