Як заповнити табель обліку робочого часу

Як заповнити табель обліку робочого часу.

Згідно зі статтею 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи та бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Тобто роботодавець повинен вести облік робочого часу. Основним джерелом інформації про кількість відпрацьованого робочого часу працівників є Табель обліку використання робочого часу.

Типова форма Табелю № П-5 затверджена наказом Держкомстату за номером 489. Цей наказ не зареєстровано у Мінюсті, тому Табель за формою № П-5 носить рекомендаційний характер. Він включає мінімальну кількість реквізитів та показників, рекомендованих для застосування.

При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві. Це прямо прописано у примітці 2 до Типової форми П-5.

Крім того,наказ 489 не містить вимог щодо порядку заповнення та ведення Табелю. Тому рекомендуємо вам організаційні моменти щодо Табелю прописати в Положенні про Табель або Положенні про облік використання робочого часу.

Умовно Табель можна розділити на 3 частини: до таблична або верхня частина, таблична та після таблична (нижня частина) Табелю.

У верхній частині вказують:

• найменування підприємства (установи, організації) або ПІБ фізичної особи-підприємця;
• назву структурного підрозділу, якщо табель складається окремо по декількох відділах, підрозділах, цехах тощо. При цьому складати загальний табель на всіх працівників такого підприємства після закінчення місяця, об'єднуючи в ньому дані всіх табелів структурних підрозділів, не обов'язково;
• ідентифікаційний код ЄДРПОУ підприємства;
• дату заповнення та звітний період.

Дата зазначається у такому форматі: 31.07.2020 або 31.07.20.

Табличну частину Табеля умовно можна поділити на дві: ліву та праву. У лівій частині вказують дані обліку використання робочого часу за кожним працівником по днях і годинах, у правій частині підбиваються підсумки цих даних.

Для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі є два рядки: перший – для запису кількості відпрацьованих годин, другий – для відміток причин відхилень від нормальних умов роботи чи неявок.

Порядок використання рядків у табелі офіційно ніде не прописаний, тому можливо у верхньому рядку писати умовні позначення видів витрат робочого часу, у нижньому – кількість годин.

Давайте розглянемо на прикладах, як заповнювати табличну частину Табелю. Одразу визначимось, що підприємство працює 5 днів на тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю.

Приклад 1. Іванов (повна зайнятість) у липні відпрацював всі дні за графіком роботи.

У першій зліва графі вказуємо номер за порядком запису даних по конкретному працівникові. У наступних графах вказується його табельний номер, стать, ПІБ та посада.

Далі в табелі за кожен відпрацьований день у першому рядку проставляємо вісімки. В другому – вказуємо умовне позначення відпрацьованого часу, буквений код «Р». Умовні позначення як відпрацьованого, так і невідпрацьованого часу (буквений і цифровий коди) наведені на титульному аркуші табеля типової форми № П-5. Ознайомитись із ними ви можете у наказі №489.

Зверніть увагу, що за кожним окремим працівником ведеться чотири рядки. У перших двох рядках вказують код (буквений або цифровий) і кількість годин за календарні дні з 1-го по 15‑е число місяця. У третьому та четвертому рядках вказують такі ж дані (код, відпрацьовані або невідпрацьовані години), але вже за календарні дні з 16-го по 31-е число місяця.

У двох останніх клітинках першого і другого рядка стоїть знак «Х». Оскільки в першій половині місяця (15 днів) на один день менше, ніж максимально може бути в другій половині (до 16 днів), то ці клітинки є зайвими. Тому вони заповнюються знаком «Х».

Якщо у місяці 30 календарних днів, то у комірці, яка відноситься до 31-го дня місяця, також потрібно проставляти хрестик. Аналогічний порядок діє для лютого, в якому взагалі 28 днів або 29 якщо рік високосний.

Як ви бачите, Іванов за липень відпрацював всі дні, передбачені графіком роботи, тому у графі відпрацьовано за місяць проставляємо 23 дні та 184 години.

Мета Табеля – накопичення інформації про використання робочого часу. Тому в полях навпроти вихідних днів, а також святкових і неробочих можна поставити прочерк або залишити їх порожніми. Тим більше, що в Табелі за формою № П-5 спеціального кодування для таких днів не передбачено.

Але! Якщо працівника залучили до роботу у вихідні (згідно його графіку роботи), святкові/неробочі дні, то відпрацьований в такому випадку час табелюють буквеним кодом «РВ» (або цифровим «06»).

Приклад 2. Махно з 1 по 24 липня перебувала у щорічній відпустці.Цей період відмічаємо у табелі з буквеним кодом «В». При цьому з цим кодом відмічаємо не тільки дні, які згідно з графіком є робочими, а також й вихідні дні. Це пов'язано з тим, що оплачувана відпустка надається працівникові виходячи з кількості календарних днів.

Якщо на період щорічної відпустки припадає святковий (неробочий) день, передбачений ст. 73 КЗпП, то навпроти такого дня можна поставити прочерк або залишити його незаповненим.

За дні відпустки, на які припадають робочі дні згідно з графіком роботи працівника, проставляємо години роботи, які відповідають його зайнятості в робочий день.

Період, коли працівниця після закінчення відпустки вийшла на роботу позначають з кодом «Р».Таким чином за липень працівниця має 5 фактично відпрацьованих днів або 40 годин.

Зверніть увагу! Позначки в Табелі про фактично відпрацьований час, про причини неявок на роботу, про роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу тощо роблять тільки на підставі належним чином оформлених документів з обліку особового складу. Це можуть бути накази про направлення у службове відрядження, про надання відпустки, наказу про залучення працівника до роботи у вихідний день, листки непрацездатності тощо.

Приклад 3. Зубко хворів з 1 по 9 липня, а 20 липня перебував у відрядженні.

Як і у випадку з щорічною відпусткою, при тимчасовій непрацездатності оплаті підлягають календарні дні хвороби. Тому в Табелі вказують всі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на робочі, вихідні, святкові/неробочі дні. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності. З кодом «ТН» («26») – відзначають оплачувану тимчасову непрацездатність (вона підтверджується листком непрацездатності, оформленим належним чином); із кодом «НН» ( «27») – відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність у випадках, передбачених законодавством.

При відрядженні у верхній клітинці вказують кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця (у нашому випадку вісімка) незалежно від того, скільки годин в цей день працівник відпрацював за місцем відрядження, а в нижній – умовне позначення відрядження («ВД» або «07»). При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.

Окрім клітинок з днями місяця і відпрацьованими за кожен день годинами, правіше розташовані графи, в яких вказується, скільки відпрацьовано сумарно за місяць днiв і годин, у тому числі понаднормово, нічних, вечірніх, вихідних, святкових днів.

Також у правій частині табелю слід зазначити кількість днів та годин неявок з різних причин.

В останній графі слід вказати розмір посадового окладу чи тарифної ставки по кожному працівнику.

Заповнений належним чином табель повинні підписати відповідальні особи. Потім його перевіряє інспектор по кадрам. Після перевірки табель передається в бухгалтерію для нарахування заробітної плати.

Наостанок зазначимо. Табель зобов’язані вести всі роботодавці, у тому числі фізособи-підприємці незалежно від кількості працівників. Навіть якщо працює лише один працівник Табель повинен бути.

Табель ведуть на всіх працівників, як на постійних, так і прийнятих за строковим трудовим договором, як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

А ось фізичну особу, яка виконує роботи або надає послуги за цивільно-правовим договором в табелі не обліковують, бо це не працівник за трудовим договором.