Підпис працівників на отримання новорічних подарунків: необхідність

Так, потрібно, оскільки підпис працівника підтверджує факт отримання подарунка та є необхідним для бухгалтерського і податкового обліку.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи. Документ, у якому фіксується видача новорічних подарунків конкретним працівникам (у тому числі додаток до наказу), виконує функцію первинного документа. Підпис працівника засвідчує факт передачі йому матеріальних цінностей та підтверджує вибуття таких активів з балансу підприємства.

Для цілей оподаткування роботодавець зобов’язаний чітко ідентифікувати отримувача доходу. Згідно з пп. 165.1.39 Податкового кодексу України вартість негрошових подарунків не включається до оподатковуваного доходу платника податку в межах 25% мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року (у 2025 році — 2000 грн на місяць). Сума перевищення оподатковується ПДФО за ставкою 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512 та військовим збором за ставкою 5%. За відсутності підпису неможливо підтвердити, хто саме отримав подарунок, що створює ризики невизнання витрат і коректного оподаткування доходу.

Подарунки працівникам у більшості випадків належать до одноразових заохочень і включаються до фонду додаткової заробітної плати відповідно до пп. 2.3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати №5, тому на їх повну вартість нараховується ЄСВ за ставкою 22%. Виняток становлять подарунки дітям працівників до свят, на які ЄСВ не нараховується згідно з п. 8 розд. II Постанови КМУ №1170.

Документ, що підтверджує видачу подарунків, має містити обов’язкові реквізити первинного документа: назву документа, дату складання, назву підприємства, зміст операції, кількісні та вартісні показники, прізвище, ім’я, по батькові працівника та його підпис про отримання, а також підписи відповідальних осіб. Саме на підставі такого документа здійснюється списання подарунків з балансу підприємства та відображення витрат у бухгалтерському обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!