1) Так, підпис проставляє тільки директор.

Згідно з роз’ясненнями ДПС у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються КЕП керівника (директора) та кваліфікована електронна печатка (за наявності). (https://poltava.tax.gov.ua/media-ark/local-news/691436.html)

Тобто підпис головного бухгалтера просто не накладається.

2) Директор під час відпустки не може підписувати документи/звітність. Це буде порушенням.

Відпустка є формою відпочинку, гарантованою усім працівникам статтею 45 Конституції України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/254%D0%BA/96-%D0%B2%D1%80#n4314). У період відпустки працівник не зобов’язаний виконувати роботу, обумовлену трудовим договором. Відповідно, працівник має бути увільнений від виконання своїх посадових обов’язків на час відпустки.

Тобто працівники, які перебувають у відпустці чи на лікарняному, з погляду трудового законодавства не можуть вважатися такими, що виконують у цей період роботу, обумовлену трудовим договором.

Податківці часто не визнають юридичну силу первинних документів, підписаних посадовою особою під час її відпустки/лікарняного.

Також при перевірці територіальними органами Держпраці може постати питання про непроведення оплати праці у день, коли директор працював, судячи з підписаних документів. Можуть застосувати фінансові санкції передбачені абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП України, а саме, у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення.

Тому на період тимчасової відсутності директора через відпустку/лікарняний необхідно призначити тимчасово виконуючого обов’язки директора з числа працівників.

Раді допомогти, звертайтесь ще!