Оформлення подарункових наборів для контрагентів на спрощеній системі

Добрий день ! ТОВ на ЄП , без ПДВ, купувало подарункові набори, щоб надіслати новою поштою контрагентам. Підкажіть як вірно оформити, оприбутковую на 209, списую 949 ? Який алгоритм дій, і які документи мають бути ?

СК

Стефанія, консультант

експерт

31.12.2025 | 13:33

Відповідь надано

Так, можна — облік через рахунок 209 і списання на 949 цілком відповідає вимогам, за умови належного документального оформлення. Якщо це захід, який можна віднести до маркетингового чи рекламного, рахунок витрат тоді можна обрати 93.

Для ТОВ на спрощеній системі без ПДВ придбання та дарування подарункових наборів контрагентам оформлюється у кілька етапів. Перш за все, видачу подарунків доцільно оформити наказом керівника, в якому слід зазначити підставу (наприклад, налагодження ділових зв’язків або промоція послуг), перелік отримувачів або їх категорію, а також відповідальних осіб. Це дозволить обґрунтувати витрати в обліку.

Подарунки оприбутковуються на субрахунок 209 на підставі первинних документів — накладних, фіскальних чеків тощо. Далі вартість переданих подарунків списується з рахунку 209 на 949, або на рахунок 93, якщо йдеться про витрати на збут чи маркетинг.

Доставку через «Нову пошту» підтверджує експрес накладна або квитанція, а сам факт передачі подарунків — акт списання, складений комісією. Якщо подарунки отримують фізичні особи, бажано мати їхні РНОКПП для заповнення звітності. Згідно з пп. 165.1.39 Податкового кодексу України, вартість подарунка до 25% мінімальної зарплати (тобто 2000 грн у 2025 році) не оподатковується. Якщо ж подарунок дорожчий, сума перевищення включається до оподатковуваного доходу з використанням «натурального» коефіцієнта 1,219512 для ПДФО (18%) і без коефіцієнта для військового збору (5%).

У додатку 4ДФ вартість подарунка в межах 2000 грн відображається з ознакою доходу "160", а сума перевищення — з ознакою "126". ЄСВ на подарунки контрагентам не нараховується, оскільки вони не є працівниками.

Операції в обліку виглядають так:

Дт 209 Кт 631 — оприбуткування наборів;
Дт 631 Кт 311 — оплата постачальнику;
Дт 949 (або 93) Кт 209 — списання вартості подарунків;
Дт 93 Кт 631 (або 311) — доставка подарунків «Новою поштою».
На завершення, важливо, щоб на підприємстві був наказ або внутрішній документ, який підтверджує, що така практика є звичайною, наприклад, у рамках акції чи ділової політики. Це значно знижує податкові ризики при перевірках.

Раді допомогти, звертайтесь ще!