Як підписати документи між ФОП та ТОВ однієї особи

Ситуація, коли одна й та сама фізична особа одночасно є ФОПом і директором ТОВ, і при цьому укладається договір між цими суб’єктами, породжує суттєві юридичні обмеження, передусім через конфлікт представництва.

Згідно з частиною 3 статті 238 Цивільного кодексу України, представник не має права вчиняти правочин у власних інтересах або в інтересах іншої особи, представником якої він одночасно є. Тобто, фізична особа не може підписати договір сама з собою, діючи одночасно від імені ТОВ (як директор) і від імені ФОП (як підприємець).

Такий договір вважається нікчемним (недійсним з моменту вчинення), навіть якщо інші умови (реальність господарської операції, документи тощо) дотримані.

Щоб уникнути нікчемності правочину, слід:

призначити іншу особу для підписання договору з боку ТОВ, яка діятиме на підставі довіреності (це може бути засновник, найманий працівник, юрист, бухгалтер або інший уповноважений представник);
або, навпаки, делегувати підписання з боку ФОП іншій особі (що рідше практикується).
Нотаріального посвідчення такої довіреності не вимагається (якщо не передбачено інше законодавством), достатньо її оформлення у письмовій формі (ст. 244–245 ЦКУ).

Щодо первинних облікових документів (накладних, актів приймання-передачі тощо), законодавство не містить прямої заборони на підписання їх однією особою від обох сторін. Водночас, такі документи можуть бути поставлені під сумнів при перевірках, якщо інші ознаки господарської операції будуть відсутні або сумнівні (ст. 9 Закону № 996-XIV, п. 2.1 Положення № 88).

Тому з точки зору обачності також бажано розмежувати підписантів, навіть якщо йдеться лише про оформлення накладної чи акта.

Для представництва інтересів ТОВ або ФОП може бути оформлена звичайна письмова довіреність, без нотаріального посвідчення. Нотаріальне посвідчення довіреності не вимагається, якщо мова йде про внутрішньогосподарські, цивільно-правові або трудові відносини між резидентами України, і це не передбачено спеціальним законом (ст. 245 ЦКУ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!