У вашій ситуації ключовими орієнтирами є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Згідно з ч. 1 ст. 9 Закону № 996, підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи, які містять обов’язкові реквізити: назву документа, дату складання, назву підприємства, що склало документ, зміст і обсяг операції, посади та підписи відповідальних осіб. Водночас п. 2.1 Положення № 88 уточнює, що первинні документи повинні відображати факт здійснення господарської операції.

У сфері комунальних послуг типовою практикою є те, що постачальники не складають акти, а підтверджуючими документами є рахунки-повідомлення, квитанції та договір. Якщо рахунок-повідомлення містить усі необхідні реквізити (найменування постачальника, найменування споживача, вид послуги, обсяг та суму до сплати, період надання послуги), він може виконувати роль первинного документа, навіть якщо не названий «актом». Податкові та бухгалтерські органи не вимагають дублювання цього документа окремим актом, якщо інше не передбачено договором з постачальником. Тобто документ можна розглядати як підтвердження факту господарської операції.

Щодо дати відображення в обліку: Закон № 996 (ч. 5 ст. 9) вимагає здійснювати записи у тому періоді, коли відбувається господарська операція. Для послуг, які надаються безперервно (вода, електроенергія, тепло), господарська операція фактично завершується в останній день місяця, за який надається рахунок. Тому, якщо у рахунку зазначено лише місяць і рік, а конкретної дати немає, у практиці бухобліку застосовується саме останній день відповідного місяця як дата визнання витрат та відображення зобов’язань. Це відповідає і принципу нарахування (ст. 4 Закону № 996), і вимогам Положення № 88 щодо своєчасності оформлення документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!