Відсутність даних відповідальної особи в видатковій накладній: наслідки

Такий первинний документ не втрачає юридичної сили. Накладення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) відповідальної особи з боку покупця є достатнім для ідентифікації цієї особи та підтвердження господарської операції. Електронна печатка є додатковим, але не обов'язковим елементом.

Ситуація, яку ви описали, є поширеною в електронному документообігу. Розглянемо її з точки зору законодавства.

1. Вимоги до первинного документа

Первинний документ, щоб бути підставою для бухгалтерського обліку, повинен містити обов'язкові реквізити. Для електронного документа ці вимоги аналогічні паперовому. Ключовим реквізитом у вашому випадку є «посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» та «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» (Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", ст. 9, ч. 2 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155).

2. Роль кваліфікованого електронного підпису (КЕП)

В електронному документообігу аналогом власноручного підпису є кваліфікований електронний підпис.

Ідентифікація особи: КЕП містить у собі всю необхідну інформацію для ідентифікації підписувача: його прізвище, ім'я, по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків, а також дані про юридичну особу, від імені якої він діє, та його посаду. Таким чином, накладаючи КЕП на документ, відповідальна особа вашого підприємства автоматично додає до нього всі відсутні реквізити (ПІБ та посаду) у захищеному вигляді.
Юридична сила: Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, і є достатнім підтвердженням справжності документа (Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», ст. 18, ч. 4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n249).
3. Роль електронної печатки

Використання печатки, як звичайної, так і електронної, не є обов'язковим.

Необов'язковість: Законодавство чітко вказує, що печатка використовується «за наявності». Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності (і, за аналогією, первинних документів) є наявність КЕП уповноваженої особи (Податковий кодекс України, пп. 48.5.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1174). Це також підтверджується Порядком заповнення податкової накладної, п. 20, де вказано, що ПН скріплюються КЕП посадових осіб та кваліфікованою електронною печаткою (за наявності).
Призначення: Електронна печатка підтверджує походження документа від конкретної юридичної особи, тоді як КЕП підтверджує волевиявлення конкретної уповноваженої фізичної особи.
Висновок

Відсутність у текстовому полі видаткової накладної ПІБ та посади вашої відповідальної особи є технічним недоліком оформлення документа з боку постачальника. Однак цей недолік повністю компенсується накладенням КЕП вашого співробітника, оскільки сам сертифікат КЕП містить ці ідентифікаційні дані. Такий документ є дійсним і має повну юридичну силу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!