Для ФОП 3 групи (неплатника ПДВ), який надає послуги вантажних перевезень, обов’язковим є зберігання документів, що підтверджують отриманий дохід. Документи на витрати (зокрема на пальне) не є обов’язковими для розрахунку податку, проте вони необхідні для підтвердження господарського характеру використання

Для ФОП на спрощеній системі (неплатника ПДВ) ситуація з документами на витрати має свої особливості.

Згідно з роз’ясненнями ДПС, штрафи за Податковий кодекс України, п. 121.1 (1020 грн) не застосовуються до «єдинників»-неплатників ПДВ за незберігання документів на витрати, оскільки вони не впливають на суму єдиного податку.
Якщо у вас немає документів на придбання пального, податківці під час перевірки можуть спробувати трактувати це як використання пального, отриманого безоплатно. У такому разі ринкова вартість такого пального може бути включена до вашого оподатковуваного доходу Податковий кодекс України, п. 292.3.
Підтвердження господарської діяльності це чеки АЗС та подорожні листи (хоча їх типова форма скасована, ФОП може вести їх у довільній формі) доводять, що автомобіль використовувався саме для бізнесу, а не в особистих цілях. Це важливо для обґрунтування зв'язку між поїздкою (ТТН) та витраченим ресурсом.

Щодо списання пального, то для ФОП-єдинника, який працює на 3 групі, обов'язок вести облік витрат, включаючи списання пального за встановленими нормами, законодавством не передбачений. Це пояснюється тим, що витрати ФОП-єдинників не впливають на розрахунок єдиного податку. Відповідно, ви можете не вести облік витрат на пальне, однак рекомендується зберігати підтверджувальні документи (чеки, рахунки) для уникнення можливих питань з боку податкових органів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!