Відшкодування витрат довіреній особі: бухгалтерські нюанси та можливості
ТОВ-загальник,платник ПДВ.
Наші інтереси в іншому місті в СЦ МВС представляла стороння особа по Довіреності, не наш працівник.Зараз він нам передає чеки для звіту по витрачених своїх коштах готівкою. Чи можемо ми зробити авансовий звіт для повернення коштів такій довіреній особі? І чи можна ці відшкодовані кошти перекинути йому на його особисту картку,щоб не задіювати операції по касі?
Ні, авансовий звіт (Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт) є інструментом звітування за кошти, видані підприємством підзвітній особі, якою зазвичай є працівник. Відносини з працівниками регулюються трудовим законодавством, зокрема Кодексом законів про працю України.
У вашому випадку відносини з довіреною особою, яка не є працівником, мають цивільно-правовий характер і регулюються Цивільним кодексом України (ЦКУ). Така особа не є підзвітною у розумінні трудового законодавства, тому авансовий звіт не застосовується.
Відшкодування витрат сторонній особі, яка діяла на підставі довіреності, слід оформити як розрахунок за надані послуги (представницькі) в рамках договору доручення (навіть якщо він усний, а довіреність є його підтвердженням).
Для документального підтвердження та відшкодування витрат необхідно:
Отримати від довіреної особи звіт про виконання доручення у довільній формі.
До цього звіту мають бути додані оригінали первинних документів, що підтверджують понесені витрати (чеки, квитанції тощо).
На підставі цих документів скласти Акт приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт), який підпишуть обидві сторони. Цей акт буде підставою для відображення витрат у бухгалтерському обліку підприємства.
Оскільки виплата здійснюється фізичній особі, яка не є працівником і не зареєстрована як ФОП, ваше підприємство виступає податковим агентом. Сума відшкодування розглядається як інший дохід фізичної особи.
ПДФО та Військовий збір: Така виплата підлягає оподаткуванню на загальних підставах. Ви зобов'язані утримати із суми відшкодування:18% — податок на доходи фізичних осіб (Податковий кодекс України, пп. 164.2.20).
5% — військовий збір (згідно з чинним законодавством на дату вашого запиту).
Ці податки утримуються із загальної суми витрат, що підлягають відшкодуванню.
Цю виплату та утримані податки необхідно відобразити у єдиній звітності (в додатку 4ДФ) з ознакою доходу «127» (інші доходи).
Так, можна на картку. Після належного документального оформлення (звіт, акт) ви можете перерахувати кошти на особистий картковий рахунок фізичної особи. У призначенні платежу платіжної інструкції слід вказати підставу, наприклад: «Відшкодування витрат згідно з Актом №... від ... за довіреністю №... від ...».
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відповідь від 15 хвилин!
Підключіть сервіс «Особистий консультант» та отримайте рішення всіх ваших робочих завдань від найкращих експертів-практиків країни.
Коли рахувати дохід для ФОП: банківський рахунок чи чек
Звітність ФОП на спрощеній системі: подавати Додаток 1
Порядок використання внутрішніх назв посад в документації підприємства
Виправлення помилок у звіті 20-ОПП: видалення подвійних індетифікаторів
Чи потрібно сплачувати внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю
Помилка в Об'єднаній звітності: корекція числа осіб з інвалідністю
Чи потрібно проводити суму через РРО для ФОП 2 групи
Чи потрібно виписувати фіскальний чек при оплаті через QR-код
Питання реєстрації зведеної ПН при помилці постачальника послуг
Порядок відображення земельної ділянки у формі 20-ОПП
Чи може ФОП таксист отримувати дохід від Уклону
Зміни у звітності нотаріусів: які договори потрібно подавати
Підтвердження військового обліку при прийомі на роботу чоловіка
Чи потрібно індексувати зарплату при звільненні в січні 2026
Чи потрібно сплачувати ЕСВ ФОП під час декретної відпустки
Чи можливо суміщення з неповним робочим днем за основною посадою
Виплата компенсації за невикористану відпустку померлого директора ТОВ
Чи надавати додатковий день відпустки за здачу крові
Право на податкову соціальну пільгу для багатодітної сім'ї
