Чи обов'язкові посада та ПІБ у первинному документі

Так, зазначення посади та ПІБ відповідальної особи у візуальній формі первинного документа (акті, накладній) є обов'язковим.

Хоча кваліфікований електронний підпис (КЕП) містить всю необхідну інформацію для ідентифікації підписанта, візуальна частина документа також повинна містити всі обов'язкові реквізити, передбачені для паперових документів, щоб уникнути претензій з боку контролюючих органів.

Обґрунтування

Це питання знаходиться на стику двох законодавчих норм: вимог до первинних документів та правил електронного документообігу.

1. Вимоги до первинного документа

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», стаття 9 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155) встановлює перелік обов'язкових реквізитів для будь-якого первинного документа. Серед них є:

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) є тими самими «іншими даними, що дають змогу ідентифікувати особу». Він юридично прирівнюється до власноручного підпису (Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»).

2. Електронний документ та його візуальна форма

Електронний документ складається з двох частин:

Дані: Власне зміст документа та метадані, включаючи КЕП. Сам файл КЕП містить інформацію про ПІБ, посаду (якщо це службовий КЕП) та код ЄДРПОУ/РНОКПП підписанта.
Візуальне представлення: Те, що ми бачимо на екрані або при друці (наприклад, у форматі PDF).
Проблема полягає в тому, що реквізит «посади осіб» має бути частиною самого документа. Якщо у візуальній формі акта чи накладної відсутні поля з посадою та ПІБ підписанта, то для їх встановлення необхідно буде проводити технічну перевірку самого КЕП.

Хоча з технічної точки зору КЕП містить усі дані для ідентифікації, відсутність посади та ПІБ у візуальній формі документа створює ризики:

Претензії контролюючих органів: Під час перевірки податковий інспектор працює з візуальною формою документа. Якщо він не бачить обов'язкового реквізиту «посада», він може визнати такий документ дефектним і не визнати господарську операцію, що призведе до донарахувань.
Судові спори: Доводити в суді, що інформація з КЕП є достатньою для виконання вимог Закону про бухоблік, можливо, але це вимагатиме часу та ресурсів.
Щоб уникнути цих ризиків, візуальна форма електронного первинного документа повинна повністю відтворювати всі обов'язкові реквізити, які вимагаються для його паперового аналога.

Раді допомогти, звертайтесь ще!