Як заповнити таблицю 5 Звіту з ЄСВ у разі прийняття або звільнення працівника.

Форма Звіту за формою Д4 та Порядок його заповнення затверджені наказом Мінфіну № 435. Таблиця 5 призначена для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб.

Роботодавці її формують і подають за певних обставин, зокрема, якщо протягом звітного періоду (місяця) із застрахованою особою був укладений або розірваний трудовий договір або договір ЦПХ.

Наведемо умовний приклад. 15 вересня був прийнятий працівник на посаду сторожа (основне місце роботи). Наказ про прийняття виданий 11 вересня за № 74-к. Крім того, 18 вересня була звільнена працівниця, яка працювала за сумісництвом на посаді бухгалтера. Наказ виданий 18.09.2020 за № 79-к.

Передусім потрібно заповнити заголовну частину таблиці 5. У реквізиті 1 потрібно зазначити код за ЄДРПОУ підприємства або реєстраційний номер облікової картки платника податків (для ФОП). Нижче зазначити повне найменування страхувальника згідно з ЄДР.

У реквізиті 3 вказати місяць та рік за який звітуємось , а також відповідний тип форму звіту: «початкова», «скасовуюча», «додаткова». У нашому прикладі – це початкова таблиця 5 за вересень 2020 року.

Перейдемо до заповнення табличної частини за нашим прикладом.

У графі 6 Проставляємо «1»,адже дохід нарахований громадянину України. В іншому випадку ставимо – «0».

Графа 8 – зазначаємо категорію застрахованої особи. Перелік таких категорій наведений у виносці під табличною частиною. Перший працівник прийнятий на основне місце роботи, тож тут ставимо «1» наймані працівники (з трудовою книжкою). У другому рядку з інформацією щодо звільнення працівниці с місця роботи за сумісництвом проставляємо «2» наймані працівники (без трудової книжки).

У графах 9 та 10 зазначаємо прізвище, ім’я та по батькові фізичних осіб, а також їх податковий номер.

Графа 11 – зазначаємо дату, що припала на звітний місяць, а саме: день прийняття на роботу та закінчення трудових відносин. Так у першому рядку показуємо день початку трудових відносин із працівником – 15, у другому – день закінчення трудових відносин – 18.

Зверніть увагу! На працівника, який протягом одного звітного місяця був:

• прийнятий, а потім звільнений, формуємо один рядок, зазначаючи в ньому і дату прийняття (графа «дата початку»), і дату звільнення (графа «дата закінчення»);
• звільнений, а потім знову прийнятий на роботу до цього ж роботодавця – два рядки в таблиці 5: у першому ми зазначаємо дату припинення трудових відносин (графа «дата закінчення»), в другому – дату початку трудових відносин (графа «дата початку»).

Повернемося до нашого прикладу. У графі 12 Проставляємо професійну назву роботи з додатків А чи Б класифікатора професій 2010. До графи 13 повинен потрапити код Загальносоюзного класифікатора професій, посад і тарифних розрядів (код ЗКППТР), а до графи 14 – код Класифікатора професій (код КП) роботи, що відповідають професійній назві з графи 12.

Зверніть увагу, код ЗКППТР є не в усіх професійних назв робіт, а тільки в тих, які були ще у радянські часи. А ось код КП наведений для кожної професії, наведеної у Класифікаторові. Так, у нашому прикладі сторожа показуємо із кодом КП 9152, а бухгалтера – із кодом КП 3433.

У Графі 15 відображаємо назву посади працівника, на яку він прийнятий або з якої звільняється. Її назва може не збігатися з назвою в графі 12, так як можуть використовуватися похідні слова (головний, старший, провідний, молодший і т.п.), а також уточнення назви професії, наприклад, професійна назва “фахівець з методів розширення ринку збуту (маркетолог)” у графі 15 (та трудовій книжці) може бути записана просто як “маркетолог”.

У Графі 16 зазначаємо найменування, дату і номер документа-наказу, за підстави якого відбувається звільнення та прийняття на роботу. В нашому прикладі працівника прийнято на роботу за наказом № 74-к від 11.09.2020, а звільнення працівника відбулося на підставі наказу від 18.09.2020 № 79-к.

Графу 17 «Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин» у нашому прикладі заповнюємо лише для звільненого працівника. Проставляємо статтю КЗпП, на підставі якої був розірваний трудовий договір. У нашому випадку це звільнення за власним бажанням, стаття 38.

Наприкінці проставляємо дату подання таблиці Звіту, зазначаємо податкові номери керівника і головного бухгалтера (за наявності такої посади). У цьому полі посадові особи страхувальника засвідчують звітність з ЄСВ своїми підписами.

Звіт з ЄСВ формуємо та подаємо протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного календарного місяця. Так, звіт за вересень 2020 року потрібно подати не пізніше 20 жовтня.