Як заповнити повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту

Покрокова інструкція як заповнити повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту   

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП , а також за формою та порядком відповідно до Постанови № 413.

Зверніть увагу! З 5 січня 2022 року набрали чинності зміни, внесені до Постанови № 413 постановою КМУ від 28 грудня 2021 року N 1392.

З’ясуємо, як саме слід складати повідомлення за оновленими правилами.

Насамперед нагадаємо, що обов'язок подання до ДПС Повідомлення про прийняття працівника на роботу у ч. 3 ст. 24 КЗпП, зокрема -  працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення про прийняття працівника на роботу, яке надсилається в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України. 

Повідомлення подають всі роботодавці – як юридичні особи, так і ФОП та особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність, які укладають трудові договори з найманими працівниками. 

Інформація, що міститься у Повідомленні про прийняття працівника на роботу, поданому роботодавцем, вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб.

Повідомлення подається до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. 

Розглянемо порядок складання повідомлення у щодо найманих працівників за основним місцем роботи.

За реквізитом «N аркуша повідомлення _______» вказується порядковий номер аркуша у Повідомленні, яке подається.

Потрібно обрати тип Повідомлення – «початкове», оскільки подаємо первинну інформацію про прийняття на роботу.

Тип «скасовуючи» вказують, якщо роботодавець допустив помилки у раніше поданому Повідомленні і необхідно внести зміни до нього.

Повідомлення з типом  "скасовуюче" подається також у разі якщо роботодавцем було подано повідомлення про прийняття працівника на роботу, але працівник так і не приступив до роботи.

Також у заголовній частині Повідомлення за рядком 2  вказуються дані роботодавця:

для юридичних осіб - код згідно з ЄДРПОУ;

для фізичних осіб - реєстраційний номер облікової картки платника податків
або серія та номер паспорта 

За рядком 3 вказується найменування юридичної особи або  прізвище, ім'я та по батькові фізособи-роботодавця.

Далі заповнимо табличну частину Повідомлення.

У графі 4 вказується Порядковий номер запису.

У графі 5 - категорія особи, щодо якої подається Повідомлення. 

Для працівника, який працює за основним місцем роботи обираємо категорію 1.

Категорії осіб вказані у виносці під таблицею у формі Повідомлення:

1 - наймані працівники за основним місцем роботи; 

2 - працівники за сумісництвом; 

3 - гіг-спеціалісти за гіг-контрактом; 

4 - працівники на підставі цивільно-правових договорів. Очевидно йдеться про осіб, які є виконавцями за договорами ЦПХ.

У графі 6 вказується податковий номер працівника.

У графі 7 - унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі, який вказується за наявності. Унікальний номер складається із 8 та 5 цифр, розділені дефісом.  Його вказують у біометричних документах - ID-картці, чи  паспорті громадянина України для виїзду за кордон. 

Якщо у працівника немає такого номера, то графу 7 не заповнюємо.

У графі 8 вказується прізвище, ім'я та по батькові найманого працівника.

У графі 9 вказується номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу, а у графі 10 - дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу, а у графі 11 - дата початку роботи.

Зверніть увагу! Ні у КЗпП, ні у Постанові № 413 не вказано, що Повідомлення слід подавати напередодні або за кілька днів до дня початку роботи. Головне – до початку роботи працівника. Тобто подати Повідомлення можна навіть у день, коли працівник приступає до роботи. Але важливо це зробити до початку роботи. 

У разі прийняття на роботу сумісника Повідомлення заповнюється наступним чином.

У графі 4 вказується Порядковий номер запису.

У графі 5 обираємо категорію працівника «2». З таким кодом вказуємо як для внутрішнього, так і для зовнішнього сумісництва.

У графі 6 вказується податковий номер працівника, у графі 7 - унікальний номер (за наявності), у графі 8 - прізвище, ім'я та по батькові сумісника.

У графах 9 та 10 вказуємо номер та дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу сумісника, а графі 11 - дату початку роботи.

У аналогічному порядку також подається повідомлення щодо  гіг-спеціалістів за гіг-контрактом, для яких у графі 5 вказується код 3) та щодо працівників за цивільно-правовими договорами (код категорії 4).

Зверніть увагу! Щодо осіб, з якими укладено цивільно-правові договори графи 9 та 10 не заповнюються, адже щодо таких осіб не видається наказ чи розпорядження про прийняття на роботу.

У рядку 12 вказуємо дату формування повідомлення у страхувальника

Також у  Повідомленні вказуються податкові номери та власне ім’я і прізвище керівника та головного бухгалтера або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку. 

Повідомлення можна подати одним із таких способів:

• засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб: 
• у формі документа на папері згідно з додатком разом з копією в електронній формі, якщо у страхувальника відсутні технічні можливості подання повідомлення засобами електронного зв’язку.

Зверніть увагу! 

Повідомленням про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства або керівника підприємства (установи чи організації) є відомості, отримані органами ДПС з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань.

Тому повідомлення у разі прийняття на роботу таких осіб не подається.

***