Так, якщо подорожні листи формуються в електронному вигляді без електронних підписів, їх обов’язково потрібно роздруковувати та підписувати вручну. Акт на списання може бути один на всі авто, але цей порядок треба затвердити розпорядчими документами.

Первинні документи, зокрема подорожні листи, можуть складатися як у паперовій, так і в електронній формі (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Але щоб документ вважався дійсним, його має бути підписано — або власноруч, або кваліфікованим електронним підписом усіх відповідальних осіб. Якщо КЕП не використовується, роздруківка обов’язкова.

Типові форми подорожніх листів скасовано (наказ Держстату від 19.03.2013 № 95 та наказ Мінінфраструктури від 10.12.2013 № 1005/1454), тож підприємство саме встановлює формат документа. Це може бути «Подорожній лист», «Маршрутний лист» або будь-яка інша назва — головне, щоб у документі фіксувався маршрут, пробіг, витрата пального та було забезпечено зв’язок з господарською діяльністю.

Для списання пального обов’язково потрібно мати:

– наказ про порядок експлуатації транспорту з прикріпленням авто до водіїв, формою обліку та нормами списання пального (встановлюються підприємством самостійно — на основі технічної документації або контрольних замірів, оскільки державні Норми № 43 скасовані);
– подорожні (маршрутні) листи;
– первинні документи на придбання пального (чеки, накладні, звіти операторів паливних карт тощо);
– акт на списання пального, який фіксує обсяг і вартість списаного пального — з рахунку 203 на витрати (рахунки 23, 91, 92, 93).

Законодавство не вимагає оформлювати окремий акт для кожного автомобіля. Можна складати один зведений акт на всі транспортні засоби за місяць, де окремо по кожному авто і водієві зазначаються залишки на початок і кінець, витрати за нормами і фактичні, надходження за документами. Такий акт складається не рідше одного разу на місяць, щоб забезпечити відображення витрат у тому звітному періоді, коли вони фактично були здійснені (ст. 9, ч. 5 Закону про бухоблік). Порядок ведення обліку та складання актів затверджуться розпорядчими документами (наказом, або прописуєтсья в загальному положенні про облік)

Якщо виявлено перевитрати пального понад встановлені норми, до акта слід додати пояснення (наприклад, погодні умови або затори), або рішення про відшкодування витрат працівником. Інакше податківці можуть визнати суму перевитрати додатковим благом із нарахуванням ПДФО і військового збору (5%).

Раді допомогти, звертайтесь ще!