Оформлення документів при передачі ноутбука мобілізованому працівнику підприємства

Якщо ноутбук був виданий працівнику раніше для роботи, а тепер він забирає його з собою на службу, це слід оформити як передачу майна для потреб оборони. Це дозволить підприємству скористатися податковими пільгами.

Для цього слід оформити наступні документи:

• лист-запит або заява: бажано мати лист-запит від військової частини, де служить працівник, або заяву від самого працівника (як військовослужбовця) з проханням надати ноутбук для потреб забезпечення оборони.


• наказ керівника: у наказі слід зазначити, що допомога у вигляді ноутбука надається на благодійній основі військовій частині або конкретному військовослужбовцю для потреб оборони України. У наказі вкажіть характеристики ноутбука (модель, серійний номер) та його балансову вартість.


• акт приймання-передачі: це найважливіший документ. В акті мають бути зазначені: назва документа, дата.
  Реквізити сторін (підприємство та ПІБ військовослужбовця/назва ВЧ).
  Детальний опис ноутбука (інвентарний номер, стан).
  Підписи сторін.
  Якщо ноутбук передається саме військовій частині, акт має підписати уповноважена особа ВЧ (за довіреністю) та скріпити печаткою.

Щодо ПДВ: відповідно до пп. 32-1 підрозділу 2 розділу XX ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8035, безоплатна передача товарів для потреб ЗСУ та інших військових формувань у період воєнного стану не вважається постачанням. ПДВ не нараховується, і "компенсуючі" зобов'язання за п. 198.5 ПКУ також не виникають.
Податок на прибуток: Витрати на таку передачу включаються до фінансового результату в повному обсязі без коригувань на "благодійні" різниці (пп. 69.6 підрозділу 10 розділу XX ПКУ).
ПДФО та Військовий збір: якщо допомога оформлена як передача для потреб оборони (через ВЧ або безпосередньо військовослужбовцю за наявності підтвердження його статусу), об'єкт оподаткування у фізособи не виникає згідно з пп. 165.1.54 ПКУ.

Якщо ноутбук просто залишається у працівника без оформлення як допомога ЗСУ: у такому разі це може бути розцінено як надання майна в оренду або позичку (безоплатне користування). Для мінімізації ризиків варто оформити договір позички (безоплатного користування) та скласти Акт приймання-передачі. Однак у цьому випадку підприємство не зможе скористатися "військовими" податковими пільгами, а амортизація ноутбука може бути визнана негосподарськими витратами у податковому обліку (якщо підприємство коригує фінрез на податкові різниці).

Раді допомогти, звертайтесь ще!