Покрокова інструкція як заповнити додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору».
Опис випуску
Додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» – це додаток 4 до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.
Додаток 4ДФ складається і подається податковими агентами відповідно до Порядку № 4.
У рядку 1 відмічаємо відповідну клітинку «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» залежно від того, який Розрахунок подається.
У даному випадку подаємо «Звітний» розрахунок.
Довідкова звітна форма відомості не передбачена в цьому додатку.
У рядку 2 навпроти напису «Звітний (податковий) період» відображаються рік та порядковий номер звітного кварталу арабськими цифрами від 1 до 4.
Слід також вказати номер місяця у кварталі арабськими цифрами від 1 до 3.
Зверніть увагу, що 4ДФ подається окремо за кожний місяць звітного кварталу, тобто 4ДФ окремо заповнюємо за січень, лютий та березень. Отже у звітному Розрахунку за І квартал подається три додатки 4ДФ – за перший, другий, третій місяці. За звітний ІІ квартал Розрахунок також буде відображати інформацію за перший, другий та третій місяці кварталу (а не четвертий, п’ятий тощо). Вказуємо номер Розрахунку, до якого додається 4ДФ, який відповідає номеру, вказаному у заголовній частині Розрахунку. Нумерація залежить від кількості поданих розрахунків протягом звітного року. У даному випадку розрахунок подається вперше, тому вказуємо 1.
Також потрібно вказати номер додатка такого виду в Розрахунку від 1 до 3. Цей додаток складаємо за січень, тому вказуємо номер 1. Відповідно, за лютий – буде 2 і так далі.
У рядку 3 зазначаються найменування податкового агента, а у рядку 031 – його податковий номер юридичної особи або реєстраційний номер облікової картки.
Рядок 032 заповнюється лише якщо Розрахунок подається окремо за відокремлений підрозділ. Вказуються дані про відокремлений підрозділ юридичної особи. У даному випадку юридична особа подає розрахунок за себе, тому рядок 032 не заповнюємо.
У рядку 04 проставляється кількість працівників, що працювали за трудовими договорами (контрактами) у звітному місяці, за який формують відомості та по яких здійснюється нараховування доходу за ознакою 101 «заробітна плата».
У даному випадку – 1 особа.
У рядку 05 проставляється кількість осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, по яких здійснюється нараховування доходу за ознакою 102.
Далі слід заповнити розділ I додатку 4ДФ, у якому вказуємо персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету ПДФО та військового збору.
Як бачимо, розділ I додатку 4ДФ майже аналогічний розділу І добре відомої форми № 1ДФ. Однак ключова відмінність – у додатку 4ДФ потрібно вказувати також суми військового збору персоніфіковано по кожній особі, якій було виплачено оподатковуваний дохід. Всі інші показники залишилися незмінними.
Покроково розглянемо заповнення розділу І додатку 4ДФ за січень 2021 року.
У графі 1 вказуємо відображається порядковий номер кожного рядка.
У графі 2 вказується реєстраційний номер облікової картки або серія, номер паспорта фізичної особи, якій нараховано дохід.
У графі 3а вказуємо дохід, нарахований фізичній особі у січні. Дохід слід вказувати окремо за кожною ознакою доходу, наведеній у Довіднику ознак доходів фізичних осіб, який можна знайти у додатку 2 до Порядку № 4.
У графі 3 відображається сума фактично виплаченого податковим агентом доходу фізичній особі у місяці, за який заповнюється додаток 4ДФ.
Щодо зарплати діє окреме правило. Заробітна плата за звітний місяць, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці (тобто не пізніше 7 числа), має бути відображена в 4ДФ за той місяць, за який вона нарахована. Наприклад, у 4ДФ за січень відображається заробітна плата, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні).
У графі 4а відображається сума податку, яка нарахована та утримана з доходу фізичної особи, а у графі 4 – фактична сума ПДФО, перерахована до бюджету у відповідному місяці.
Аналогічно відображається інформація щодо військового збору. У графі 5а вказуємо суму нарахованого та утриманого збору, а у графі 5 – фактичну сума збору, перерахованої до бюджету.
У графі 6 вказуємо ознаку доходу відповідно до Довідника ознак. Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має.
У даному випадку працівнику протягом місяця було виплачено зарплату (ознака доходу – 101) та одноразову матеріальну допомогу (ознака доходу – 169).
У графі 7 «Дата прийняття на роботу» проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття – 4 січня 2021 року, то у графі 7 потрібно вказати «04.01.2021». Графа 7 заповнюється щодо працівників, прийняти на роботу у звітному періоді.
У такому ж порядку у графі 8 вказується дата звільнення працівника.
У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному місяці про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці.
Наприклад, якщо працівник звільнився 11 січня, а 25 січня знову прийнятий на роботу, то інформація по ньому вказується у графах 7 та 8 в окремих рядках, адже дохід у вигляді зарплати був нарахований двічі за окремими підставами і за окремі періоди роботи протягом звітного місяця.
Але якщо працівник був прийнятий на роботу 4 січня, а 29 січня звільнився, то інформація по ньому вказується у графах 7 та 8 в одному рядку, оскільки у такому разі дохід виплачено за однією підставою і за один період.
Зверніть увагу, графи 7 та 8 не заповнюються щодо договорів цивільно-правового характеру.
У графі 9 відображається ознака пільги відповідно кодів, наведених у додатку 2 до Порядку № 4. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді проставляється прочерк.
Графа 10 заповнюється лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Розрахунків у випадку виправлення раніше поданої звітної інформації. У цій графі відображається ознака «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознака «1», якщо рядок потрібно виключити.
В останньому рядку розділу I вказуються загальні суми показників по графах 3а, 3, 4а, 4, 5а та 5.
Рядок 07 або розділ II призначений для відомостей щодо оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею. Ці дані вказують лише податкові агенти, які є банківськими чи іншими фінансовими установами, а також оператори лотереї.
Крім того у ньому передбачено рядки щодо сум військового збору. Однак у розділі ІІ показники заповнюються лише у випадках, якщо потрібно виправити помилки за періоди до 2021 року. Адже з 1 січня цього року дані щодо військового збору вказується у формі 4ДФ не узагальнено, а персоніфіковано. Тож при поданні звітного розрахунку показники рядка 07 не заповнюємо.
У кінці 4ДФ проставляються:
кількість заповнених рядків розділу I, кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію, та кількість сторінок додатка. Під час визначення кількості заповнених рядків розділу I підсумковий рядок не враховується.
У полі «Дата подання» проставляється дата подання Розрахунку податковим агентом.
4ДФ на останній сторінці завіряється підписами керівника і головного бухгалтера або ФОП і особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку. Засвідчується печаткою за наявності.
***
