Використання директорського автомобіля без оформлення відрядження: наслідки

Ні, описана ситуація сама по собі не є порушенням, за умови що поїздки автомобіля документально підтверджені як господарські, а у працівника відсутні витрати, що підлягають компенсації.

Перше питання стосується правомірності списання пального. Подорожній лист є первинним документом бухгалтерського обліку, форма та періодичність якого законодавством не встановлені, а визначаються підприємством самостійно (стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV). Тому складання одного подорожнього листа за місяць не є порушенням. Водночас такий документ має дозволяти ідентифікувати кожну поїздку та підтверджувати її зв’язок з господарською діяльністю підприємства. Простого переліку маршрутів («по Україні», «по місту») недостатньо, якщо з нього не випливає виробнича мета поїздок. Господарське призначення може підтверджуватися як безпосередньо у подорожньому листі (зазначенням завдання, контрагента, мети), так і сукупністю інших документів — наказами, службовими завданнями, звітами про виконану роботу, договорами з контрагентами. Саме наявність такого зв’язку є ключовою умовою визнання витрат на пальне витратами підприємства (п. 5, 7 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.1999 № 318).

Автомобіль, отриманий за договором позички, для цілей бухгалтерського обліку використовується підприємством аналогічно орендованому: витрати на пальне та експлуатацію несе користувач і вони можуть визнаватися господарськими за умови використання авто у діяльності підприємства. Якщо ж господарське призначення поїздок не підтверджене, такі витрати набувають ознак негосподарських із відповідними податковими ризиками.

Друге питання — відсутність оформлення відряджень. Відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням роботодавця з виконанням службового доручення та з відшкодуванням витрат, пов’язаних із такою поїздкою (стаття 121 Кодексу законів про працю України; пункт 170.9 Податкового кодексу України). У ситуації, коли працівник користується автомобілем підприємства, не несе власних витрат, не отримує добові та компенсації, а всі витрати обмежуються витратами підприємства на пальне, обов’язку оформлювати саме відрядження законодавство не встановлює. Службова поїздка на транспорті підприємства без компенсації особистих витрат працівника не є обов’язково відрядженням.

Відповідальність можлива лише у двох випадках: якщо витрати на пальне не підтверджують зв’язок з господарською діяльністю (ризик донарахування податкових зобов’язань), або якщо фактично мали місце умови відрядження (перебування поза місцем постійної роботи, виникнення права на добові), але гарантії, передбачені статтею 121 КЗпП України, не були дотримані. За відсутності таких обставин порушення відсутні.

Можливі наслідки: Якщо господарська мета поїздок не підтверджена, використане пальне вважається таким, що застосоване не в господарській діяльності. У цьому разі підприємство зобов’язане нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до пункту 198.5 Податкового кодексу України, а також можливе виникнення додаткового блага у працівника або іншої особи, яка фактично користувалася автомобілем у неслужбових цілях, з відповідним оподаткуванням ПДФО та військовим збором (пп. 164.2.17 ПКУ, п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Щодо трудових ризиків, то за наявності ознак фактичного відрядження без надання гарантій, передбачених статтею 121 Кодексу законів про працю України, можливе кваліфікування порушення як недотримання державних гарантій у сфері праці з відповідальністю за статтею 265 КЗпП України. Водночас під час дії воєнного стану фінансові санкції за цією статтею застосовуються лише у разі невиконання роботодавцем припису органу контролю у встановлений строк

Раді допомогти, звертайтесь ще!