Чи потрібно складати акт приймання матеріалів для підрядника

Так, складання акта приймання-передачі або накладної на передачу матеріалів та інструментів є обов’язковим. Це необхідно для документального підтвердження передачі матеріальних цінностей виконавцю, встановлення його відповідальності за їх збереження та подальшого списання використаних матеріалів з балансу підприємства.

Оскільки робітник не є штатним працівником, на нього не поширюється дія КЗпП щодо повної матеріальної відповідальності. Акт підтверджує, що він отримав певну кількість ТМЦ і тепер відповідає за їхнє збереження та цільове використання. Для підприємства це документ, на підставі якого матеріали списуються з балансу (спочатку на відповідальне зберігання підряднику, а після виконання робіт — на витрати).

Згідно зі ст. 840 Цивільного кодексу України, якщо робота виконується повністю або частково з матеріалу замовника, підрядник (виконавець) несе відповідальність за неправильне використання цього матеріалу. Крім того, виконавець зобов'язаний надати замовникові звіт про використання матеріалу та повернути його залишок.

Відповідно до ст. 841 Цивільного кодексу України, підрядник зобов'язаний вживати усіх заходів щодо збереження майна, переданого йому замовником (зокрема інструментів та обладнання), і відповідає за його втрату або пошкодження. Без підписаного обома сторонами акта приймання-передачі підприємство не зможе довести факт передачі конкретної кількості матеріалів та інструментів у разі їх псування або неповернення.

Передача матеріалів виконавцю за договором цивільно-правового характеру (ЦПХ) не є операцією з продажу, оскільки право власності на них залишається за підприємством-замовником. Така операція оформлюється первинними документами, що фіксують рух активів:

Накладна (на внутрішнє переміщення або відпуск матеріалів на сторону без оплати);
або Акт приймання-передачі матеріалів.
У документі обов'язково слід зазначити, що матеріали передаються «на давальницьких умовах для виконання робіт за договором №___ від ____ без переходу права власності».

Оскільки інструмент передається не для споживання (як цемент), а для тимчасового використання, його передачу також слід зафіксувати в акті. Це підтвердить, що виконавець отримав справний інструмент і зобов'язаний повернути його після закінчення робіт. У разі неповернення або поломки з вини виконавця, підписаний акт буде підставою для стягнення збитків.

Рекомендація: Щоб спростити документообіг, інформацію про використані матеріали можна включити безпосередньо до Акта приймання-передачі виконаних робіт у вигляді окремої таблиці (звіт про використання матеріалів замовника), де вказати: скільки отримано, скільки фактично використано та який залишок повернуто. Проте первинна передача (на початку робіт) обов'язково має бути зафіксована окремою накладною або актом у момент фізичного отримання матеріалів робітником.

Раді допомогти, звертайтесь ще!