Закриття заборгованості перед звільненим керівником: як правильно оформити

У ситуації, коли підприємство має непогашену заборгованість перед колишнім директором за затвердженим авансовим звітом, абсолютно правомірно здійснити її погашення навіть після звільнення особи. Йдеться про суму 780 грн, яку було витрачено у 2023 році на оплату електронних ключів для потреб підприємства.

Заборгованість, що виникла на підставі затвердженого авансового звіту, юридично є кредиторською заборгованістю підприємства перед підзвітною особою, яка існує до її фактичного погашення. Відповідно до статті 257 Цивільного кодексу України, строк позовної давності для таких зобов’язань становить три роки. Оскільки витрати були понесені у 2023 році, підприємство перебуває в межах допустимого строку для добровільного повернення коштів.

Форма виплати не обмежується законодавством — повернення можливе як готівкою, так і шляхом перерахування на особисту банківську картку колишнього керівника. Для уникнення будь-яких непорозумінь, зокрема з огляду на зміну керівництва, доцільно оформити відповідний наказ. У цьому документі варто вказати особу-одержувача, суму до виплати, реквізити авансового звіту (його номер і дату) та доручення бухгалтерії провести розрахунок. Одержувач, зі свого боку, має надати заяву із зазначенням актуального банківського рахунку.

З бухгалтерського погляду, на момент затвердження авансового звіту у 2023 році операція мала бути відображена так:

Дт 20, 22, 92 (залежно від характеру витрат) – Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» на суму 780 грн.
На момент перерахування коштів відображається:

Дт 372 – Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» на ту саму суму.
Важливо, що ця операція не є виплатою доходу фізичній особі. Відповідно до підпункту 165.1.11 Податкового кодексу України, повернення підзвітних сум не підлягає оподаткуванню ані ПДФО, ані військовим збором, тому не відображається у Додатку 4ДФ. Це лише повернення витрат особи, понесених нею за рахунок власних коштів у межах інтересів підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!