Поштові марки та марковані конверти є грошовими документами і мають зберігатися у касі установи. Поштові марки не є бланками документів суворого обліку. Тому обліковувати їх поза балансом на субрахунку 081 не потрібно.

Наведемо послідовність дій у разі придбання поштових марок працівником установи за власні кошти та відшкодування його витрат.

1. Працівник здійснює витрати (купує поштові марки) в інтересах установи за власні кошти. Форма розрахунку (готівкою чи з використанням платіжної картки) при цьому значення не має.

2. Про здійснені витрати працівник негайно повідомляє керівника установи. Для цього працівник складає доповідну записку з обґрунтуванням обставин здійснення таких витрат.

Після цього керівник установи розглядає доцільність здійснення таких витрат.

3. Поштові марки, придбані працівником за власний рахунок в інтересах установи, повинні бути оприбутковані на баланс установи. Зокрема, поштові марки підлягають зарахуванню до складу грошових документів.

На підтвердження їх оприбуткування відповідальна особа має оформити відповідні документи. Наприклад, для цього установи можуть використовувати прибутковий касовий ордер. Утім, кожна установа самостійно визначає порядок документування господарських операцій з поштовими марками та прописує його у внутрішньому розпорядчому документі з організації бухгалтерського обліку.

4. Після визнання здійснених працівником витрат доцільними та обґрунтованими, затверджений керівником Звіт разом зі всіма підтвердними документами передають до бухгалтерії для проведення розрахунків із працівником — відшкодування понесених ним витрат.

Як оформляти надходження, рух і вибуття поштових марок та маркованих конвертів у вашій установі, вирішувати тільки вам.

ож ми радимо визначити порядок документування таких операцій у внутрішньому розпорядчому документі.

Зокрема, це доцільно прописати окремим пунктом у наказі про організацію бухобліку вашої установи.

Форми для відображення руху поштових знаків також слід затвердити самостійно.

Відповідно, зразки таких форм необхідно навести у додатках до відповідного розпорядчого документа.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства, зокрема, поштових марок ведеться субрахунок 331 «Грошові документи в національній валюті» рахунку 33 «Інші кошти». За дебетом субрахунку 331 відображається надходження грошових документів у касу підприємства, за кредитом їх вибуття. При цьому аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!