Ви дізнаєтесь:
1. Чи є сканування трудових книжок обов'язковим.
2. Хто має сканувати трудові книжки.
3. З якою метою встановлено перехідний період.
Два роки тому нашому Уряду прийшла ідея запровадити електронний облік трудової діяльності. Не було жодного законодавчого підґрунтя для цього, але все ж таки Урядом було прийнято Постанову №1084, якою, зокрема, затверджено Порядок щодо обліку трудової діяльності в електронному вигляді.
Нагадуємо, що Порядок №1084 запрацював ще 26.12.2019 року. В ньому було зазначено, що роботодавець як страхувальник або застрахована особа може самостійно (це не є обов’язком) передати скан-копію трудових книжок до Пенсійного фонду.
Не дивлячись на те, що Постанова №1084 вимагала у Мінфіну розробити щось схоже на нову звітність з ЄСВ більш оперативно і щодо передання інформації до Пенсійного фонду; затвердити якийсь порядок, Пенсійний фонд розробив певні рекомендації, розмістив їх у себе на сайті, налаштував електронний кабінет. І, дійсно, десь з початку 2020 року в роботодавців з’явилась можливість сканувати трудові книжки та передавати їх до Пенсійного фонду. Але наголошуємо: це не обов’язок, а право роботодавця.
Інколи Пенсійний фонд сам телефонував, але здебільшого це стосувалося тих випадків, коли працівнику призначалася пенсія. По них сканувалися трудові книжки, а в деяких випадках роботодавці добровільно відскановували всі трудові книжки своїй працівників. І от до Верховної Ради нарешті дійшло, що треба все ж таки узаконити облік трудової діяльності в електронному вигляді. Було прийнято Закон №1217, який запрацює з 10.06.2021 року.
Поки що ми не живемо за цим законом, період набрання ним чинності буде саме 10.06.2021 року. Це закон містить два розділи:
- перший розділ вносить зміни до двадцяти п’яти законодавчих актів, зокрема і до КЗпП, Закону про ЄСВ, Закону №1058 тощо;
- другий розділ містить так званий перехідний період, Прикінцеві та перехідні положення Закону №1217. За п. 2 Розділу ІІ Закону №1217, до включення до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років, тобто певний перехідний період - це 5 років з дня набрання чинності цим законом. Отже, фактично до 10.06.2026 року на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом.
Наголошуємо: те, що наразі робить страхувальник за Порядком №1084 і ви бачите в нижній частині слайда, Порядок №1084 - це не документ до Закону №1217. Пенсійний фонд ще має розробити якийсь документ протягом найближчого часу і саме за ним мають скануватися та передаватися трудові книжки до Пенсійного фонду. Можливо, там будуть якісь квитанції, щось схоже на квитанції №1 та №2, що ваша трудова книжка зарахована або не зарахована, робити якісь виправлення тощо.
Отже, те, що сьогодні відбувається за Порядком №1084 - це, скажімо так, добровільна позиція роботодавця як страхувальника. До речі, ту саму трудову книжку може відсканувати і застрахована особа. І те, що наразі Порядок №1084 вимагає згоду на обробку персональних даних, саме пов’язаних з Порядком №1084, це поки що ситуація, яка у нас є на сьогодні.
Знаю, що деякі роботодавці, які вже встигли відсканувати трудові книжки, почали задавати питання: трудова книжка була відсканована, але працівник звільняється. Як дані про звільнення попадуть до Пенсійного фонду? Бо там вже є дані, які були до звільнення, а даних самого звільнення немає.
Вас ніхто, як то кажуть, не підганяв відразу бігти та сканувати ці електронні книжки, це було ваше право, а не обов’язок. Тому, якщо ви вже встигли за Порядком №1084 відсканувати трудову книжку, а працівник звільняється, то звісно дані про його звільнення ніяк не будуть вже відображені у Пенсійному фонді. Адже ви відсканували трудову, вона поки що зберігається у нас, поки діють норми Інструкції №58 і ст. 48 КЗпП, які вимагають, що в юридичної особи, роботодавця, трудова книжка зберігається безпосередньо в неї до моменту звільнення. Коли ви звільнили працівника до 10.06.2021 року, то відповідно ви видаєте ту трудову книжку працівнику на руки, ви вже надалі не скануєте запис про його звільнення.
***