Д1 за кожен місяць. А якщо не було працівників?

Ось і закінчився перший квартал цього року, а отже роботодавці повинні вперше подати податковий розрахунок за цей звітний період.

Нагадаємо, що вже не подаємо окремо ЄСВ-звіт та форму №1ДФ. Зараз ці звіти об’єднали в один, в Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4, у редакції наказу від 15.12.2020 р. №773). Він містить шість додатків, з яких роботодавці будуть заповнювати лише чотири. Сьогодні розглянемо, як заповнювати основні три додатки: Д1, Д4 та Д5.

Додаток 1

Подаємо його щоквартально, але в розрізі місяців звітного кварталу. В ньому наводимо дані щодо кожної застрахованої особи про суму нарахованої заробітної плати або іншого доходу, який є базою нарахування ЄСВ. Тобто за перший квартал буде три Д1: за січень, за лютий та за березень.

Додаток 1, по суті, є аналогом таблиці 6 ЄСВ звіту. До нього додали одну графу 25, яку заповнюють лише для звітного нового та уточнюючого розрахунків у випадку виправлення помилок.

Крім того, змінилася нумерація граф.

Приклад. Як заповнювати Д1 за січень 2021 року. Припустимо,  що на підприємстві є два працівники: звичайний та особа з інвалідністю, який працює на умовах неповного робочого часу.

В графі 08 потрібно обов’язково вказати код категорії застрахованої особи, такий код вибирається з відповідної таблиці, яка наведена в додатку 1 до Порядку №4. В нашому прикладі рядок із зарплатою першого працівника відображаємо із кодом категорії застрахованої особи «1».

Другий працівник є особою з інвалідністю, тож тут проставляємо код «2».

Якщо застрахованій особі будуть нараховані лікарняні, декретні, винагорода за договором ЦПХ за виконані роботи чи надані послуги, то в графі 8 потрібно вказати інший код категорії застрахованої особи. Наприклад, для лікарняних звичайних у працівника це буде код «29». В графі 10 зазначають місяць і рік, за який проведено нарахування доходу фізособі. В нашому прикладі працівникам нарахована зарплату та лікарняні за січень 2021 року.

В графі 14 відображаємо кількість днів перебування у трудових відносинах у звітному місяці. Далі у графах 16 та 17 зазначаємо суму нарахованої зарплати, загальну та в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. А в графі 20 суму нарахованого ЄСВ.

Зверніть увагу: в нашому прикладі графу 18 ми не заповнюємо. Нагадаємо, що тут відображають різницю між мінімальною зарплатою та доходом, нарахованим працівнику за місяць. Але дохід першого працівника за січень більше мінімальної заробітної плати, тому доплати ЄСВ до МЗБ не буде.

Щодо другого працівника, то для працівників – осіб з інвалідністю правило щодо нарахування ЄСВ, виходячи з мінімальної зарплати, не діє.

І ще дуже важливі графи. В графі 21 зазначаємо наявність трудової книжки у роботодавця, якщо це основне місце роботи, то проставляємо «1», для сумісників – «0». У графі 22 вказуємо позначку щодо неповного робочого часу. Якщо особа працює на умовах неповного робочого часу, то проставляємо «1», в інших випадках – «0».

Додаток 5

Його подають, якщо протягом звітного періоду було прийнято чи звільнено працівника, переміщено до іншого структурного підрозділу чи переведено на іншу посаду, було надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустку для догляду за дитиною до 3 чи 6 років тощо.

Зверніть увагу, Д5 формують за звітний квартал без розбивки на місяці. Тобто у складі податкового розрахунку такий Д5 складається один.

Приклад.  Припустимо, що протягом першого кварталу було прийнято працівника на роботу, а іншого звільнено.

У графі 07 зазначаємо відповідну категорію особи, в нашому прикладі одного працівника було прийнято на роботу за сумісництвом, то проставляємо категорію «2» (наймані працівники без трудової книжки). Інший працівник був звільнений з основного місця роботи, в графі 07 ставимо категорію «1» (найманий працівник з трудовою книжкою».

Далі у графі 10 потрібно зазначити дату початку/закінчення трудових відносин. Першого працівника було прийнято на роботу 18 січня 2021 року, тож в цьому рядку в графі 10 «дата початку» вказуємо 18.01.2021. Другого працівника було звільнено 12 березня 2021 року, щодо нього в графі 10 «дата закінчення» проставляємо дату в формати «12032021».

Зверніть увагу: дата повинна відповідати кварталу, за який подається розрахунок. Причому ці дати проставляють без крапок. Зауважте, графи 11 та 12 є новими. В графі 11 зазначається інформація щодо сумісників. Якщо відомості подаються щодо внутрішнього сумісника, то тут зазначають «1», в інших випадках проставляємо нулі. В нашому прикладі тут зазначаємо 0, оскільки трудовий договір укладений зі зовнішнім сумісником. В графі 12 проставляють «1», якщо наведена інформація щодо застрахованої особи пов’язана з його переведенням на іншу посаду/роботу чи переміщенням до іншого підрозділу. В нашому випадку проставляємо тут нулі, оскільки зазначаються дані щодо звільнення та прийому на роботу.

Далі в графах 13, 14 та 15 зазначають код класифікатора професій, професійну назву роботи та назву посади, яка відповідає запису у трудовій книжці.

У графі 16  наводимо номер та дату наказу про прийняття на роботу та звільнення з роботи.

Графу 17 заповнюємо для звільненого працівника, тут відображаємо підставу припинення трудових відносин, зазначаємо статтю КЗпП, на підставі якої працівника було звільнено.

Додаток 4ДФ

Він, як і додаток 1, подається окремо за кожен місяць звітного кварталу, тобто 4ДФ заповнюємо окремо за січень, за лютий та за березень.

Зверніть увагу, що розділ 1 Додатку 4ДФ містить персоніфіковану інформацію не тільки щодо доходів по кожній фізичній особі та ПДФО. Тут тепер зазначаємо персоніфіковані відомості щодо військового збору. Тобто до розділу 1 додали нові графи щодо військового збору. Всі інші показники залишились незмінними, тож заповнити 4ДФ буде не складно.

Так, у графі 3а та 3 вказуємо дохід, нарахований та виплачений фізособі.

В графах 4а та 4 – суми податку, утриманого з доходу фізособи та перерахованого до бюджету у відповідному місяці.

А в графах 5а та 5 – інформація щодо військового збору, утриманого та перерахованого.

В графі 6 вказуємо ознаку доходу, відповідно до Довідника ознак, який можна знайти у додатку 2 до Порядку №4.

Так, наприклад, заробітній платі відповідає ознака «101». Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Якщо працівнику виплачувалась, крім зарплати, ще нецільова матеріальна допомога, то її показуємо в окремому рядку з ознакою доходів «169».

У графі 7 проставляємо дату прийняття фізичної особи на роботу. Наприклад, якщо дата прийняття 4 січня 2021 року, то в графі 7 потрібно вказати «04.01.2021».

В такому ж порядку у графі 8 вказується дата звільнення працівника.

У графі 9 відображається ознака пільги відповідно до кодів, наведених у додатку 2 до Порядку №4. Якщо працівник не користувався пільгою у звітному періоді, то тут проставляємо прочерк.

***