Оформлення актів на списання в останній день місяця: ризики

Ні, це не є порушенням — акти можуть складатися останнім календарним днем місяця навіть тоді, коли цей день є вихідним.

Первинні документи повинні відображати господарські операції у тому звітному періоді, у якому вони фактично відбулися. Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені. Якщо послуги надаються протягом календарного місяця, вони вважаються завершеними саме в останній день цього місяця, незалежно від того, чи є він робочим. Тому дата акта виконаних робіт або наданих послуг має відповідати останньому календарному дню місяця.

Вихідні та святкові дні не припиняють виконання договірних зобов’язань. Якщо послуга надається протягом усього місяця (наприклад, оренда, технічне обслуговування, абонентські послуги), її надання триває до кінця останнього дня цього місяця. Саме тому первинний документ може бути датований останнім календарним днем місяця, навіть якщо він припадає на вихідний день.

Для податкового обліку така дата також має значення. Згідно з п. 187.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ є дата першої події, зокрема дата оформлення документа, що підтверджує факт постачання послуг. Якщо акт буде складено вже у наступному місяці (наприклад, першим робочим днем), це може призвести до зміщення податкових зобов’язань на інший звітний період.

При цьому слід розрізняти дату складання документа і дату його фактичного підписання сторонами. Датою складання акта може бути останній календарний день місяця, тоді як підписання документа сторонами може відбутися у перший робочий день наступного місяця. Для електронних документів датою оформлення вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення, навіть якщо електронні підписи накладені пізніше (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15).

Щодо актів списання матеріалів або інших запасів, їх також допускається оформлювати узагальнено за підсумками місяця. Таке оформлення відповідає правилам формування витрат підприємства відповідно до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text, за яким витрати визнаються у тому звітному періоді, у якому вони були понесені.

Таким чином, оформлення актів останнім календарним днем місяця, навіть якщо цей день є вихідним, відповідає вимогам бухгалтерського та податкового законодавства і не створює порушень за умови, що дата документа відповідає фактичному періоду здійснення господарської операції.

Раді допомогти, звертайтесь ще!