Правильне оформлення актів при роботі з підрядниками та матеріалами

Так, документальне оформлення передачі матеріалів підряднику є обов'язковим. Це випливає з норм цивільного та податкового законодавства.

Передача матеріалів підряднику. Передача ваших матеріалів підряднику для виконання робіт не є операцією продажу, оскільки право власності на них не переходить. Це операція з передачі активів на відповідальне зберігання та переробку. Таку передачу слід оформлювати первинними документами, наприклад:

Актом приймання-передачі матеріалів;
Накладною (з позначкою «на переробку», «без переходу права власності» або на аналогічних умовах).
Звіт про використання матеріалів. Після завершення робіт підрядник зобов'язаний надати вам звіт про використання матеріалів та повернути їх залишок. Це пряма вимога Цивільного кодексу України, ч. 1 ст. 840.
Приймання виконаних робіт. Факт виконання робіт підрядником та приймання їх результату замовником оформлюється Актом виконаних робіт.
Для спрощення документообігу звіт про використання матеріалів можна поєднати з актом виконаних робіт, додавши до нього відповідний розділ або таблицю.

Акт приймання-передачі матеріалів є первинним документом, тому він повинен містити всі обов'язкові реквізити, передбачені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», ч. 2 ст. 9:

Назва документа («Акт приймання-передачі»);
Дата складання;
Назва вашого підприємства (замовника) та підприємства підрядника;
Зміст та обсяг господарської операції (перелік матеріалів, їх кількість);
Одиниця виміру господарської операції (шт., кг, м тощо);
Посади осіб, відповідальних за здійснення операції;
Особисті підписи відповідальних осіб.

Щодо ціни: Оскільки право власності не переходить, вказується не продажна ціна, а балансова (облікова) вартість матеріалів. Це необхідно для:

Бухгалтерського обліку: Ви продовжуєте обліковувати ці матеріали на своєму балансі, але на окремому субрахунку (наприклад, 206 «Матеріали, передані в переробку»).
Відповідальності підрядника: Підрядник несе відповідальність за втрату або пошкодження переданого йому майна (Цивільний кодекс України, ст. 841). Вказана вартість визначає суму можливого відшкодування.

Списання матеріалів лише на підставі внутрішнього акта списання, без документів, що підтверджують їх передачу підряднику та використання у конкретних роботах, несе значні ризики.

Податкові ризики. Під час перевірки податкові органи можуть не визнати таке списання пов'язаним із господарською діяльністю. Відсутність зв'язку між списаними матеріалами та отриманими роботами (послугами) може призвести до наслідків з ПДВ: Донарахування податкових зобов'язань з ПДВ, оскільки операція може бути розцінена як безоплатна передача або використання товарів не в господарській діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!