Порядок обліку орендних витрат без акта від Укрпошти

Давайте розглянемо Ваше питання:

Розумію вашу ситуацію, вона є досить типовою при роботі з великими державними монополістами. Проте позиція «Укрпошти» щодо формування акта лише в кінці терміну дещо суперечить принципам вітчизняного бухгалтерського обліку.

1. Періодичність відображення витрат

Згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , господарські операції повинні бути відображені в обліку в тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Оскільки ви користуєтеся скринькою щомісяця, витрати мають визнаватися щомісяця або хоча б щокварталу, а не раз на рік.

2. Як документувати, якщо «Укрпошта» не дає акт?

Якщо контрагент не надає первинний документ вчасно, вам слід скористатися механізмом самостійного нарахування витрат. Це передбачено п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (Наказ Мінфіну №88) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 .

Ваш алгоритм дій:

• Складання внутрішнього акта: Ви можете оформити внутрішній документ (наприклад, «Акт про самостійне нарахування витрат» або меморіальну ордер-довідку). Він повинен містити всі реквізити первинного документа згідно зі ст. 9 Закону № 996.
• Підстава: Підставою для нарахування буде ваш договір з «Укрпоштою» та платіжне доручення (рахунок), де вказано загальну суму та термін оренди. Ви просто ділите суму на кількість місяців оренди.
• Коригування: Коли в кінці року ви нарешті отримаєте офіційний акт від «Укрпошти», ви порівняєте суми. Якщо буде розбіжність (що навряд чи), зробите коригування згідно з п. 3.4 Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n60 .

3. Щодо акта звірки та ПДВ

• Акт звірки: Сам по собі акт звірки не є первинним документом, що підтверджує витрати (це лише підтвердження заборгованості). Проте він є додатковим аргументом для перевіряючих, що гроші фактично списуються щомісяця.
• Податковий кредит (ПДВ): Якщо ваше ТОВ є платником ПДВ, пам’ятайте, що згідно з п. 198.2 ст. 198 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 , податковий кредит виникає за правилом «першої події». Оскільки ви вже оплатили рахунок (передплата), ви повинні мати право на податкову накладну в періоді оплати, не чекаючи акта виконаних робіт.

Отже: Не чекайте кінця року. Нараховуйте витрати щоквартально на підставі внутрішнього акта (довідки), посилаючись на договір та фактичне користування послугою. Це убезпечить вас від зауважень податківців щодо невідповідності звітності реальним господарським операціям.

Раді допомогти, звертайтесь ще!