Законодавство України не встановлює обов’язкової періодичності видання наказів про норми списання пального для підприємств, які здійснюють продаж товарів із доставкою власним транспортом. Підприємство самостійно визначає порядок, періодичність і підстави для перегляду таких норм, виходячи з реальних умов експлуатації транспорту та економічної доцільності, за умови належного документального обґрунтування витрат.

Важливо, що з 2023 року відсутні обов’язкові державні норми витрат пального. Наказом Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України від 02.11.2023 № 1011 було скасовано «Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», затверджені наказом Мінтрансу України від 10.02.1998 № 43. Наразі жоден нормативно-правовий акт не зобов’язує підприємства застосовувати фіксовані норми списання пального чи переглядати їх у визначені календарні строки (зокрема, окремо на літній і зимовий періоди).

За відсутності обов’язкових державних нормативів підприємства мають право самостійно розробляти та затверджувати власні норми витрат пального. Такі норми повинні бути економічно обґрунтованими, оскільки саме їх обґрунтованість оцінюється під час податкових перевірок. Як орієнтир підприємство може використовувати, але не зобов’язане застосовувати, «Методичні рекомендації з нормування витрат палива…» та «Базові норми витрат», розроблені ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт» https://insat.org.ua/files/services/ldvpe/6/metod.pdf, які мають виключно рекомендаційний характер і не є нормативно-правовими актами.

На практиці оптимальним і безпечним підходом є видання одного наказу керівника, яким затверджуються базові норми витрат пального для кожного транспортного засобу та порядок їх коригування за допомогою коефіцієнтів, у тому числі сезонних. У такому наказі доцільно одразу визначити періоди застосування зимових і літніх коефіцієнтів (наприклад, із зазначенням конкретних дат), що дозволяє не видавати окремі накази щороку або кожного сезону. Новий наказ або зміни до чинного оформлюються лише за потреби — у разі зміни умов експлуатації, маршрутів доставки, придбання нового транспорту чи проведення нових контрольних замірів.

Списання фактично використаного пального здійснюється на підставі первинних документів, форму яких підприємство може розробляти самостійно (наприклад, подорожні листи чи інші облікові документи), за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів первинного документа (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9). Такі документи мають складатися з періодичністю, що забезпечує достовірне відображення витрат, але не рідше одного разу на місяць.

Раді допомогти, звертайтесь ще!