Оформлення документів та проводок при поверненні авансу за запчастини

ТОВ з ПДВ зробили авансовий платіж для ФОП без ПДВ на запчастини 5000,00 грн. Але запчастини не підійшли і нам повернули гроші але від другого ФОП, так як перший ФОП помер. Як вірно вірно оформити документи? Які проводки робити в бухобліку, що з ПДВ? Як показати в звіти по ЄСВ додаток 4?

ВК

Вероніка, консультант

експерт

05.03.2026 | 15:00

Очікує відповідь

Для правильного оформлення повернення авансу від іншої особи (другого ФОП) у зв'язку зі смертю першого контрагента, необхідно зафіксувати правонаступництво або виконання зобов'язання третьою особою та провести відповідні коригування в обліку.

Зобов'язання припиняється смертю боржника, якщо воно нерозривно пов'язане з його особою (ст. 608 ЦК України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3039). Оскільки запчастини не були поставлені, виникає борг перед вашим підприємством.
Обов'язок повернути аванс переходить до спадкоємців (ст. 1282 ЦКУ).

Для цього слід отримати необхідні документи: копія свідоцтва про смерть першого ФОП (підстава для закриття його картки в обліку) та лист від другого ФОП (спадкоємця), у якому зазначено текст орієнтовного змісту:

«Я, ФОП [ПІБ 2], як спадкоємець [ПІБ 1], повертаю аванс у сумі 5000,00 грн, перерахований згідно з платіжною інструкцією №... від...».

В обліку у ТОВ числиться дебіторська заборгованість за першим ФОП. Повернення коштів від іншої особи має її закрити. Проведення наступні:

Перераховано аванс першому ФОП Дт 371 Кт 311 5000,00
Отримано повернення авансу від другого ФОП Дт 311 685 5000,00
Проведено залік заборгованості на підставі листа 685 Кт 371 5000,00

Оскільки аванс перераховувався ФОПу без ПДВ, податкового кредиту у підприємства не виникло. При поверненні коштів об'єкт оподаткування ПДВ не виникає. Коригування (Розрахунок коригування) не складається, оскільки не було податкової накладної.

Виплата авансу ФОПу є відображається 4ДФ з ознакою доходу «157». Якщо виплата і повернення в одному періоді: суми взаємозаліковуються і в 4ДФ за цей період операція не відображається.
Якщо виплата була в минулому періоді, а повернення зараз, то оскільки дохід фактично анульовано (повернення авансу), податківці рекомендують подати уточнюючий податковий розрахунок за той період, де була виплата, і виключити рядок з першим ФОП (ознака «1» у графі 10 для виключення).
Повернення коштів від другого ФОП у 4ДФ не відображається, оскільки це не виплата доходу, а повернення чужого боргу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!