Оскільки розпорядження надійшло із запізненням , ви не можете самостійно призначати нову дату явки. У наказі слід зазначити дату, вказану в розпорядженні ТЦК, але обов'язково зафіксувати факт пізнього отримання документа.

Оскільки розпорядження надійшло вже після вказаних у ньому строків, вашим головним завданням є документальне підтвердження дати отримання документа та поважної причини неявки працівника (хвороби). Це убезпечить керівника від штрафу за ст. 210-1 КУпАП (від 34 000 до 59 500 грн).

Ви не несете відповідальності за виконання строків, які минули до моменту отримання вами документа.

Збережіть конверт: Поштовий штемпель із датою надходження до вашого відділення (30.12.2025) є головним доказом вашої невинуватості.
Обов’язково зареєструйте розпорядження в Журналі реєстрації вхідної кореспонденції саме датою фактичного отримання — 30.12.2025.

Незважаючи на те, що строки минули, ви повинні виконати процедуру оповіщення, передбачену п. 47 Порядку №1487 та п. 13 Порядку №560.

Крок 1. Видайте наказ про оповіщення Видайте наказ по підприємству поточною датою 30.12.2025.

Крок 2. Надішліть документи працівнику Оскільки працівник на лікарняному, ви зобов'язані надіслати йому копію наказу про оповіщення рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення (п. 47 Порядку №1487).

Крок 3. Поінформуйте ТЦК (у триденний строк) Надішліть до ТЦК офіційну відповідь (супровідний лист), до якого додайте:

Копію наказу про оповіщення, виданого на підприємстві.
Копію конверта з поштовим штемпелем або витяг із журналу вхідної кореспонденції (як доказ пізнього отримання).

ТЦК викликає раніше, ніж повідомили працівника: дії кадровика
https://kadroland.com/news/8076-tck-viklikaje-ranise-niz-povidomili-pracivnika-diyi-kadrovika

Розпорядження про виклик до ТЦК: як виконати та що робити, якщо надійшло із запізненням https://kadroland.com/news/3903-rozporyadzennya-pro-viklik-do-tck-yak-vikonati-ta-shho-robiti

До ТЦК на таксі https://kadroland.com/news/1792-do-tck-na-taksi-yak-propisati-v-nakazi-pro-opovishhennya

Оповіщення працівника-дистанційника про виклик до ТЦК: про що слід знати відповідальному за ВО https://kadroland.com/news/2626-opovishhennya-pracivnika-distanciinika-pro-viklik-do-tck-pro-shho-slid

Чи варто дзвонити до ТЦК?
Дзвінок може бути корисним для координації, але він не має юридичної сили. Ви зобов'язані надати письмову відповідь протягом 3 днів з моменту отримання розпорядження.

Що написати у листі до ТЦК:

Вкажіть, що розпорядження отримано 30.12.2025 (додайте копію конверта зі штемпелем).
Повідомте, що працівник працює дистанційно в іншому місті.
Зазначте, що наказ про оповіщення видано та направлено працівнику поштою (додайте копію наказу та опис вкладення з пошти).
Додайте інформацію про наявну відстрочку працівника (якщо у вас є копія підтвердного документа), але наголосіть, що процедуру оповіщення вами виконано.

Наявність відстрочки по навчанню не звільняє роботодавця від обов'язку оповістити працівника, якщо на нього прийшло розпорядження. Працівник повинен буде з'явитися до ТЦК (після отримання ваших документів поштою) та особисто пред'явити документи, що підтверджують право на відстрочку, для актуалізації даних.

Ваш алгоритм дій:

30.12.2025 — Реєструєте вхідний лист від ТЦК.
30.12.2025 — Видаєте наказ про оповіщення (із зазначенням дати 26.12.2025 та поясненням затримки).
30.12.2025 — Відправляєте наказ і повістку працівнику рекомендованим листом.
До 02.01.2026 — Надсилаєте до ТЦК супровідний лист із поясненнями та доказами відправки документів працівнику.
Це повністю знімає відповідальність з керівника за «прострочену» дату явки та за відсутність працівника на робочому місці.

Раді допомогти, звертайтесь ще!