Податкові ризики оренди автомобілів для господарства: бухгалтерія і облік

Щоб уникнути визнання заправки реалізацією пального, легкові авто працівників мають бути офіційно орендовані з нотаріальним посвідченням та введені в експлуатацію для господарських потреб підприємства.

Відповідно до статті 799 Цивільного кодексу України, договір оренди транспортного засобу, укладений між підприємством і фізичною особою, підлягає нотаріальному посвідченню. Лише після цього автомобіль можна вважати таким, що використовується підприємством для власних цілей, а пальне, яке відпускається з акцизного складу, — використаним для власного споживання. Без належного оформлення така заправка прирівнюється до реалізації пального третім особам, що є порушенням вимог підпункту 14.1.212 Податкового кодексу України.

Крім нотаріально посвідченого договору, потрібно видати наказ про введення орендованого автомобіля в експлуатацію, призначення відповідальної особи за його експлуатацію (працівника, який є водієм), а також встановити норми витрат пального. Орендовані автомобілі потрібно зареєструвати в податкових органах, подавши повідомлення за формою №20-ОПП протягом 10 робочих днів із дати укладання договору, згідно з пунктом 8.4 Порядку №1588.

Якщо автомобілі не оформлені як орендовані, передача пального в їхні баки вважається реалізацією пального. У такому випадку підприємство втрачає право використовувати акцизний склад виключно для власного споживання й повинно буде отримати ліцензію на роздрібну торгівлю пальним та виконати вимоги до повноцінного акцизного складу (встановлення рівнемірів і витратомірів) відповідно до Закону України від 18.06.2024 № 3817-ІХ, ст. 35.

Орендна плата, що виплачується працівникам, є їхнім доходом, з якого слід утримати податок на доходи фізичних осіб (18%) і військовий збір (5%) згідно з вимогами пп. 164.2.17 Податкового кодексу України. Якщо працівник використовуватиме орендоване авто для особистих потреб, витрати на пальне визнаються додатковим благом і також підлягають оподаткуванню.

Нарахування орендної плати — Дт 92 (91, 93) – Кт 685
Утримання ПДФО (18%) — Дт 685 – Кт 641
Утримання військового збору (5%) — Дт 685 – Кт 642
Передача пального з акцизного складу на авто — Дт 203/Авто – Кт 203/Склад
Списання пального на витрати — Дт 92 (91, 93) – Кт 203/Авто

Раді допомогти, звертайтесь ще!