Номенклатура справ на 2026 рік

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «________»

ТОВ «_______»

м. _________---

Додаток 10

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 12 глави 1 розділу ІV)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Вікторія»
______________________
«__» ___________ 20__ року

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

№ ____________

На 20__ рік

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання

справи (тому, частини) і

номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01 - Керівництво, організація, контроль

01-01

Акти приймання-передавання документів, складені при зміні керівництва підприємства, відповідальних працівників

структурних підрозділів

Пост.¹ ст.130 ТП

¹У разі ліквідації

організації передають- ся до державного архіву або архівного

відділу міської ради

01-02

Акти, доповідні записки та інші матеріали щодо вивчення стану організаційного

забезпечення діяльності підприємства

5 р.ЕПК

ст. 77 ТП

01-03

Журнал проведення занять із працівниками по вивченню інструкцій, законів,

методичних рекомендацій

3р.

ст. 631 ТП

01-04

Колективний договір (копія) або Положення про оплату праці (копія)

Пост.

ст. 395 а ТП

01-05

Листування з фізичними та юридичними особами (крім скарг)

3 р.

ст. 96 ТП

02 - Розпорядча діяльність та кадрове діловодство

02-01

Акт про знищення посвідчень

3 р.

ст. 119 ТП

02-02

Графіки надання відпусток, документи щодо їх

формування, заяви працівників про надання відпусток

1 р. ст.515 ТП

02-03

Дозволи профспілкових організацій на виконання надурочних робіт

1 р. ст.426 ТП

02-04

Документи (заяви, копії наказів, характеристики тощо) про проходження студентами

навчальних закладів виробничої практики на підприємстві

1 р. ст.594 ТП

02-05

Журнал обліку видачі посвідчень

3р.

ст. 1035 ТП

02-6

Журнал обліку руху особових справ

75 р. ст.528 ТП

02-7

Журнал реєстрації наказів з адміністративно-

господарських питань

5р.

ст. 121-в ТП

02-8

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу тривалого строку

зберігання)

75 р.

ст. 121-б ТП

02-9

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (тимчасового строку зберігання)

5 р¹.

ст. 121-б ТП

¹Форми, в яких реєструють короткост рокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

02-10

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Пост.

ст. 121-а ТП

02-11

Журнал реєстрації наказів про надання відпусток

5 р.

ст. 121-б ТП

02-12

Книга обліку видачі довідок (про стаж, місце роботи, заробітну плату тощо)

3р. ст.535 ТП

02-13

Книга обліку виходу на роботу

3р. ст. 1037

ТП

02-14

Книга обліку руху трудових книжок та вкладок до них

50 р.

ст. 530-а ТП

02-15

Книга реєстрації звітів про відрядження

3р.¹

ст. 63-б ТП

¹Щодо участі в ліквідації наслідків техногенних

катастроф та аварій – пост.

02-16

Накази з адміністративно- господарських питань

5р.

ст. 16-в ТП

02-17

Накази з кадрових питань (особового складу) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, присвоєння рангів,

встановлення надбавок, про матеріальну допомогу,

преміювання (інші кадрові питання тривалого строку зберігання)

75р.

ст. 16-б ТП

02-18

Накази з кадрових питань (тимчасового строку

зберігання)

5р.²

ст. 16-б ТП

²Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних

оплачуваних

відпусток      та відпусток у зв’язку з навчанням

02-19

Накази з основної діяльності

Пост.¹ ст.16-а ТП

¹Надіслані до відома – доки не мине потреба

02-20

Накази про надання відпусток

5р.

ст. 16-б ТП

02-21

Особові картки працівників (у тому числі тимчасових

працівників та сумісників; типова форма П-2)

75¹ р.

ст. 499 ТП

¹Після звільнення

02-22

Особові справи працівників

75 р.

ст. 493-в ТП

02-23

Положення про порядок обробки та захисту

персональних даних

працівників та контрагентів (копія)

Пост. ст. 28 а ТП

02-24

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1р.¹

ст. 397 ТП

¹Після заміни новими

02-25

Протоколи засідань комісій зі встановлення трудового

стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них

10 р.,

ст. 501 ТП

За відсутності наказів про встановлення надбавок — 75 р.

02-26

Скан-копії трудових книжок

Доки не мине потреба,

ЕК

02-27

Статистичні звіти з особового складу

Пост.

ст. 302-б ТП

02-28

Структура та штатні розписи, зміни до них

Пост. ст.37-а ТП

02-29

Табелі використання робочого часу

1 р. ст.408 ТП

02-30

Трудові договори (контракти) працівників, для яких не

ведуться особові справи

75 р.

ст. 492 ТП

В організаціях, які є джерелами

формування НАФ, - 75 р. ЕПК

02-31

Трудові книжки працівників

до запитання, не

затребувані – не менше 50 років

ст. 508 ТП

03 - Звернення громадян

03-01

Листування відповідно до

Закону України «Про доступ до публічної інформації»

5р. ст. 85 ТП

03-02

Журнал реєстрації звернень громадян

5р.

ст. 124 ТП

03-03

Звернення громадян (пропозиції, заяви, скарги) та документи щодо їх розгляду

5р. ¹

ст. 82-б ТП

¹У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду

04 - Військовий облік

04-01

Блокнот з розписками про прийом на зберігання військово-облікових

документів

1 р.

ст. 670

04-02

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних

та резервістів

3 р.

ст. 674 - 677 ТП,

п. 33¹ Порядку № 1487

¹Зберігається у списках персонального військового обліку

04-03

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами призовників, військовозобов’язаних і резервістів

Протягом року до заміни новим,

п. 34 Порядку № 1487

04-04

Документи (копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання

5 р.

668 ТП

04-05

Документи (листування, інформації, довідки, протоколи) з питань визначення підприємств, установ, організацій такими, що мають важливе значення для галузі національної економіки за сферою управління

5 р.

679 ТП

04-06

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки)

7 р.

673 ТП

04-07

Копії військово-облікових документів військовозобов'язаних,

які не досягли граничного віку

перебування в запасі та були

виключені з військового обліку

районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної

підтримки

3 р.

678 ТП

04-08

Листування з питань військового

обліку та бронювання

5 р.

669 ТП

04-09

Положення, інструкції, правила, методичні вказівки та рекомендації з питань військового обліку та мобілізаційної роботи

До заміни новими

ст. 20-б ТП

04-10

Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів

До заміни новими

додаток 2 до Порядку № 1487

04-11

Списки персонального військового обліку та копії

військо-облікових документів

(військовозобов'язаних (резервістів) офіцерського

складу, військовозобов'язаних (резервістів)

рядового, сержантського та старшинського складу,

військовозобов'язаних та резервістів з числа жінок,

призовників)

3 р.

ст.ст. 674,

675,676,677 ТП

05 - Планово-звітна документація, бухгалтерський облік та звітність, господарська діяльність

05-01

Документи (акти, відомості) про облік витрат

електроенергії, теплоенергії, води

5р. ст.1871 ТП

05-02

Документи (плани, звіти, допо- відні записки, довідки) про ор- ганізацію охорони

підприємства

5 р.

ст. 1147 ТП

05-03

Документи (протоколи, акти інвентаризації, описи) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів тощо

3 р.¹

ст. 345 ТП

¹Див. примітки до

статті 186

05-04

Документи по роботі з відкритими рахунками підприємства

5р.¹

ст. 209 ТП

¹Після закриття рахунку

05-05

Журнал обліку видачі печаток, штампів підприємства

5р. ст. 94 ГП

05-06

Квартальні статистичні звіти (різного роду напрямку) підприємства

3 р.

ст. 302-г ТП

05-07

Річні статистичні звіти (різного роду напрямку) підприємства

Пост.

ст. 302-б ТП

06-Охорона праці

06-01

Акти, розпорядження, копії наказів з техніки безпеки в суді

5р.ЕПК ст. 437 ТП

06-02

Журнал обліку вогнегасників

3 р. ст. 1189 ТП

06-03

Журнал обліку інструктажів (охорона праці, техніка

безпеки)

10р¹

ст. 482 ТП

¹Після закінчення журналу

07-Архів

07-01

Акти про вилучення для знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню

Пост.¹ ст.130 ТП

¹У разі ліквідації організації

передаються до

державного архіву або архівного відділу

міської ради

07-02

Журнал видачі справ з архіву

1 р. ¹

ст.140 ТП

¹Після закінчення журналу та

повернення документів

до архіву

07-03

Номенклатура справ підприємства

5р.¹ ст.112-а ТП

¹Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ

07-04

Описи справ постійного зберігання

Пост. ст.137-а ТП

07-05

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з

особового складу

3р.1 ст.137-б ТП

¹Після знищення справ

07-06

План роботи експертної комісії та звіт про його виконання

5 р.

ст. 157 б

ст. 299 ТП

07-07

Положення про архів

Пост. ст. 20-а ТП

07-08

Положення про експертну комісію

Пост. ст. 20-а ТП

07-09

Протоколи засідань експертної комісії

Пост. ст. 14 а ТП

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК ТОВ «______»

від __________ 20__ р. №____

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу виконкому Київської міської ради

від ____________ 20__ р. №___

За строками зберігання

Разом

У тому числі

Таких, що переходять

З відміткою

«ЕПК»

Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Усього