Облік аптечок на службових автомобілях та списання прострочених ліків

Так, аптечки для службових авто та офісу можуть обліковуватися у складі активів підприємства, а прострочені ліки підлягають списанню як запаси на підставі акта списання.

Забезпечення працівників аптечками належить до заходів з охорони праці. Роботодавець зобов’язаний створити безпечні та здорові умови праці та організувати на підприємстві заходи з надання першої допомоги (ст. 13 Закону України «Про охорону праці»). Тому придбання аптечок для офісу або службових автомобілів вважається витратами, пов’язаними з господарською діяльністю підприємства.

У бухгалтерському обліку порядок відображення залежить від способу придбання аптечки. Якщо аптечку придбано готовим комплектом, її можна обліковувати як малоцінний необоротний матеріальний актив на субрахунку 112 або як інший необоротний матеріальний актив залежно від облікової політики підприємства (Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99). Амортизація малоцінних необоротних матеріальних активів може нараховуватися у першому місяці використання або за методом 50%/50% відповідно до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#Text.

Якщо аптечка формується самостійно, то футляр може обліковуватися як малоцінний необоротний матеріальний актив, а лікарські засоби у складі аптечки — як запаси. У такому випадку медикаменти обліковують на субрахунку 209 «Інші матеріали» відповідно до Інструкції №291.

Списання медикаментів здійснюється у момент їх використання або у разі закінчення строку придатності. Якщо строк придатності лікарських засобів закінчився, вони втрачають здатність приносити економічні вигоди та повинні бути списані як запаси. Списання оформлюється актом списання із зазначенням причини (закінчення строку придатності) відповідно до правил документування господарських операцій, установлених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Проведення:
Списання прострочених медикаментів – Дт 92 (або 91, 93, 949 залежно від напряму діяльності) – Кт 209.

Вибір рахунку витрат залежить від місця використання аптечки: для адміністративних потреб — рахунок 92, для виробничих підрозділів — рахунок 91, для витрат на збут — рахунок 93, або рахунок 949 для інших операційних витрат. Визнання таких витрат відповідає правилам формування витрат діяльності згідно з Національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text.

Щодо ПДВ, при придбанні медикаментів підприємство має право на податковий кредит на підставі зареєстрованої податкової накладної відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Якщо медикаменти списуються через закінчення строку придатності та фактично не використані у господарській діяльності, контролюючі органи можуть вимагати нарахування податкових зобов’язань відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України.

Вартість аптечок і медикаментів не є доходом працівників, оскільки їх придбання здійснюється для виконання обов’язків роботодавця щодо забезпечення безпечних умов праці. Тому об’єкта оподаткування податком на доходи фізичних осіб не виникає.

Для контролю доцільно внутрішнім наказом призначити відповідальну особу за аптечки, яка буде перевіряти їх укомплектованість та строки придатності медикаментів і складати акти на списання або заміну препаратів. Це дозволить своєчасно документувати списання та уникнути претензій контролюючих органів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!