Для підтвердження прямих матеріальних витрат у складі собівартості продукції (наприклад, ліжок чи диванів з різними варіантами тканин, механізмів тощо), підприємство повинно керуватися загальними правилами документального оформлення господарських операцій.

Згідно з ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV та п. 2.2 Положення № 88, усі господарські операції підлягають відображенню в бухгалтерському обліку на підставі первинних документів, які мають містити обов’язкові реквізити і бути підписані відповідальними особами.

Калькуляція собівартості продукції, навіть якщо вона детально розрахована і систематизована для кожного виробу, не є первинним документом у розумінні зазначених норм. Вона лише зведено відображає вже зафіксовані в первинних документах витрати, тому не є обов’язковою для ведення бухгалтерського чи податкового обліку. Її складання є елементом управлінського обліку, який підприємство веде на власний розсуд.

Натомість, підтвердження прямих матеріальних витрат (наприклад, витрат на тканину, деревину, механізми) здійснюється за допомогою таких первинних документів:

накладні постачальників на придбання матеріалів;
платіжні документи;
лімітно-забірні карти або акти на списання матеріалів у виробництво;
наряди, звіти на виконання виробничих завдань;
акти приймання-передачі готової продукції.
Якщо на підприємстві відсутній склад і складські працівники, оформлення документів, пов’язаних з рухом матеріалів, може здійснюватися іншими відповідальними особами, визначеними наказом керівника. Наприклад, функції щодо обліку, приймання і видачі матеріалів може виконувати працівник виробничого підрозділу або сам директор.

Ключовим є наявність підпису відповідальної особи в первинному документі. Законодавство не вимагає окремої посади для здійснення таких підписів, а лише визначає, що особа має бути уповноважена підприємством (ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV).

Таким чином:

калькуляція не є первинним документом, але може використовуватись для внутрішнього обліку та контролю;
для підтвердження собівартості необхідно зібрати належні первинні документи на кожен етап виробництва;
у невеликому підприємстві без складу первинні документи підписують відповідальні особи, призначені наказом керівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!