Складання Акту наданих послуг без підтвердження споживання електроенергії

Оскільки прямий облік неможливий, вам слід визначити обсяг спожитої суборендарем електроенергії розрахунковим шляхом. Найбільш обґрунтованим методом буде розрахунок на основі середньомісячного споживання за попередні періоди. Це рішення необхідно зафіксувати двостороннім документом (протоколом, додатковою угодою), на підставі якого і буде складено Акт наданих послуг.

Ваша ситуація є класичним випадком, коли господарську операцію (споживання електроенергії) неможливо підтвердити первинним документом прямої дії (показниками лічильника) через форс-мажорні обставини. У такому разі законодавство та ділова практика дозволяють використовувати опосередковані методи розрахунку.

1. Правова підстава

Акт наданих послуг є первинним документом, який має містити обов'язкові реквізити, зокрема, зміст та обсяг господарської операції (Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155). Оскільки фізичний обсяг (кількість кВт·год) невідомий, його потрібно обґрунтовано визначити.

2. Методи розрахунку

Найбільш доцільним та юридично захищеним є метод середнього споживання.

Логіка методу: Ви берете дані про споживання електроенергії суборендарем за кілька попередніх місяців (наприклад, грудень 2024, січень 2025) і розраховуєте середньоарифметичний показник. Цей показник і буде вважатися розрахунковим обсягом споживання за лютий.
Переваги: Цей метод легко обґрунтувати, оскільки він базується на реальних історичних даних споживання конкретного суборендаря.
Якщо дані за попередні місяці відсутні, можна розглянути інші методи, наприклад, пропорційний розподіл загального споживання на основі потужності електроприладів суборендаря, але він є менш точним і більш спірним.

Рекомендований алгоритм дій:

Складіть внутрішній Акт про знищення майна. Зафіксуйте факт руйнування приміщення та, зокрема, внутрішніх приладів обліку електроенергії. Це буде вашим першим доказом неможливості зняття показників.
Проведіть розрахунок. Підготуйте бухгалтерську довідку з розрахунком середньомісячного споживання електроенергії суборендарем, посилаючись на дані попередніх періодів.
Узгодьте розрахунок із суборендарем. Це ключовий крок. Складіть «Протокол узгодження обсягу спожитої електроенергії» або додаткову угоду до договору суборенди. У цьому документі зазначте:Факт знищення лічильників внаслідок бойових дій.
Неможливість встановити фактичний обсяг споживання.
Згоду обох сторін визначити обсяг розрахунковим шляхом на основі середнього споживання.
Сам розрахунок та кінцеву узгоджену кількість кВт·год.
Підписи та печатки (за наявності) обох сторін.
Складіть Акт наданих послуг. На підставі підписаного протоколу складіть стандартний Акт. У ньому вже можна буде вказати конкретну кількість кВт·год.
Зразок формулювання для Акта наданих послуг

№ з/п
Найменування послуги -
Од. виміру
Кількість
Ціна без ПДВ
Сума без ПДВ
1
Відшкодування вартості спожитої електроенергії за лютий 2025 року. Примітка: Кількість визначено розрахунковим шляхом на підставі Протоколу узгодження від XX.XX.2025 у зв'язку зі знищенням приладів обліку.
кВт·год
550
5,00
2750,00
Такий підхід дозволить вам коректно закрити розрахунки із суборендарем та мати належне документальне підтвердження для цілей бухгалтерського та податкового обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!