Посадова інструкція офісного службовця (реєстрація та облік)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

офісного службовця (реєстрація та облік)

(Код КП – 4131)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність офісного службовця (реєстрація та облік), далі офісний службовець.

1.2. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника підприємства.

1.3. Безпосередньо підпорядковується _________________________-

1.4. У своїй діяльності керується:

- законодавством України з питань діловодства, документообігу, архівної справи;

- внутрішніми положеннями підприємства;

- цією посадовою інструкцією;

- інструкцією з діловодства, наказами і розпорядженнями керівництва.

 

2. Завдання та обов'язки

2.1. Прийом, первинна реєстрація, класифікація, нумерація та облік вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції.

2.2. Ведення журналів реєстрації документів (в електронному та/або паперовому вигляді).

2.3. Організація зберігання, архівування, передача справ до архіву згідно з номенклатурою справ.

2.4. Контроль строків виконання документів та своєчасне доведення їх до виконавців.

2.5. Сканування, копіювання, передача документів внутрішнім та зовнішнім адресатам.

2.6. Підготовка зведених облікових відомостей, довідок, звітів на основі зареєстрованих документів.

2.7. Участь у внутрішньому документообігу (погодження, візування, контроль маршрутів документів).

2.8. Дотримання вимог щодо збереження документів, конфіденційної інформації та режиму доступу.

 

3. Права

Офісний службовець має право:

3.1. Отримувати інформацію та матеріали, необхідні для виконання посадових обов’язків.

3.2. Вносити пропозиції щодо удосконалення системи реєстрації, зберігання та обліку документів.

3.3. Вимагати від підрозділів підприємства дотримання встановлених вимог до оформлення та подачі документів.

3.4. У межах компетенції — брати участь у розробці внутрішніх регламентів документообігу.

3.5. Підвищувати свою кваліфікацію.

 

4. Відповідальність

Офісний службовець несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків.

4.2. Втрату, псування чи розголошення конфіденційної інформації, порушення правил обліку та зберігання документів.

4.3. Порушення встановлених строків обробки та реєстрації документації.

4.4. Порушення трудової дисципліни, техніки безпеки, норм охорони праці.

 

5. Повинен знати

Офісний службовець повинен знати:

5.1. Законодавство України про інформацію, документообіг, діловодство, архівну справу;

5.2. Інструкцію з діловодства, номенклатуру справ, правила ведення журналів обліку;

5.3. Правила оформлення, реєстрації, зберігання та передачі документів;

5.4. Основи роботи з електронними системами документообігу.

5.5. Правила ділового мовлення та складання службових записок, супровідних листів, повідомлень;

5.6. Основи роботи з офісною технікою (принтери, сканери, МФУ).

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна або базова загальна середня освіта та професійна підготовка. Без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою

Взаємодіє з усіма підрозділами підприємства з питань реєстрації, обігу, передачі, зберігання документів.